Alors que la demande en logements augmente fortement en Nouvelle-Zélande, le gouvernement redouble d'efforts en matière d'innovation. En 2017, l'agence nationale chargée du logement, Housing New Zealand, s'est vu confier la mission d'augmenter le nombre de logements neufs construits chaque année à deux mille, soit environ cinq fois plus que les années précédentes. Elle savait que pour atteindre ses objectifs de construction, elle devait mettre en place un processus de documentation contractuelle beaucoup plus rapide et efficace. Elle s'est donc associée à LawHawk, expert en automatisation de documents HotDocs, pour élaborer des plans en vue de la mise en place d'une « chaîne de production » de documents. Le projet a remporté un franc succès, valant à Housing New Zealand et LawHawk les honneurs du programme IACCM Innovation Awards dans la catégorie « Amélioration opérationnelle ».
Deux fois plus de contrats en deux fois moins de temps
Dans le cadre du projet pilote initial, les équipes ont automatisé deux types de contrats de consultation et cinq versions d'un contrat de construction 3910, qui représentent le volume le plus important de documents requis dans le processus de passation de marchés. LawHawk a exploité les fonctionnalités uniques de HotDocs pour créer la solution. Le processus manuel initial exigeait qu'un utilisateur expérimenté parcoure chaque contrat, identifie et corrige les lacunes, et décide quelles clauses devaient être conservées et lesquelles devaient être supprimées. Avec la nouvelle solution de Housing New Zealand, l'automatisation des documents HotDocs guide l'utilisateur à travers un questionnaire intuitif qui recueille toutes les informations requises. Les questionnaires contiennent des instructions faciles à comprendre et une logique intégrée que le personnel commercial peut utiliser pour naviguer dans des concepts juridiques complexes, comme le ferait un avocat.
Les résultats ont été stupéfiants. Le projet ayant été mis en œuvre après seulement trois semaines, Housing New Zealand s'est rapidement rendu compte qu'il pouvait traiter deux fois plus de contrats sans augmenter ses effectifs. En fait, l'entreprise a pu se contenter de quatre facilitateurs de contrats au lieu des huit initialement prévus. Les délais d'exécution des contrats ont été réduits de plus de moitié, passant de 6,5 jours à 2,8 jours.
« Le système d'automatisation des documents de LawHawk permet non seulement d'augmenter considérablement la productivité, mais aussi de ne faire aucun compromis sur la qualité », a déclaré Yazmin Juned, directrice juridique adjointe de Housing New Zealand.
Innovation primée
Pour leur travail sur ce projet, LawHawk et Housing New Zealand ont remporté les honneurs dans la catégorie « Amélioration opérationnelle » du programme Innovation Awards parrainé par l'International Association for Contract & Commercial Management. Le prix de l'amélioration opérationnelle a été décerné à Housing New Zealand et LawHawk pour leurs « améliorations continues grâce aux personnes, aux processus et à la technologie » lors de la conférence IACCM Asia Pacific.
L'IACCM est un réseau très respecté regroupant des responsables commerciaux et contractuels, des négociateurs, des avocats et des professionnels de la chaîne logistique. L'association permet aux organisations et aux professionnels des secteurs public et privé d'atteindre des normes de classe mondiale dans leurs processus et compétences en matière de gestion des contrats et des relations.
Ce projet illustre parfaitement la puissance de l'automatisation des documents dans les contrats juridiques. Il souligne le fait que les avocats et les programmeurs peuvent collaborer efficacement pour identifier et rationaliser les tâches manuelles et répétitives du cycle de vie des contrats. Une automatisation efficace des documents libère du temps aux avocats, qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus appréciées par leurs clients, telles que les négociations, la personnalisation des contrats et la fourniture de conseils juridiques.
En savoir plus sur la solution HotDocs de LawHawk pour Housing New Zealand
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
