A medida que aumenta la demanda de viviendas en Nueva Zelanda, el gobierno está intensificando sus esfuerzos en materia de innovación. En 2017, la agencia de servicios de vivienda del país, Housing New Zealand, recibió el encargo de aumentar el número de viviendas nuevas construidas al año a dos mil, aproximadamente cinco veces más que el número construido en años anteriores. Sabían que para cumplir sus objetivos de construcción sería necesario un proceso de documentación contractual mucho más rápido y eficiente. Por ello, se asociaron con LawHawk, expertos en automatización de documentos HotDocs, para desarrollar planes para una «línea de producción» de documentos. El proyecto fue un gran éxito y le valió a Housing New Zealand y LawHawk los máximos honores en el programa de premios a la innovación de la IACCM en la categoría de mejora operativa.
El doble de contratos en la mitad de tiempo.
En la prueba piloto inicial, los equipos automatizaron dos tipos de acuerdos de consultoría y cinco versiones de un contrato de construcción 3910, que representan el mayor volumen de documentos necesarios en el proceso de contratación. LawHawk aprovechó las características exclusivas de HotDocs para crear la solución. El proceso manual original requería que un usuario con conocimientos especializados revisara cada contrato, identificara y corrigiera las lagunas y decidiera qué cláusulas debían mantenerse y cuáles debían eliminarse. Con la nueva solución de Housing New Zealand, la automatización de documentos de HotDocs guía al usuario a través de un cuestionario intuitivo que recopila toda la información necesaria. Los cuestionarios contienen instrucciones fáciles de entender y una lógica integrada que el personal administrativo puede utilizar para navegar por conceptos jurídicos complejos de la misma manera que lo haría un abogado.
Los resultados fueron impresionantes. Con el proyecto en marcha tras solo tres semanas, Housing New Zealand pronto se dio cuenta de que podía procesar el doble de contratos sin aumentar la plantilla. De hecho, pudieron utilizar solo cuatro gestores de contratos en lugar de los ocho previstos inicialmente. Los plazos de tramitación de los contratos se redujeron a más de la mitad, pasando de 6,5 días a 2,8 días.
«El sistema de automatización de documentos de LawHawk no solo supone un enorme aumento de la productividad, sino que además no compromete la calidad», afirma Yazmin Juned, asesora jurídica adjunta de Housing New Zealand.
Innovación galardonada
Por su trabajo en este proyecto, LawHawk y Housing New Zealand obtuvieron los máximos honores en la categoría de Mejora Operativa del programa de Premios a la Innovación patrocinado por la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y Contractual(IACCM). El Premio a la Mejora Operativa fue otorgado a Housing New Zealand y LawHawk por «mejoras continuas a través de las personas, los procesos y la tecnología» en la Conferencia IACCM Asia Pacífico.
La IACCM es una red muy respetada de gestores contractuales y comerciales, negociadores, abogados y profesionales de la cadena de suministro. La asociación permite a las organizaciones y profesionales del sector público y privado alcanzar estándares de primer nivel en sus procesos y habilidades de gestión de contratos y relaciones.
Este proyecto ofrece un excelente ejemplo del poder de la automatización de documentos en los contratos legales. Subraya el hecho de que los abogados y los programadores pueden trabajar bien juntos para identificar y optimizar las tareas manuales y repetitivas del ciclo de vida de los contratos. La automatización eficaz de documentos libera tiempo a los abogados para que puedan dedicarse a tareas más valoradas por los clientes, como las negociaciones, la personalización de contratos y el asesoramiento jurídico.
Más información sobre la solución HotDocs de LawHawk para Housing New Zealand
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
