La adopción de aplicaciones de flujo de trabajo jurídico lleva años estando a la vanguardia de la transformación digital en los departamentos jurídicos. ¿Cómo ha afectado la pandemia a este proceso?
Según la investigación de CLOC, los departamentos jurídicos consideraron la automatización de los procesos legales como la segunda prioridad más importante en 2021: el 57 % afirmó que la automatización era una prioridad alta y ha sido un objetivo principal para la transformación jurídica corporativa durante varios años.
En otras palabras, la humilde aplicación de flujo de trabajo legal ha ascendido al estatus de tecnología fundamental. Según Gartner,
A pesar del revuelo que rodea a este campo, la automatización no es un acto de fe. Incluso en 2019, el departamento jurídico medio informó de que el 33 % de su trabajo relacionado con transacciones corporativas estaba automatizado. Hay margen para mejorar: en la misma encuesta, los departamentos jurídicos informaron de que el 55 % de su trabajo relacionado con transacciones corporativas era automatizable.
Cómo afrontar la COVID y la «gran renuncia»
La adopción de aplicaciones de flujo de trabajo jurídico ha permitido a los departamentos jurídicos implementar rápidamente procesos en respuesta a la pandemia, como el seguimiento de la capacidad de los abogados externos para seguir prestando servicios o la medición de los avances en materia de diversidad, equidad e inclusión, incluso durante la crisis.
Sin embargo, los departamentos jurídicos están descubriendo algunas ventajas menos evidentes, pero igualmente importantes, de la automatización.
¿Un efecto sorprendente de la pandemia de COVID-19 en el sector jurídico? Provocó una «gran dimisión» propia. En marzo de 2020, la tasa de rotación en los departamentos jurídicos y los bufetes de abogados alcanzó un máximo del 9,7 %.
Por término medio, la salida de un empleado le costará a una empresa el 33 % de su salario anual, por lo que se puede imaginar el coste que supone sustituir a personal jurídico con salarios elevados.
La adopción de aplicaciones de flujo de trabajo legal puede impulsar la retención, no las renuncias.
La automatización de tareas legales rutinarias, como el procesamiento de acuerdos de confidencialidad, permite que el personal pueda dedicarse a proyectos más gratificantes, lo que constituye una de las formas en que una aplicación de flujo de trabajo legal puede contribuir a la retención. ¿Pero qué otra ventaja ofrece? Puede mitigar la pérdida de conocimientos institucionales que supone la salida de abogados u otro personal legal.
Al integrar las mejores prácticas verificadas en los flujos de trabajo automatizados, la empresa puede conservar el conocimiento institucional dentro de procesos probados. Esto también incluye datos sobre qué mejores prácticas fueron más productivas, qué actividades consumieron más tiempo, etc., lo que permite a los directivos perfeccionar esos procesos. De este modo, pueden incorporar a los nuevos empleados a flujos de trabajo que ya han sido probados y comprobados.
A medida que los departamentos jurídicos traspasan cada vez más las fronteras departamentales, pueden transmitir estos procesos optimizados a otras unidades de negocio, dotándolas de flujos de trabajo automatizados que ya incorporan cierta «experiencia» jurídica.
Las ventajas de las aplicaciones para procesos legales han quedado ampliamente demostradas en la práctica: el 64 % de los departamentos jurídicos internos afirman que la tecnología ha mejorado los flujos de trabajo de los abogados.
¿Qué nos depara el futuro?
Nuestra propia encuesta, realizada con ALM a principios de 2021, reveló que el 77 % de los departamentos jurídicos de las empresas preveía que su uso de una aplicación de flujo de trabajo legal iba a aumentar este último año. Realizaremos una encuesta similar a medida que nos acerquemos a 2022, y los resultados deberían ser reveladores.
Ahora que las aplicaciones de flujo de trabajo jurídico se han vuelto más frecuentes, cada vez más líderes jurídicos están viendo el potencial que encierra la ampliación de las mejores prácticas jurídicas al resto de la organización mediante su integración en flujos de trabajo optimizados utilizados por múltiples unidades de negocio y departamentos.
Esperamos con interés una «segunda ola» en la adopción de aplicaciones de flujo de trabajo jurídico, impulsada por ese deseo y también por la creciente demanda de tecnologías jurídicas capaces de proporcionar estabilidad, escalabilidad y productividad a largo plazo. Solo las aplicaciones de flujo de trabajo jurídico preparadas para el futuro y con la flexibilidad necesaria para evolucionar serán una base adecuada para esas tecnologías.
