Les quatre dernières années n'ont pas été clémentes pour la communauté des immigrés aux États-Unis, et pas seulement pour les immigrés eux-mêmes. Un nombre record d'entreprises dans tout le pays ont senti l'ICE frapper à leur porte.
Un avis d'inspection (NOI) de l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) peut être une gifle froide au visage - et au portefeuille - pour toute entreprise qui n'est pas correctement préparée.
Les audits I-9 ont augmenté de 375 % en 2018 et, dans l'ensemble, ont été multipliés par 5 au cours des quatre dernières années. Les règles et réglementations relatives à la conformité I-9 continueront d'évoluer, d'autant plus que la nouvelle administration de la Maison Blanche apporte une multitude de changements bienvenus au système d'immigration.
D'autres chiffres devraient mettre votre organisation en état d'alerte :
- Près de 6 000 employeurs ont fait l'objet d'un contrôle I-9 en 2018, et certains s'attendent à ce que ce nombre avoisine les 10 000 lorsque les chiffres seront connus en 2020.
- Des amendes d'un montant de 14 millions de dollars ont été infligées en 2019 pour des violations du formulaire I-9.
- La pénalité moyenne pour un seul formulaire I-9 non conforme est de 1 862 dollars.
- 76 % des formulaires I-9 sur papier comportent au moins une erreur (et un pourcentage similaire est manquant ou incomplet).
Comment votre organisation sera-t-elle affectée en cas d'audit I-9 ? Si vous ne disposez pas des ressources et des outils appropriés, vous risquez de devoir payer des amendes et des pénalités importantes, de subir un chaos administratif, de voir vos activités perturbées et même d'être arrêté. Une entreprise californienne populaire de longue date a été contrainte de fermer ses portes en 2020 en raison des conclusions d'un audit de l'ICE.
"C'est une perte déchirante", a déclaré l'entreprise sur sa page Facebook. "La découverte d'un grand nombre de travailleurs non autorisés a tellement perturbé les opérations que nous n'avons pas eu d'autre choix que de fermer."
L'amende la plus élevée jamais infligée par l'ICE s'est élevée à 95 millions de dollars, un montant impressionnant, à l'encontre d'une entreprise qui avait sciemment accepté des documents falsifiés d'immigrés clandestins.
Les difficultés liées au respect de la norme I-9
Mais une organisation n'a pas besoin de tromper intentionnellement le gouvernement pour se voir infliger des amendes et des pénalités lors d'un audit I-9. Avec plus de 1 200 règles et règlements, un manuel de plus de 100 pages et 15 pages d'instructions, remplir correctement le formulaire I-9 peut s'avérer une tâche fastidieuse et complexe.
Et comme elle l'a fait pour tant d'autres aspects de la vie, la pandémie de COVID-19 a rendu le processus d'achèvement de l'I-9 encore plus difficile. Avec une main-d'œuvre à distance en plein essor, l'intégration est une procédure plus exigeante que par le passé ; votre propre personnel des ressources humaines travaille probablement à domicile, et il est donc lui aussi plus éloigné du processus qu'auparavant.
Avec toutes ces complexités, la simple mention d'un avis d'enquête de l'ICE suffit à faire paniquer même l'organisation la mieux intentionnée. C'est là que Mitratech, votre partenaire en matière de conformité aux lois sur l'immigration, entre en jeu.
Comment se préparer à l'audit I-9 avec les meilleures pratiques - une étude de cas
Avec une suite complète d'outils de conformité I-9, Mitratech travaille avec votre équipe pour assurer l'efficacité opérationnelle, la sécurité et la conformité avec tous vos besoins de suivi I-9. Les outils automatisés et basés sur le cloud éliminent une grande partie du stress d'un audit I-9.
Abercrombie & Fitch a tiré des leçons importantes de son audit et a ensuite décidé de passer à une solution de conformité I-9 de Mitratech. Les meilleures pratiques qu'ils ont apprises de Mitratech ?
- Élaborer et mettre en œuvre une un processus d'audit régulier :
- Examinez régulièrement votre système électronique I-9 - à la fois les processus électroniques et les formulaires finaux remplis.
- Le mettre à l'abri des défaillances - avoir protection intégrée contre les erreurs :
- Les protections incluent : L'I-9 ne peut pas être déposé électroniquement si les champs sont mal remplis ou laissés vides ; les documents périmés ne peuvent pas être saisis.
- Gardez-le simple :
- Les instructions doivent être claires et concises pour les responsables locaux chargés de créer le formulaire I-9.
- Assurez-vous qu'il s'agit d'un solution intégrée :
- Assurez-vous que votre logiciel I-9 peut s'intégrer à tout système de suivi des candidats déjà en place, afin que le formulaire soit rempli au moment de l'embauche.
- Activer l'authentification portable :
- Le logiciel I-9 doit automatiquement autoriser l'accès des gestionnaires d'un site spécifique, même s'ils sont temporaires.
L'assouplissement des restrictions à l'immigration sous l'administration Biden se traduira par un plus grand nombre de visas de travail et un accès plus facile à la citoyenneté (et à l'emploi) pour de nombreuses personnes déjà présentes dans le pays.
Cela signifie également que les règles et les réglementations sont de plus en plus modifiées. Le besoin d'une solution de conformité complète et automatisée n'a jamais été aussi grand. Découvrez ce que l'équipe I-9 Compliance de Mitratech peut faire pour vous.
