El 2020 ha sido un año de acontecimientos inesperados. Pero también de personas que han sabido estar a la altura de las circunstancias. La propia naturaleza de Interact este año lo pone de manifiesto.
El año pasado, la comunidad de usuarios de Mitratech se reunió en Austin para celebrar nuestra conferencia anual de usuarios, al igual que en ediciones anteriores de Interacts. A pesar de la magnitud, la amplitud y la energía que caracterizaron ese evento, nuestro equipo de eventos (y, por supuesto, nuestros asistentes) contaron con la ventaja de la retrospectiva y la experiencia para llevarlo a cabo.
¿Este año? No tanto. Porque los acontecimientos actuales nos obligaron a cambiar de rumbo a mitad de camino —una táctica que el propio Abraham Lincoln habría desaconsejado— a la hora de organizar Interact 2020.
Transformar la disrupción en evolución
El primer día de Interact 2020 se dedicó a las operaciones jurídicas, y era lógico comenzar por ellas, ya que el tema de la conferencia era «La comunidad como motor de la continuidad empresarial». El coronavirus trastocó la actividad habitual de todos y puso en peligro la supervivencia de muchas organizaciones. Los departamentos de operaciones jurídicas estaban especialmente preparados para actuar como agentes de cambio capaces de afrontar directamente esos retos y tomar las medidas necesarias para mantener en marcha los departamentos jurídicos, sus redes de servicios jurídicos y la organización que los rodea.
Como señaló Mike Williams, director ejecutivo de Mitratech, en su discurso inaugural del primer día, El ámbito jurídico como fuente de innovación y excelencia:
Nadie podría haber predicho las circunstancias sin precedentes a las que nos enfrentamos este año. Usted se encuentra en una posición única para liderar sus organizaciones en materia jurídica, de riesgos y de cumplimiento normativo. El departamento jurídico es pionero en la gestión de este cambio y en la mitigación de riesgos.
Pero nuestra comunidad de usuarios mira más allá del futuro de sus negocios. Les pedimos que compartieran lo que les gustaría que sucediera en 2021, y sus esperanzas probablemente sean compartidas por casi todo el mundo.
Uno de los momentos más destacados de la sesión principal se produjo cuando Mike recibió la visita de George Grawe, vicepresidente sénior y consejero general adjunto de Allstate, que lleva más de 30 años impulsando la modernización de los procesos y prácticas jurídicas. ¿Una cosa de la que se dio cuenta al principio de su carrera allí?
Era fácil sacar la grabadora y era fácil para un abogado generar mucho trabajo para el personal de apoyo. Quería hacer algo para que el personal estuviera más contento en su trabajo y completara las tareas que les había asignado. La tecnología era parte de la solución... Cuando decidimos que queríamos utilizar la tecnología para impulsar los cambios que deseábamos, eso nos llevó a Mitratech.
Conseguir que los demás acepten el cambio puede resultar difícil, incluso en momentos como estos, en los que es más urgente que nunca. ¿Un enfoque que él recomienda?
(La gente) dirá que tiene una forma más eficiente de hacer las cosas... hay que ponerse manos a la obra con ellos para ver cómo hacen su trabajo. Si encuentras la manera de que la tecnología complemente su forma de trabajar, se convertirán en tus defensores del cambio.
Es hora de hacerlo bien: diversidad jurídica y en los bufetes de abogados
Es un tema muy candente para una sesión que hemos adelantado recientemente, en la que Victoria Hudgins, de Legaltech News, se reunió con David Cunningham, de Legal Metrics y Winston & Strawn, y Nagendra Donepudi, vicepresidente sénior de Desarrollo de Productos de Mitratech.
«La diversidad es un factor determinante en las decisiones de compra», explicó David, ya que cada vez más clientes exigen que los bufetes de abogados demuestren inclusión y diversidad en los equipos que trabajan en sus casos. Esos clientes «quieren que las personas sientan que todos tienen las mismas oportunidades», y ese sentimiento también lo comparten muchos bufetes, afirma:
Pensaba que los departamentos jurídicos tendrían que obligar a los bufetes de abogados a participar (en la diversidad), pero he encontrado una acogida igualmente buena por parte de ambos.
