Angesichts der steigenden Nachfrage nach Wohnraum in Neuseeland setzt die Regierung verstärkt auf Innovation. Im Jahr 2017 wurde die staatliche Wohnungsbaugesellschaft Housing New Zealand damit beauftragt, die Zahl der jährlich neu gebauten Wohnungen auf zweitausend zu erhöhen – etwa das Fünffache der bisherigen Zahl. Man war sich bewusst, dass zur Erreichung der Bauziele ein wesentlich schnellerer und effizienterer Prozess für die Vertragsdokumentation erforderlich sein würde. Deshalb schloss sie sich mit LawHawk zusammen, einem Experten für Dokumentenautomatisierung mit HotDocs, um Pläne für eine „Produktionslinie” für Dokumente zu entwickeln. Das Projekt war ein großer Erfolg und brachte Housing New Zealand und LawHawk die höchste Auszeichnung im Rahmen des IACCM Innovation Awards in der Kategorie „Operational Improvement” ein.
Doppelt so viele Verträge in der Hälfte der Zeit
Im ersten Pilotprojekt automatisierten die Teams zwei Formen von Beratungsverträgen und fünf Versionen eines 3910-Bauvertrags, die das höchste Volumen an Dokumenten im Vertragsprozess ausmachten. LawHawk nutzte die einzigartigen Funktionen von HotDocs, um die Lösung zu entwickeln. Der ursprüngliche manuelle Vertragsprozess erforderte einen sachkundigen Benutzer, der jeden Vertrag durchblätterte, Lücken identifizierte und korrigierte und entschied, welche Klauseln beibehalten und welche gelöscht werden sollten. Mit der neuen Lösung von Housing New Zealand führt die Dokumentenautomatisierung von HotDocs den Benutzer durch einen intuitiven Fragebogen, der alle erforderlichen Informationen sammelt. Die Fragebögen enthalten leicht verständliche Anleitungen und integrierte Logik, mit denen Mitarbeiter komplexe Rechtskonzepte auf die gleiche Weise wie ein Anwalt navigieren können.
Die Ergebnisse waren beeindruckend. Nachdem das Projekt nach nur drei Wochen live ging, stellte Housing New Zealand schnell fest, dass sie doppelt so viele Verträge bearbeiten konnten, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Tatsächlich konnten sie statt der ursprünglich geplanten acht Vertragsvermittler nur vier einsetzen. Die Bearbeitungszeit für Verträge sank um mehr als die Hälfte, von 6,5 Tagen auf 2,8 Tage.
„Das Dokumentenautomatisierungssystem von LawHawk sorgt nicht nur für eine enorme Steigerung der Produktivität, sondern auch für eine gleichbleibend hohe Qualität“, so Yazmin Juned, Associate General Counsel bei Housing New Zealand.
Preisgekrönte Innovation
Für ihre Arbeit an diesem Projekt erhielten LawHawk und Housing New Zealand die höchste Auszeichnung in der Kategorie „Operational Improvement“ des Innovationspreisprogramms, das von der International Association for Contract & Commercial Management(IACCM) gesponsert wird. Der Preis für operative Verbesserungen wurde Housing New Zealand und LawHawk für „kontinuierliche Verbesserungen durch Menschen, Prozesse und Technologie“ auf der IACCM Asia Pacific Conference verliehen.
Die IACCM ist ein hoch angesehenes Netzwerk von Vertrags- und Handelsmanagern, Verhandlungsführern, Rechtsanwälten und Fachleuten aus dem Bereich Lieferkette. Der Verband ermöglicht es Organisationen und Fachleuten aus dem öffentlichen und privaten Sektor, bei ihren Vertrags- und Beziehungsmanagementprozessen und -kompetenzen Weltklasse-Standards zu erreichen.
Dieses Projekt ist ein hervorragendes Beispiel für die Leistungsfähigkeit der Dokumentenautomatisierung bei Rechtsverträgen. Es unterstreicht die Tatsache, dass Anwälte und Programmierer gut zusammenarbeiten können, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben im Vertragslebenszyklus zu identifizieren und zu rationalisieren. Durch eine effektive Dokumentenautomatisierung gewinnen Anwälte Zeit für Aufgaben, die von Kunden mehr geschätzt werden, wie Verhandlungen, die Anpassung von Verträgen und die Bereitstellung rechtlicher Beratung.
Erfahren Sie mehr über die HotDocs-Lösung von LawHawk für Housing New Zealand.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
