Desde mi intervención en la reunión del Grupo de usuarios de HotDocs celebrada en Londres a principios de este año, varias personas se han puesto en contacto conmigo para preguntarme qué consideraciones hay que tener en cuenta a la hora de pensar en el montaje y la automatización de documentos con HotDocs. Estoy sorprendido y satisfecho por ello, y agradezco a HotDocs la oportunidad de compartir estas ideas con un público más amplio que también puede tener curiosidad o estar pensando ya en utilizar una solución de automatización de documentos en un entorno de servicios financieros.
Está claro que cualquier mención a la "automatización" evoca imágenes de ahorro de costes. En efecto, HotDocs, una vez implantado en un banco u otra organización de servicios financieros, puede generar ahorros de costes de un orden de magnitud. Sin embargo, también debemos situar esto en un contexto más amplio: al liberar al personal cualificado de los esfuerzos manuales, su valioso tiempo y atención pueden reorientarse hacia actividades de mayor valor añadido. El ahorro de tiempo de principio a fin, que incluye esta inyección de experiencia de valor añadido, proporciona claramente al cliente una experiencia mejorada (y sin duda más rápida).
Hace poco me preguntaron si daba más importancia a la eficacia que a la coherencia. Para mí, la respuesta es que ambas son importantes. El ahorro de costes, la mejora de los procesos de principio a fin y la experiencia del cliente que permite HotDocs son argumentos de peso para que la dirección conceda financiación. Además, la coherencia ayuda a gestionar el riesgo, garantizando que siempre se utilicen las condiciones más actuales en las circunstancias adecuadas. Además, una vez en uso, HotDocs almacena la versión anterior ejecutada, que puede recuperarse fácilmente como punto de partida la próxima vez para aquellos documentos que requieran una renovación anual, un requisito frecuente en los bancos.
A pesar del atractivo de lo anterior, la dirección puede pensar que HotDocs es "demasiado bueno para ser verdad" o encontrar barreras dadas las cada vez más estrictas normas de contratación. Una forma de generar confianza y entusiasmo es realizar una prueba de concepto: la gran gente de HotDocs tiene experiencia en este enfoque y estará encantada de ayudarle. De hecho, lo más probable es que se demuestre fácilmente que HotDocs puede amortizarse rápidamente ofreciendo los resultados mencionados, una cantidad muy inferior a muchas de las pérdidas (evitables) derivadas de documentos jurídicos incorrectos o perdidos.
Por último, por si todo lo anterior no fuera razón suficiente para explorar HotDocs como solución para el montaje de documentos y la automatización de procesos en el sector de los servicios financieros, el software admite flujos de trabajo en varios idiomas y jurisdicciones. Su interfaz es lo suficientemente flexible como para satisfacer los requisitos de recopilación de documentación de una amplia gama de tipos de productos de servicios financieros, y su facilidad de uso permite capturar información importante del cliente desde el principio.
Esperamos que lo anterior sea suficiente para que empiece a pensar en HotDocs como una solución de software para la creación eficiente de documentos; si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros. Si desea más información sobre cómo HotDocs puede transformar su forma de producir documentos, programe una demostración de 30 minutos.
Cosette Reczek ha desempeñado diversas funciones de liderazgo en los mayores bancos del Reino Unido, incluida la dirección de la fase inicial de implantación de HotDocs en Global Banking & Markets en HSBC. Su trabajo más reciente se centra en la automatización inteligente, el diseño organizativo y la transformación empresarial. Cosette fundó su propia consultoría, Permuto Consulting, para asesorar y apoyar a otros que persiguen tales esfuerzos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
