Aquí va una pista: la respuesta es la D. Y la cuestión es que, aunque durante siglos las veletas sirvieron como un indicador aproximado de cuándo y cómo iba a cambiar el tiempo, y aún hoy pueden proporcionar esa información de forma fiable, su utilidad fundamental palidece en comparación con las herramientas de predicción de que disponen ahora los meteorólogos del siglo XXI.

Sin exagerar, en nuestra opinión, la analogía anterior refleja la magnitud de la diferencia entre las prácticas tradicionales de gestión de contratos de muchas empresas y lo que ahora es posible gracias al software CLM y al análisis de contratos de última generación. A modo de ejemplo, a continuación enumeramos algunas de las diferencias más fundamentales entre ambos.

Como la búsqueda de palabras es al análisis sustantivo

En el sistema típico de gestión de contratos heredado, cuando alguien quiere saber qué dice un contrato, lo busca en un archivador o en un servidor compartido. Quienes utilizan un sistema de gestión de documentos razonablemente funcional pueden escribir una palabra clave o frase para ayudarles a encontrar el acuerdo que buscan. Si quieren comparar un contrato con otro, repiten el proceso de búsqueda para el segundo y revisan los dos contratos uno al lado del otro.

La tecnología puede hacer que los documentos sean ligeramente más accesibles y fáciles de buscar que si se almacenaran únicamente en formato impreso. Pero el cerebro humano sigue siendo el encargado de realizar la ardua tarea de seleccionar, asimilar y comparar los documentos.

El software CLM funciona de manera diferente. Algunos programas CLM no solo buscan documentos, sino que los analizan utilizando tecnología de procesamiento del lenguaje natural basada en inteligencia artificial. De esta manera, este tipo de solución no solo localiza una palabra clave, sino que reconoce conceptos sustantivos independientemente de cómo estén redactados. Además, no solo encuentra los dos documentos que usted cree que podría querer comparar, sino que sugiere qué documentos son más relevantes para la comparación.

En otras palabras, esta capacidad puede reforzar y agudizar la habilidad para comprender las obligaciones contractuales y percibir cómo encajan en el ámbito más amplio del negocio.

Como la firma electrónica es para todo lo electrónico

Cada vez más empresas han adoptado la utilidad de utilizar firmas electrónicas en sus contratos, como es lógico. La firma electrónica simplifica y agiliza la ejecución y devolución de un documento desde cualquier lugar, sin necesidad de impresora, bolígrafo o escáner.

Sin embargo, la firma electrónica es solo una función. No es una solución independiente para las ineficiencias arraigadas en la gestión de contratos, como la confusión perpetua de las líneas rojas y las versiones preliminares que se envían por correo electrónico de un lado a otro, el tiempo perdido «reinventando» una disposición que podría tomarse prestada de un contrato anterior si se pudiera encontrar, etc. Para obtener una solución integral a esos problemas, el software CLM es la herramienta que necesita.

El software CLM incorpora la función de firma electrónica, sin duda, pero eso es solo la punta del iceberg. El software CLM actual transforma todo el proceso de elaboración, negociación y ejecución de contratos en un único flujo de trabajo sin fisuras. El software CLM es una solución electrónica integral, no solo una solución de firma electrónica. Entre otras eficiencias:

• El software CLM facilita la redacción de contratos y/o su elaboración a partir de plantillas o modelos de contratos anteriores ya almacenados en el sistema.
• El software CLM proporciona a todas las partes interesadas relevantes acceso a una única versión de trabajo, con funciones de edición y comentarios fáciles de seguir.
• El software CLM automatiza y respalda el tedioso proceso de revisión en busca de errores, inconsistencias y ambigüedades; y
• El software CLM integra la distribución, la ejecución y el archivo, lo que garantiza que no se olvide ninguna firma y que ningún contrato se extravíe.

Como la mejor suposición es saberlo todo

Díganos si esto le suena familiar: P: Oye, ¿no hicimos algo así en ese contrato con el proveedor X, hace tres o cuatro años? R: Sí, me suena, voy a ver si lo encuentro.

O qué tal esto: P: Es un pedido grande. ¿Podremos obtener las materias primas de nuestros proveedores a tiempo? R: No lo sé. Tengo que comprobar sus calendarios de entrega.

O esto: P: Oh, oh, ¿debíamos haber notificado el ejercicio de esa opción la semana pasada? R: Creo que sí. Esperemos que no se den cuenta de que es tarde.

Los seres humanos somos falibles. Las máquinas también lo son, pero de otra manera. El exceso de información puede abrumar al cerebro humano. En condiciones de estrés, en particular, los seres humanos analizamos y respondemos a lo que tenemos delante de forma más natural que al ver el «panorama general».  Por el contrario, las máquinas solo son tan buenas como la información que les proporcionamos (de ahí el viejo dicho «si entra basura, sale basura»). Sin embargo, las máquinas también mejoran en sus tareas cuanto más información se les proporciona, y no sienten estrés.

Por eso, el software CLM ofrece uno de sus mayores valores al supervisar simultáneamente el cumplimiento de todos los contratos de una empresa. Al analizar y realizar un seguimiento de grandes volúmenes de información contractual (como plazos, calendarios y costes), el software CLM ayuda a los operadores humanos a elegir qué cuestiones merecen su atención.

Entre otras funciones interesantes, los usuarios pueden configurar el software CLM para detectar obligaciones contractuales conflictivas antes de que causen problemas, señalar las desviaciones con respecto a los parámetros de referencia previstos y proteger a los empleados contra el olvido de fechas y tareas importantes.