Los últimos cuatro años no han sido fáciles para la comunidad inmigrante en Estados Unidos. Y no solo para los propios inmigrantes. Un número récord de empresas en todo el país han sentido el frío de ICE llamando a sus puertas.
Una notificación de inspección (NOI) de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) puede ser un duro golpe para cualquier empresa que no esté debidamente preparada, tanto a nivel personal como económico.
Las auditorías I-9 aumentaron un 375 % en 2018 y, en general, se multiplicaron por cinco en los últimos cuatro años. Las normas y reglamentos para el cumplimiento de la I-9 seguirán evolucionando, especialmente ahora que la nueva Administración de la Casa Blanca está introduciendo una serie de cambios muy positivos en el sistema de inmigración.
Otras cifras que deberían poner a su organización en alerta máxima:
- Cerca de 6000 empleadores fueron auditados en relación con el formulario I-9 en 2018, y algunos esperan que esa cifra se acerque a los 10 000 cuando se publiquen los datos de 2020.
- En 2019 se impusieron multas por valor de 14 millones de dólares por infracciones relacionadas con el formulario I-9.
- La multa media por cada formulario I-9 que incumpla la normativa es de 1862 dólares.
- El 76 % de los formularios I-9 en papel contienen al menos un error (y un porcentaje similar se extravía o está incompleto).
¿Cómo se verá afectada su organización en caso de una auditoría del formulario I-9? Sin los recursos y herramientas adecuados, podrían producirse multas y sanciones elevadas, caos administrativo, interrupción de las operaciones comerciales e incluso detenciones. Una empresa muy popular en California desde hace mucho tiempo se vio obligada a cerrar sus puertas en 2020 debido a los resultados de una auditoría del ICE.
«Es una pérdida desgarradora», declaró la empresa en su página de Facebook. «El descubrimiento de un gran número de trabajadores no autorizados ha perturbado tanto las operaciones que no hemos tenido más remedio que cerrar».
Las sanciones más elevadas impuestas hasta la fecha por el ICE ascendieron a la asombrosa cifra de 95 millones de dólarescontra una empresa que aceptó a sabiendas documentos falsificados de inmigrantes ilegales.
Las dificultades con el cumplimiento del formulario I-9
Pero una organización no tiene que engañar intencionadamente al gobierno para ser sancionada con multas y penalizaciones en una auditoría del formulario I-9. Con más de 1200 normas y reglamentos, un manual de más de 100 páginas y 15 páginas de instrucciones, completar correctamente el formulario I-9 puede ser una tarea tediosa y compleja.
Y, al igual que ha ocurrido en muchos otros aspectos de la vida, la pandemia de COVID-19 ha complicado aún más el proceso de cumplimentación del formulario I-9. Con el teletrabajo en pleno apogeo, la incorporación de nuevos empleados es un procedimiento más exigente que en el pasado; es probable que su propio personal de RR. HH. esté trabajando desde casa, por lo que también están más alejados del proceso que antes.
Con todas estas complejidades, la mera mención de una Notificación de Investigación del ICE es suficiente para que incluso la organización mejor intencionada entre en pánico. Ahí es donde entra en juego su socio en materia de cumplimiento de la normativa de inmigración, Mitratech.
Cómo prepararse para la auditoría del formulario I-9 con las mejores prácticas: un caso práctico
Con un conjunto completo de herramientas de cumplimiento de I-9, Mitratech trabaja con su equipo para garantizar la eficiencia operativa, la seguridad y el cumplimiento de todas sus necesidades de seguimiento de I-9. Las herramientas automatizadas y basadas en la nube eliminan gran parte del estrés de una auditoría de I-9.
Abercrombie & Fitch aprendió algunas lecciones importantes tras la auditoría y, posteriormente, decidió cambiar a una solución de cumplimiento normativo I-9 de Mitratech. ¿Cuáles son las mejores prácticas que aprendió de Mitratech?
- Desarrollar e implementar un proceso de auditoría periódico:
- Revise periódicamente su sistema electrónico I-9, tanto los procesos electrónicos como los formularios finales completados.
- Hazlo a prueba de fallos: ten protección contra errores integrada:
- Las protecciones incluyen: el formulario I-9 no se puede presentar electrónicamente si los campos están rellenados incorrectamente o se han dejado en blanco; no se pueden introducir documentos caducados.
- Guárdalo. simple:
- Las instrucciones deben ser claras y concisas para los gerentes locales responsables de crear el formulario I-9.
- Asegúrate de que sea un solución integrada:
- Asegúrese de que su software I-9 pueda integrarse con cualquier sistema de seguimiento de candidatos ya existente, garantizando que el formulario se complete en el momento de la contratación.
- Habilitar autenticación portátil:
- El software I-9 debería permitir automáticamente el acceso a los gerentes de una ubicación específica, incluso si son temporales.
La flexibilización de las restricciones migratorias bajo la administración Biden supondrá un aumento de los visados por motivos laborales y un camino más fácil hacia la ciudadanía (y el empleo) para muchas personas que ya se encuentran en el país.
También implica muchos más cambios en las normas y reglamentos. La necesidad de una solución de cumplimiento integral y automatizada nunca ha sido tan grande. Obtenga más información sobre lo que el equipo de cumplimiento I-9 de Mitratech puede hacer por usted.
