Wir haben die Pionierarbeit, die NetApp bei der Transformation von Legal Operations leistet, bereits früher kommentiert. Es ist nicht sehr überraschend, dass die juristische Fachpresse genau das Gleiche erkannt hat. Und dieses Mal? TAP erhält eine besondere Erwähnung, weil es dazu beigetragen hat, dass dies geschehen konnte.
Corporate Counsel hat ein ausführliches Profil von NetApp veröffentlicht, in dem hervorgehoben wird, wie das Unternehmen die Transformation von Legal Ops über die eigene Abteilung und sogar über die Grenzen des Unternehmens hinaus vorangetrieben hat.
Was ist das Beste an diesem Artikel? Der Artikel beginnt mit einem Zitat von Emily Teuben, einer unserer Lieblingsmitarbeiterinnen bei NetApp, die ihre Sichtweise darüber darlegt, wie ein juristisches Team vorgehen sollte, um die Transformation der Rechtsabteilung durch Technologie voranzutreiben:
"Fang einfach an."
Es geht aber nicht darum, erst zu springen und dann zu schauen. Dafür können wir absolut einstehen: NetApp hat einen langen und strengen Evaluierungsprozess durchlaufen, bevor das Unternehmen entschied, dass TAP die richtige Lösung für die Automatisierung juristischer Workflows ist.
Doch wie Emily in ihrem Artikel erklärt, kann zu viel Vorsicht dazu führen, dass die Rechtsabteilung bei der Nutzung neuer Tools und der Förderung positiver Veränderungen immer mehr ins Hintertreffen gerät.
"Viele Leute in anderen Rechtsabteilungen haben Angst, etwas voranzutreiben, oder denken, dass sie 100 Prozent ihres Prozesses vor dem Umzug vollständig planen müssen", sagt sie gegenüber Corporate Counsel. "Nehmen Sie irgendetwas. Finden Sie etwas und machen Sie es."
Dem Papier den "Krieg erklären"
Der Vorstoß bei NetApp lässt sich bis zu dem Zeitpunkt zurückverfolgen, als Matthew Fawcett als General Counsel anfing. Eines Tages "betrat er die Rechtsabteilung und fand dort meterhohe Stapel von Verträgen vor, die nach Amsterdam geschickt werden sollten."
Die Papierflut war verschwenderisch und kostspielig, wusste er, und trug zu langen Verzögerungen bei der Erstellung, Lieferung und Genehmigung internationaler Verträge bei, was die Einnahmen schmälerte. Seine Abteilung hat daraufhin "dem Papier den Kampf angesagt", sagt Matthew Fawcett, und ein Teil der Strategie bestand darin, Connie Brenton einzustellen, um ein technikorientiertes Legal Operations Team aufzubauen und zu leiten.
Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe war der Schlüssel dazu. Corporate Counsel beschreibt, wie TAP zur Rationalisierung von Prozessen eingesetzt wurde, z. B. zur Gewährleistung der Einhaltung der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung:
Die Abteilung nutzte TAP auch, um die Einhaltung von Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung zu erleichtern, der besagt, dass die für die Verarbeitung Verantwortlichen "ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen müssen". Das Team erstellte ein Aufnahmeformular, das Informationen über alle für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter des Unternehmens erfasst und eine Sammlung von Informationen darüber erstellt, welche Daten wo und wie lange gespeichert werden.
Ausweitung der Transformation von Rechtsgeschäften ... überall?
Connies Legal Ops Team hat daraufhin mit anderen Abteilungen innerhalb von NetApp zusammengearbeitet, um Anwendungsfälle für TAP-Workflows zu identifizieren, und Emily schult sogar andere Teams darin, wie man TAP verwendet. "Die Rechtsabteilung ist in einer einzigartigen Position, in der wir mit dem gesamten Unternehmen zusammenarbeiten", erklärt sie gegenüber Corporate Counsel. "Wenn sich die Rechtsabteilung mit der Personalabteilung oder der Technikabteilung trifft und von einem Prozess erfährt, von dem sie glaubt, dass er ein guter Anwendungsfall sein könnte, verbinden sie mich mit dem entsprechenden Team, das mit mir an der Schulung arbeitet."
Einige dieser jüngsten TAP-Konvertierungen bei NetApp? Emily hat gemeinsam mit der Vertriebs- und Marketingabteilung einen Workflow für die Risikobewertung und Due-Diligence-Prüfung von Partnern entwickelt. Mit TAP konnten sie einen elektronischen Fragebogen entwerfen, mit dem sie potenzielle Partner nach ihrem Risiko einstufen und die Fragebögen dann an die richtige Person zur Durchführung der Due Diligence weiterleiten konnten.
Als die Vertriebsabteilung von NetApp zu einer Plattform wechselte, bei der die Genehmigungsformulare manuell bewertet werden mussten, erstellte Legal Ops in weniger als einer Woche einen TAP-Workflow mit automatischer Bewertung und sparte so über hundert teure Arbeitsstunden.
Es ist einfacher denn je, neue Grenzen zu eröffnen
Der Artikel enthält noch viel mehr, und obwohl er sehr großzügig über TAP und unsere Leistungen berichtet, ist er vor allem ein Beweis dafür, wie ein Team wie das von NetApp die Initiative ergreifen, Innovationen vorantreiben und eine Transformation der Legal Operations erreichen kann, die Auswirkungen auf ein ganzes Unternehmen hat.
Eine Sache, die Pioniere auszeichnet? Wenn sie ein neues Gebiet erschließen, machen sie es anderen leichter, den gleichen Weg zu beschreiten. Jetzt, da TAP in die TeamConnect ELM-Plattform von Mitratech integriert ist, ist es für Legal Ops-Teams noch einfacher, dem Beispiel von NetApp zu folgen. Und wie? Indem sie die Effizienz, Genauigkeit und Beschleunigung der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe in jedem Winkel ihrer Organisation einführen.
Wenn Sie die richtige Lösung in der Hand haben, gibt es keinen Grund, die Umgestaltung der Rechtsabteilung aufzuschieben. Connie Brenton fasst zusammen: "Man muss damit anfangen. Das ist der schwierigste Teil. Anfangen. Und wenn man erst einmal angefangen hat, beginnt es sich von selbst zu wiederholen.
