Ya hemos comentado anteriormente el trabajo pionero que NetApp está realizando en la transformación de las operaciones legales. No es de extrañar que la prensa especializada haya reconocido lo mismo. ¿Y esta vez? TAP recibe una mención especial por haber contribuido a que esto sea posible.
Corporate Counsel ha publicado un extenso perfil de NetApp, en el que destaca cómo han ampliado la transformación de las operaciones jurídicas fuera de su propio departamento e incluso más allá de los límites de la empresa.
¿Una de las mejores cosas de la historia? Cómo comienza con una cita de una de nuestras personas favoritas en NetApp, Emily Teuben, que ofrece su punto de vista sobre cómo un equipo jurídico debería adoptar la tecnología para impulsar la transformación de las operaciones jurídicas:
«Simplemente empieza».
Sin embargo, no se trata de actuar sin pensar. Podemos dar fe de ello: NetApp llevó a cabo un largo y riguroso proceso de evaluación antes de decidir que TAP era la solución de automatización de flujos de trabajo legales que se ajustaba a sus planes.
Pero, como explica Emily en el artículo, un exceso de precaución puede hacer que las operaciones jurídicas se queden cada vez más rezagadas a la hora de utilizar nuevas herramientas e impulsar cambios positivos.
«Muchas personas en otros departamentos jurídicos tienen miedo de avanzar en algo o piensan que necesitan planificar al 100 % todo el proceso antes de dar el paso», explica a Corporate Counsel. «Agarra cualquier cosa. Encuentra algo y ponte manos a la obra».
Declarando «la guerra al papel»
El impulso hacia adelante en NetApp se remonta a cuando Matthew Fawcett se incorporó como consejero general. Un día, «entró en el departamento jurídico y se encontró con pilas de contratos de un metro de altura que debían enviarse a Ámsterdam».
Sabía que el exceso de papel era un desperdicio y un gasto innecesario, y que contribuía a retrasos prolongados en la elaboración, entrega y aprobación de contratos internacionales, lo que reducía los ingresos. Entonces, su departamento «básicamente declaró la guerra al papel», afirma Matthew Fawcett, y parte de la estrategia consistió en contratar a Connie Brenton para crear y dirigir un equipo de operaciones jurídicas centrado en la tecnología.
La automatización del flujo de trabajo legal fue clave para ello. Corporate Counsel detalla cómo se puso en marcha el TAP para optimizar procesos como los que garantizan el cumplimiento del nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE:
El departamento también utilizó TAP para facilitar el cumplimiento del artículo 30 del RGPD, que establece que los responsables del tratamiento «deberán llevar un registro de las actividades de tratamiento». El equipo creó un formulario de admisión que recoge información sobre todos los responsables y encargados del tratamiento de datos existentes en la empresa, estableciendo una recopilación de información sobre qué datos se almacenan, dónde y durante cuánto tiempo.
¿Ampliando la transformación de las operaciones jurídicas... a todas partes?
El equipo de operaciones legales de Connie ha colaborado posteriormente con otros departamentos de NetApp para identificar casos de uso del flujo de trabajo de TAP, y Emily incluso forma a otros equipos en el uso de TAP. «El departamento legal se encuentra en una posición única, ya que colaboramos con toda la empresa», explica a Corporate Counsel. «Cuando el departamento jurídico se reúne con RR. HH. o ingeniería y oye hablar de un proceso y cree que podría ser un buen caso de uso, me pone en contacto con ese equipo, que colaborará conmigo en la formación».
¿Algunos de estos recientes conversos al TAP en NetApp? Emily trabajó con el departamento de ventas y marketing en la elaboración de un flujo de trabajo para la evaluación de riesgos y la diligencia debida de los socios. El TAP les permitió diseñar un cuestionario electrónico que les permitía calificar el riesgo de los socios potenciales y, a continuación, enviar los cuestionarios a la persona adecuada para llevar a cabo la diligencia debida.
Cuando el departamento de ventas de NetApp cambió a una plataforma que requería la puntuación manual de los formularios de autorización, Legal Ops creó un flujo de trabajo TAP con puntuación automatizada en menos de una semana, lo que supuso un ahorro de más de cien costosas horas de trabajo.
Ahora es más fácil que nunca abrir nuevas fronteras.
El artículo contiene mucha más información y, aunque es muy generoso con TAP y con lo que podemos ofrecer, es principalmente un testimonio de cómo un equipo como el de NetApp puede tomar la iniciativa, impulsar la innovación y llevar a cabo una transformación de las operaciones legales capaz de influir en toda la empresa.
¿Qué tienen los pioneros? Cuando abren una frontera, facilitan que otros sigan el mismo camino. Ahora que TAP está integrado en la plataforma TeamConnect ELM de Mitratech, a los equipos de operaciones jurídicas les resulta aún más sencillo seguir el ejemplo de NetApp. ¿Cómo? Introducir la eficiencia, la precisión y la aceleración de la automatización de los flujos de trabajo jurídicos en todos los rincones de sus organizaciones.
Cuando se tiene la solución adecuada, no hay razón para posponer la transformación de las operaciones jurídicas. Como concluye Connie Brenton: «Hay que empezar. Esa es la parte más difícil. Empezar. Y una vez que se empieza, todo comienza a perpetuarse por sí solo».