En cuanto a la tecnología que los departamentos jurídicos de las empresas solicitan para respaldar los esfuerzos en materia de diversidad, no buscan productos independientes, sino funciones que mejoren los ya existentes. Como señaló Nagendra, «lo que hemos observado en los últimos años es que (los usuarios) quieren algo que se integre en el sistema que ya están utilizando».
TIK-TAPpening: Co-innovación en exhibición
Justin Hectus, director de informática y seguridad informática de Keesal, Young & Logan y director de informática de Keesal Propulsion Labs, y Brian McGovern, director general de Workflow Solutions de Mitratech, forman una pareja de presentadores muy bien compenetrada, como puede atestiguar cualquiera que los haya visto en acción anteriormente.
Un ejemplo de coinnovación que compartieron: KP Labs diseñó y creó un flujo de trabajo para un caso de uso de NetApp en un hackatón de 24 horas. El resultado impresionó tanto a Connie Brenton, jefa de personal y directora sénior de Operaciones Jurídicas de NetApp, que afirmó: «En 24 horas, habéis creado una forma fundamentalmente diferente y mejor de comunicar nuestras expectativas y obtener compromisos de nuestros asesores externos».
Un flujo de trabajo bien diseñado y flexible, que utilice la solución adecuada, puede lograr mucho más que acelerar una tarea de principio a fin. «Si lo haces bien, incorporas políticas, procedimientos y formación en el flujo de trabajo», afirmó Justin.
La innovación conjunta entre el proveedor y el cliente, e incluso entre los profesionales de operaciones jurídicas de diferentes organizaciones, es el motor que impulsa estos éxitos. Refiriéndose al propio Centro de Innovación Conjunta de TAP, Brian afirmó: «Hay un montón de ideas que te dan una gran ventaja a la hora de decidir qué hacer a continuación».
«Es una comunidad alarmantemente abierta», dijo Justin. «Todo se basa en esta idea de posibilidad que surge de TAP».
IDC: Estado actual del sector de operaciones jurídicas
Ryan O'Leary, analista sénior de investigación, asuntos legales, riesgos y cumplimiento normativo de IDC, presentó su análisis sobre la actual disrupción en el mercado, el cambio en las prioridades de los compradores y las tendencias entre las empresas que evalúan la tecnología jurídica. Las conclusiones que compartió fueron reveladoras.
Ryan señaló que, aunque actualmente nos encontramos en un periodo increíblemente disruptivo, espera que continúe la fuerte inversión en tecnología jurídica, ya que es fundamental para los esfuerzos en torno a la resiliencia empresarial, que se ha convertido en la máxima prioridad para los altos directivos. Antes de la COVID, los programas de confianza digital y los proyectos de infraestructura eran prioritarios, pero el paso a un entorno de trabajo desde casa cambió las prioridades a simplemente mantener las luces encendidas, garantizando operaciones empresariales resilientes y experiencias sólidas para los clientes. Ryan explicó además que la resiliencia empresarial es más importante que la continuidad, ya que se trata de planificar para la próxima disrupción en lugar de limitarse a analizar el riesgo actual.
Dado que las operaciones jurídicas son tan importantes para la organización, Ryan afirmó que la crisis actual ha supuesto una oportunidad real para quienes trabajan en ese ámbito. «El presupuesto jurídico parece estar a salvo o incluso crecer durante la pandemia, por lo que ahora no es momento de dormirse en los laureles. Con el cambio hacia la resiliencia empresarial como objetivo, la tecnología jurídica puede ayudarle a realizar su trabajo de forma más eficaz».
Lo legal cobra protagonismo: el 83 % de las organizaciones afirma que el consejero general o el director jurídico desempeñan un papel fundamental en las operaciones empresariales.
Y al demostrar su valor empresarial, los departamentos jurídicos han abierto los ojos al resto de la organización. Según IDC, el 83 % de las organizaciones afirman que el consejero general o el director jurídico son fundamentales para las operaciones empresariales, ya que proporcionan una plataforma para que el departamento jurídico demuestre su valor para sus organizaciones mediante la mejora de la eficiencia y la colaboración para gestionar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo.
