Desde mi intervención en la reunión del grupo de usuarios de HotDocs celebrada en Londres a principios de este año, varias personas se han puesto en contacto conmigo para preguntarme más sobre qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de plantearse la automatización y el ensamblaje de documentos con HotDocs. Esto me ha sorprendido y complacido a la vez, y agradezco a HotDocs la oportunidad de compartir estas ideas con un público más amplio que quizá también sienta curiosidad o ya esté pensando en utilizar una solución de automatización de documentos en el ámbito de los servicios financieros.
Es evidente que cualquier mención a la «automatización» evoca imágenes de ahorro de costes. De hecho, una vez implementado en un banco u otra organización de servicios financieros, HotDocs puede generar ahorros de costes de gran magnitud. Sin embargo, también debemos situar esto en un contexto más amplio: al liberar al personal cualificado de las tareas manuales, su valioso tiempo y atención pueden redirigirse hacia actividades de mayor valor añadido. El ahorro de tiempo de principio a fin, que incluye esta inyección de experiencia de valor añadido, proporciona claramente al cliente una experiencia mejorada (y sin duda más rápida).
Recientemente me preguntaron si consideraba que la eficiencia era más importante que la coherencia. Para mí, la respuesta es que ambas son importantes. El ahorro de costes, la mejora integral de los procesos y la experiencia del cliente que ofrece HotDocs constituyen un sólido argumento comercial para que la dirección apruebe la financiación. Además, la coherencia ayuda a la gestión de riesgos, ya que garantiza que siempre se utilicen los términos y condiciones más actuales para las circunstancias adecuadas. Además, una vez en uso, HotDocs almacena la versión ejecutada anteriormente, que se puede recuperar fácilmente como punto de partida la próxima vez para aquellos documentos que requieren renovación anual, un requisito frecuente en los bancos.
A pesar del atractivo de lo anterior, la dirección puede pensar que HotDocs es «demasiado bueno para ser verdad» o encontrarse con obstáculos debido a las normas de adquisición cada vez más estrictas. Una forma de generar confianza y entusiasmo es realizar una prueba de concepto: el magnífico equipo de HotDocs tiene experiencia en este enfoque y estará encantado de ayudar. De hecho, lo más probable es que se demuestre fácilmente que HotDocs se amortiza rápidamente al ofrecer los resultados mencionados anteriormente, una cantidad muy inferior a muchas de las pérdidas (evitables) derivadas de documentos legales incorrectos o perdidos.
Por último, por si todo lo anterior no fuera motivo suficiente para explorar HotDocs como solución para la creación de documentos y la automatización de procesos en el sector de los servicios financieros, el software es compatible con flujos de trabajo en varios idiomas y jurisdicciones. Su interfaz es lo suficientemente flexible como para adaptarse a los requisitos de creación de documentación de una amplia gama de productos de servicios financieros, y su facilidad de uso permite capturar de forma sencilla la información importante de los clientes desde el principio.
Esperamos que lo anterior sea suficiente para que empieces a considerar HotDocs como una solución de software para la creación eficiente de documentos. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede transformar la forma en que produces documentos, programa una demostración de 30 minutos.
Cosette Reczek ha desempeñado diversos puestos de liderazgo en los bancos más importantes del Reino Unido, entre ellos el de directora de la fase inicial de implementación de HotDocs en Global Banking & Markets de HSBC. Su trabajo más reciente se centra en la automatización inteligente, el diseño organizativo y la transformación empresarial. Cosette fundó su propia consultoría, Permuto Consulting, para asesorar y apoyar a otras personas que persiguen objetivos similares.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
