Voici un indice : la réponse est D. Bien qu'une girouette ait servi pendant des siècles à prédire approximativement quand et comment le temps allait changer, et qu'elle puisse encore fournir cette information de manière fiable aujourd'hui, son utilité fondamentale fait pâle figure en comparaison des outils de prédiction dont disposent aujourd'hui les météorologues du XXIe siècle.

Sans hyperbole, nous pensons que l'analogie ci-dessus reflète l'ampleur de la différence entre les anciennes pratiques de gestion des contrats de nombreuses entreprises et ce qu'il est désormais possible de faire grâce aux logiciels CLM et à l'analyse des contrats de la nouvelle génération. Pour illustrer notre propos, nous énumérons ci-dessous quelques-unes des différences les plus fondamentales entre les deux.

Comme la recherche de mots l'est pour l'analyse de fond

Dans un système de gestion des contrats classique, lorsqu'une personne souhaite connaître le contenu d'un contrat, elle le recherche dans un tiroir ou sur un serveur partagé. Ceux qui utilisent un système de gestion de documents raisonnablement fonctionnel peuvent taper un mot-clé ou une phrase pour les aider à trouver l'accord qu'ils recherchent. S'ils veulent comparer un contrat à un autre, ils répètent le processus de recherche pour le second et examinent les deux contrats côte à côte.

La technologie peut rendre les documents légèrement plus accessibles et consultables qu'ils ne le seraient s'ils n'étaient stockés qu'au format papier. Mais c'est toujours un cerveau humain qui se charge de sélectionner, d'assimiler et de comparer les documents.

Les logiciels de gestion du cycle de vie des documents (CLM) agissent différemment. Certains logiciels CLM ne se contentent pas de rechercher des documents, ils les analysent en tirant parti de la technologie de traitement du langage naturel de l'IA. Ainsi, ce type de solution ne se contente pas de localiser un mot-clé, il reconnaît des concepts importants, quelle que soit la manière dont ils sont formulés. En outre, il ne se contente pas de trouver les deux documents que vous pensez vouloir comparer, il suggère les documents les plus pertinents pour la comparaison.

En d'autres termes, cette capacité peut renforcer et affiner l'aptitude à comprendre les obligations contractuelles et à percevoir comment elles s'inscrivent dans le cadre plus large de l'entreprise.

Comme l'eSignature est à l'eTout

De plus en plus d'entreprises ont compris l'utilité de la signature électronique dans leurs contrats, et c'est bien normal. La signature électronique permet d'exécuter et de renvoyer un document de manière simple et efficace, où que l'on se trouve, sans avoir besoin d'une imprimante, d'un stylo ou d'un scanner.

Mais la signature électronique n'est qu'une fonctionnalité. Elle ne constitue pas une solution autonome aux inefficacités persistantes de la gestion des contrats, telles que l'éternelle confusion entre les versions préliminaires et les ébauches envoyées par courrier électronique, le temps perdu à "réinventer" une disposition qui pourrait être empruntée à un ancien contrat si seulement vous pouviez la trouver, et ainsi de suite. Pour une solution complète à ces problèmes, le logiciel CLM est l'outil qu'il vous faut.

Les logiciels CLM intègrent la capacité de signature électronique, certes, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Les logiciels CLM d'aujourd'hui transforment l'ensemble du processus d' assemblage, de négociation et d'exécution des contrats en un flux de travail unique et transparent. Le logiciel CLM est une solution électronique à tous les niveaux, et pas seulement une solution de signature électronique. Entre autres gains d'efficacité: :

• Le logiciel CLM permet de rédiger facilement des contrats et/ou de les assembler à partir de modèles ou d'exemples de contrats antérieurs déjà stockés dans le système ;
• Le logiciel CLM permet à tous les acteurs concernés d 'accéder à une version de travail unique, avec des fonctions d'édition et de commentaire faciles à suivre ;
• Le logiciel CLM automatise et soutient le processus fastidieux de recherche d'erreurs, d'incohérences et d'ambiguïtés ; et
• Le logiciel CLM intègre la distribution, l'exécution et l'archivage, garantissant qu'aucune signature n'est oubliée et qu'aucun contrat n'est égaré.

[bctt tweet="La signature électronique n'est qu'une fonctionnalité. Il ne s'agit pas d'une solution autonome aux inefficacités persistantes de la gestion des contrats." via="no"]

Comme la meilleure supposition l'est à l'omniscience

Dites-nous si cela vous semble familier : Q : N'avons-nous pas fait quelque chose de ce genre dans le contrat avec le fournisseur X, il y a trois ou quatre ans ? R : Oui, cela me dit quelque chose, je vais voir si je peux le retrouver.

Ou que diriez-vous de ceci : Q : C'est une grosse commande. Serons-nous en mesure de nous procurer les matières premières auprès de nos fournisseurs à temps ? R : Je ne sais pas. Je dois vérifier leurs calendriers de livraison.

Ou ceci : Q : Euh oh, étions-nous censés notifier l'exercice de cette option la semaine dernière ? R : Je pense que oui. Espérons qu'ils ne remarqueront pas que c'est en retard.

Les êtres humains sont faillibles. Les machines le sont aussi, mais d'une manière différente. Trop d'informations peuvent submerger le cerveau humain. Dans des conditions de stress, en particulier, nous, les humains, analysons et réagissons plus naturellement à ce qui se trouve devant nous qu'à une vision d'ensemble. À l'inverse, les machines ne sont bonnes que dans la mesure où nous leur transmettons des informations (d'où le vieil adage "garbage-in, garbage-out"). Mais les machines s'améliorent également dans leurs tâches au fur et à mesure qu'on leur donne des informations, et elles ne ressentent pas le stress.

C'est la raison pour laquelle les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) offrent une valeur inestimable en contrôlant simultanément le respect de l'ensemble des contrats d'une entreprise. En analysant et en suivant de grands volumes d'informations contractuelles (telles que les délais, les calendriers et les coûts), le logiciel CLM aide ses opérateurs humains à choisir les questions qui méritent leur attention.

Les utilisateurs peuvent notamment configurer le logiciel CLM pour repérer les obligations contractuelles contradictoires avant qu'elles ne causent des problèmes, pour signaler les écarts par rapport aux points de référence prévus et pour protéger les employés contre les oublis de dates et de tâches importantes.