Como hemos mencionado antes, el Formulario I-9, o Verificación de Elegibilidad de Empleo, es una parte crucial del cumplimiento corporativo. Mientras que algunas organizaciones pueden optar por infringir deliberadamente la ley en este sentido, la desafortunada realidad es que completar el Formulario I-9 es una tarea compleja, y a menudo las violaciones ocurren involuntariamente.
Con más de 1.200 normas y reglamentos y 15 páginas de instrucciones, rellenar el formulario puede resultar abrumador, pero con las herramientas adecuadas, ¡se puede conseguir! Ahora es el momento de echar un vistazo a las normas, reglamentos y mejores prácticas en torno a la retención y depuración del I-9.
Retención I-9: ¿Cuáles son las normas?
¿Qué debe conservarse?
Existen varias opciones para conservar los formularios I-9. Pueden guardarse en papel, microfilm o microficha, o en formato electrónico. Pueden guardarse en papel, microfilm o microficha, o electrónicamente. También puede tenerlos en un solo formato o en una combinación de formatos, es decir, algunos electrónicamente y quizás versiones más antiguas en formato papel. Pueden guardarse in situ o en un almacén externo, pero debe estar en condiciones de presentarlos para su inspección en un plazo de tres días laborables a partir de la solicitud de los funcionarios públicos.
En cuanto a estos funcionarios, lo más probable es que se lo pidan funcionarios del Departamento de Seguridad Nacional, empleados de la Sección de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados (IER) del Departamento de Justicia y/o empleados del Departamento de Trabajo. No es necesario conservar las instrucciones ni las páginas en las que usted o sus empleados no hayan escrito; conserve todas las páginas en las que se haya escrito información. Los formularios insuficientes o incompletos constituyen una violación de la sección 274A (a)(1)(B) de la INA (8 CFR Parte 274a .2(f)(2)).
En la conservación del formulario I-9, el almacenamiento electrónico requiere disponer de algunos controles. Esto incluye controles que garanticen la integridad y fiabilidad del sistema, controles que impidan la creación, alteración o eliminación no autorizadas del formulario I-9 (y los correspondientes requisitos de firma electrónica), un programa de garantía de calidad que evalúe periódicamente el sistema y controles que garanticen pistas de auditoría en caso de que se realice algún cambio en el formulario.
¿Cuál es el periodo de conservación del formulario I-9?
Una vez que haya rellenado correcta y minuciosamente el Formulario I-9, deberá conservarlo en sus archivos para cada empleado que haya contratado en los EE.UU. después del 6 de noviembre de 1986. Para los empleados en el CNMI, esta fecha cambia a en o antes del 27 de noviembre de 2009.
Mientras un empleado trabaje actualmente para usted, debe tener archivado el formulario I-9. Esto se aplica incluso si el empleo finalizó poco después de la contratación. Esto se aplica incluso si el empleo terminó poco después de la contratación. Entonces, ¿cuánto tiempo debe conservar el formulario I-9 después de que un empleado deje de trabajar para su organización?
Según la normativa federal, debe conservar el formulario I-9 durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.
Según USCIS, la forma de calcular cuánto tiempo conservar el Formulario I-9 de un antiguo empleado (la calculadora o fórmula de conservación del I-9) es:
- Si han trabajado menos de dos años, deberá conservar su formulario durante tres años a partir de la fecha que haya introducido en el campo "Primer día de trabajo".
- Si han trabajado más de dos años, conserve el formulario durante un año a partir de la fecha en que dejaron de trabajar para usted.
- Una vez transcurridos estos periodos, es importante que las empresas eliminen el formulario I-9 del empleado, de acuerdo con los requisitos de conservación del formulario.
Cómo conservar eficazmente los formularios y archivos I-9
Mantener separados de los registros de personal
Mantenga siempre los Formularios I-9 separados de los expedientes personales de los empleados. Normalmente, se guardan en un archivo o carpeta al que sólo tienen acceso determinadas personas del departamento de RRHH. La razón por la que los directivos (o supervisores) no deben tener acceso regular a estos archivos es porque ellos -u otra documentación relacionada- pueden contener información protegida, como el estatus migratorio o el origen nacional.
Definir las tres secciones
- Administración
- Empleados activos
- Empleados despedidos
La mayoría de los expedientes o carpetas del formulario 1-9 tienen estas tres secciones separadas para mayor comodidad.
Sección Administración
Su primera sección debe contener información administrativa, incluidas las políticas y la documentación pertinentes. Algunos de los tipos de documentos que puede archivar en esta sección son:
- Un ejemplar del Manual para empresarios y las instrucciones del formulario I-9
- Todos los documentos u hojas de cálculo necesarios para hacer un seguimiento de las reverificaciones y los visados temporales que expirarán en el futuro.
- Directrices de seguridad si almacena sus registros I-9 electrónicamente
- Documentación de los resultados de todas las auditorías internas del formulario I-9 que haya realizado. Es importante tenerla archivada, ya que demuestra que ha tomado medidas para corregir cualquier error pasado relacionado con el Formulario I-9, o en el caso de que los documentos I-9 se pierdan o se destruyan. Si es necesario, aquí es donde puede guardar cualquier información sobre por qué los Formularios I-9 se completaron más tarde de lo que deberían. En el caso de una auditoría formal del formulario I-9, esto puede repercutir en las sanciones económicas y multas a las que esté sujeta su organización.
Sección de empleados activos
Su segunda sección debe incluir los formularios I-9 de los empleados activos, y éstos deben archivarse alfabéticamente. Almacenarlos alfabéticamente por apellido facilita la comprobación con la información actual sobre nóminas.
Sección de empleados despedidos
La tercera y última sección debe ser para el formulario I-9 de los empleados despedidos.
Cuando se despide a un empleado, debe calcular dos fechas de retención I-9. Como se ha explicado anteriormente, debe tener la fecha posterior a la contratación, es decir, la fecha de los tres años posteriores a la contratación, y la fecha posterior al cese, es decir, la fecha de un año después del cese. Una vez definidas estas dos fechas, puede tachar la anterior. La que queda, la fecha posterior, es la fecha de retención del I-9 para este empleado.
Una vez determinada la fecha, los empleados despedidos deben organizarse cronológicamente por fecha de retención.
Eliminación de los I-9 cancelados una vez transcurrido el periodo de conservación
Almacenar los Formularios I-9 de sus empleados despedidos por fecha de retención facilita la comprobación de los I-9 despedidos para ver si ha pasado alguna de las fechas de retención. En caso afirmativo, puede retirar fácilmente esos I-9 y eliminarlos.
Una forma más fácil de seguir y organizar la retención I-9
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