Die letzten vier Jahre waren für die Einwanderergemeinschaft in den USA nicht gerade erfreulich, und zwar nicht nur für die Einwanderer selbst. Eine Rekordzahl von Unternehmen im ganzen Land hat das Klopfen der ICE an ihren Türen zu spüren bekommen.
Eine Inspektionsmitteilung (Notice of Inspection, NOI) der Einwanderungs- und Zollbehörde (Immigration and Customs Enforcement, ICE) kann für jedes Unternehmen, das nicht richtig vorbereitet ist, ein Schlag ins Gesicht - und in den Geldbeutel - sein.
Die I-9-Prüfungen haben 2018 um 375 % zugenommen, und in den letzten vier Jahren insgesamt um das Fünffache. Die Regeln und Vorschriften für die Einhaltung von I-9 werden sich weiter entwickeln, insbesondere da die neue Regierung im Weißen Haus eine Vielzahl willkommener Änderungen am Einwanderungssystem vornimmt.
Einige weitere Zahlen, die Ihr Unternehmen in höchste Alarmbereitschaft versetzen sollten:
- Im Jahr 2018 wurden fast 6.000 Arbeitgeber einer I-9-Prüfung unterzogen, und manche erwarten, dass sich diese Zahl bis 2020 auf 10.000 belaufen wird.
- Für Verstöße gegen das Formular I-9 wurden 2019 Geldbußen in Höhe von 14 Millionen Dollar verhängt.
- Die durchschnittliche Strafe für ein einziges nicht konformes I-9 beträgt 1.862 Dollar.
- 76 % der Papierformulare I-9 weisen mindestens einen Fehler auf (und ein ähnlicher Prozentsatz fehlt oder ist unvollständig).
Welche Auswirkungen hat ein I-9-Audit auf Ihr Unternehmen? Ohne die richtigen Ressourcen und Instrumente können hohe Geldstrafen und Bußgelder, ein Verwaltungschaos, Störungen des Geschäftsbetriebs und sogar Verhaftungen die Folge sein. Ein seit langem beliebtes kalifornisches Unternehmen musste aufgrund der Ergebnisse eines ICE-Audits im Jahr 2020 seine Pforten schließen .
"Es ist ein herzzerreißender Verlust", erklärte das Unternehmen auf seiner Facebook-Seite. "Die Entdeckung einer großen Anzahl von nicht autorisierten Arbeitern hat den Betrieb so sehr gestört, dass wir keine andere Wahl hatten, als zu schließen".
Die höchsten jemals von der ICE verhängten Strafen beliefen sich auf atemberaubende 95 Millionen Dollar gegen ein Unternehmen, das wissentlich gefälschte Dokumente von illegalen Einwanderern akzeptiert hatte.
Die Schwierigkeiten bei der Einhaltung des I-9
Aber eine Organisation muss die Regierung nicht absichtlich täuschen, um bei einem I-9-Audit mit Geldstrafen und Bußgeldern belegt zu werden. Mit über 1.200 Regeln und Vorschriften, einem mehr als 100-seitigen Handbuch und 15 Seiten Anweisungen kann das ordnungsgemäße Ausfüllen des Formulars I-9 eine langwierige und komplexe Aufgabe sein.
Und wie in so vielen Bereichen des Lebens hat die COVID-19-Pandemie das Ausfüllen des Formulars I-9 noch schwieriger gemacht. Mit der Einführung der Fernarbeitskräfte ist das Onboarding ein anspruchsvolleres Verfahren als in der Vergangenheit; Ihre eigenen HR-Mitarbeiter arbeiten wahrscheinlich von zu Hause aus, so dass auch sie von dem Prozess weiter entfernt sind als früher.
Bei all diesen komplexen Sachverhalten reicht die bloße Erwähnung einer ICE Notice of Investigation aus, um selbst die gutwilligste Organisation in Panik zu versetzen. Hier kommt Ihr Partner für die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen, Mitratech, ins Spiel.
Wie Sie sich mit bewährten Verfahren auf Ihr I-9-Audit vorbereiten - eine Fallstudie
Mit einer umfassenden Palette von I-9-Compliance-Tools arbeitet Mitratech mit Ihrem Team zusammen, um betriebliche Effizienz, Sicherheit und Konformität mit all Ihren I-9-Tracking-Anforderungen zu gewährleisten. Cloud-basierte und automatisierte Tools nehmen einen Großteil des Stresses aus einem I-9-Audit.
Abercrombie & Fitch hat nach dem Audit einige wichtige Lehren gezogen und sich anschließend für eine Mitratech-Lösung zur Einhaltung der I-9-Vorschriften entschieden. Die besten Praktiken, die sie von Mitratech gelernt haben?
- Entwicklung und Umsetzung eines regelmäßiges Audit-Verfahren:
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihr elektronisches I-9-System - sowohl die elektronischen Vorgänge als auch die endgültig ausgefüllten Formulare
- Sorgen Sie für Ausfallsicherheit - haben eingebauter Fehlerschutz:
- Zu den Schutzmaßnahmen gehören: I-9 kann nicht elektronisch eingereicht werden, wenn Felder falsch ausgefüllt oder leer gelassen wurden; abgelaufene Dokumente können nicht eingegeben werden
- Behalten Sie es einfach:
- Die Anweisungen sollten für die für die Erstellung des I-9 Formulars verantwortlichen Manager vor Ort klar und präzise sein.
- Vergewissern Sie sich, dass es sich um eine integrierte Lösung:
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre I-9-Software in ein bereits vorhandenes Bewerberverfolgungssystem integriert werden kann, um sicherzustellen, dass das Formular zum Zeitpunkt der Einstellung ausgefüllt wird.
- Aktivieren Sie mobile Authentifizierung:
- Die I-9 Software sollte automatisch den Zugang für Manager an einem bestimmten Standort erlauben, auch wenn sie nur vorübergehend dort sind.
Die Lockerung der Einwanderungsbeschränkungen unter der Biden-Regierung bedeutet mehr arbeitsbezogene Visa und einen leichteren Weg zur Staatsbürgerschaft (und Beschäftigung) für viele, die bereits im Land sind.
Das bedeutet auch, dass es immer mehr Änderungen an Vorschriften und Regelungen gibt. Der Bedarf an einer umfassenden und automatisierten Compliance-Lösung war noch nie so groß wie heute. Erfahren Sie mehr darüber, was das I-9 Compliance-Team von Mitratech für Sie tun kann.