Las grandes empresas están invirtiendo en tecnología jurídica como parte de una estrategia global de transformación digital. Más allá de ese motor estratégico principal, la mejora de la eficiencia de los equipos, el seguimiento de la demanda y el crecimiento empresarial y el deseo de mejorar la seguridad fueron factores que influyeron en este aumento de la inversión. En cuanto a la gestión jurídica empresarial, se señaló que las funcionalidades más importantes eran la facilidad de uso, los análisis avanzados y la inteligencia artificial, así como el cifrado y la gobernanza de los datos. Ryan advirtió que las organizaciones que no aprovechan la automatización y los análisis para eliminar el trabajo manual están «dejando dinero sobre la mesa».
¿Y en cuanto al futuro? Ryan señaló la creciente importancia de la prestación de servicios jurídicos, que actualmente supone un gran problema para muchas organizaciones que tratarán de abordarlo en el futuro. También señaló el auge de Slack y otras herramientas similares, que representan nuevas áreas de riesgo potencial para los empleados que el departamento jurídico deberá examinar detenidamente. En general, el futuro de las operaciones y la tecnología jurídicas es prometedor; el enfoque actual en la resiliencia empresarial no hace más que acelerar su amplia adopción.
¡Proteja su activo más importante: su personal!
Julie Pearl, antigua presidenta y cofundadora de Tracker Corp y directora ejecutiva de Pearl Law Group, estuvo acompañada por William Stock, miembro fundador y socio de Klasko Immigration Law Partners, LLP, y Marketa Lindt, socia de Sidley Austin LLP.
Son tres de los abogados más destacados del país en materia de inmigración y empleo, y abordaron una amplia variedad de temas y cuestiones relacionados con la pandemia y cómo el teletrabajo ha afectado a la legislación en materia de inmigración. «Son preguntas que, si antes no tenías que responder, ahora sin duda tendrás que responder», afirmó William Stock.
Por ejemplo, la nueva movilidad que permiten los puestos de trabajo desde casa significa que un empleado puede cambiar de ubicación con facilidad. Pero, ¿cuáles son los requisitos de información para los empleadores si esos empleados tienen un visado? Y a medida que se endurecen los requisitos del ICE y el USCIS, con más auditorías del ICE y posibles multas en perspectiva, «una cosa que estamos viendo en todos los ámbitos... es que ellos (los empleados extranjeros) nunca han estado tan ansiosos como ahora», explicó Marketa Lindt.
La comunidad impulsa la continuidad del negocio
La última sesión del día reunió a James Wiseman, vicepresidente de Operaciones con Clientes de Mitratech; LaToya Smith Griffin, directora sénior de Operaciones Jurídicas y Análisis Empresarial de Home Depot; George Chiu, director de Desarrollo de Sistemas de Prudential Financial; y Jeff Marple, director de Innovación Jurídica Corporativa de Liberty Mutual Insurance.
Abordaron una amplia selección de cuestiones que afectan al sector de los seguros en la era de la COVID-19, especialmente en lo que respecta al teletrabajo. «Me pregunto si el teletrabajo es la nueva norma», dijo George Chiu. «Desde el punto de vista de la empresa, no veo una caída en la productividad. La incertidumbre de volver a la oficina podría no ser tal. Quizás podamos pasar más tiempo trabajando a distancia. Me sorprendería mucho que todos se vieran obligados a volver a la oficina».
Para él, «lo más difícil durante este periodo no ha sido la tecnología... sino mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Estoy al 100 % en casa delante del ordenador, así que podría seguir trabajando sin parar».
En Home Depot, el uso y el enfoque de la tecnología jurídica no se han visto tan afectados por la pandemia, afirmó LaToya. «No creo que nuestros requisitos derivados de la [COVID-19] sean diferentes. Nuestros objetivos siempre han sido utilizar la tecnología para ser más eficientes», y dejar de usar papel y reducir costes. En cuanto a las tecnologías que se utilizan, elogió a Mitratech: «Lo que funcionaba en la oficina funciona perfectamente en casa».
Pero, como añadió Jeff Marple, las circunstancias actuales están destinadas a impulsar el cambio en el sector jurídico. «Si alguna vez ha habido un catalizador mayor para la transformación digital en el ámbito jurídico, ¡no sé cuál es!».
Lo que funcionaba en la oficina resulta que funciona perfectamente en casa.
LaToya Smith Griffin
Home Depot
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