Un banco global con 140 000 empleados y más de 700 sucursales tenía un problema de eficiencia. Desde el origen hasta el cierre, el banco tardaba, de media, tres días en tramitar un préstamo comercial, incluyendo la generación del contrato y la documentación de la garantía. El proceso no solo era lento, caro y engorroso, sino que también dejaba al banco expuesto a incumplimientos y errores humanos. Para resolver este problema, el banco implementó un BPM propio, que integró con una potente aplicación de procesos HotDocs. Juntas, las dos tecnologías redujeron el tiempo necesario para generar contratos de préstamos comerciales y garantías a aproximadamente una hora, al tiempo que mejoraron el proceso de aprobación y la calidad general de los documentos del préstamo.
El flujo de trabajo del préstamo comienza consultando las distintas bases de datos del banco para obtener información sobre el cliente que solicita el préstamo. Todos los datos relevantes se asignan a una secuencia de formularios interactivos (una entrevista) de HotDocs para la recopilación de datos. Un gestor de relaciones introduce todos los datos necesarios restantes y envía la entrevista al comité de revisión de préstamos.
Basándose en los análisis empresariales integrados en la entrevista de HotDocs, la junta de revisión de préstamos ve una versión codificada por colores del archivo de respuestas. Las respuestas que cumplen con las mejores prácticas crediticias del banco se codifican en verde. Las respuestas dudosas se codifican en ámbar. Y las respuestas que no se ajustan a las directrices crediticias del banco se codifican en rojo.
Con el código de colores establecido, la junta de revisión de préstamos puede emitir un juicio de valor sobre la calidad de un préstamo y determinar si se justifica su aprobación. Los datos cuestionables pueden remitirse al gestor de relaciones para su aclaración. Cuando se aprueba un préstamo, el gestor de relaciones puede introducir los datos adicionales necesarios en la entrevista, y el complejo contrato de préstamo comercial, junto con la documentación de la garantía, puede generarse y ejecutarse instantáneamente, y las versiones electrónicas pueden perfilarse en el ECM del banco.
Gracias a la mejora en la eficiencia que proporcionó el nuevo sistema de flujo de trabajo, el banco pudo reasignar a varios cientos de empleados administrativos, que anteriormente dedicaban su tiempo a editar y revisar documentos. Además, los incidentes legales derivados de errores humanos en los documentos han desaparecido prácticamente por completo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
