Insistiendo un poco más, hablamos de las múltiples funciones que desempeña el equipo moderno de RR. HH.:
Funciones de los profesionales de RR. HH.
El gestor del rendimiento : para alcanzar o superar los resultados, la empresa debe rendir adecuadamente o, en un mundo ideal, rendir por encima de lo esperado. A menudo recae en RR. HH. analizar y poner en práctica la inteligencia empresarial relevante para crear e implementar un programa de rendimiento y un plan de medición que contribuyan al éxito de la organización.
El gestor del cambio : las empresas son dinámicas y operan con fluidez para alcanzar sus objetivos. Esto suele significar que el cambio es endémico en las organizaciones, ya que se adoptan nuevas herramientas, procesos y habilidades para mantenerse a la vanguardia. El cambio tiene un impacto en el talento humano, incluyendo cambios en los contratos, las prácticas laborales, la remuneración y una serie de otras áreas que a menudo son trasladadas al negocio por los profesionales de recursos humanos.
El planificador de sucesión : sin una planificación de la sucesión, las organizaciones no pueden mejorar ni retener a sus empleados más destacados, lo que tiene un impacto negativo en el negocio en general. El equipo de RR. HH. es clave a la hora de implementar, mantener y evaluar los programas de desarrollo del liderazgo y las iniciativas de planificación de la sucesión.
El reclutador : mantener al personal actual y atraer a nuevos candidatos es fundamental para el progreso de la empresa. No se puede subestimar el papel de los recursos humanos a la hora de garantizar la retención del talento actual, la implementación de programas que aseguren que se superen los objetivos de bienestar del personal y la oferta de los mejores paquetes de prestaciones para contratar a nuevos miembros talentosos para el equipo. En un panorama de contratación cada vez más competitivo, la retención y la atracción de personal son absolutamente vitales.
El director de formación : como Richard Branson expresó tan acertadamente: «Forma bien a tus empleados para que puedan marcharse, trátalos bien para que no quieran hacerlo». Este es precisamente el reto al que se enfrentan los equipos de RR. HH. y que deben resolver. Invertir en personal cualificado que pueda ofrecer un rendimiento óptimo para la empresa es fundamental, y retenerlo es aún más importante.
El responsable de igualdad – A menudo, cuando se trabaja en RR. HH., se necesitan las habilidades de un negociador de la ONU para manejar cualquier conflicto interno y llegar a una resolución mutuamente beneficiosa. RR. HH. debe ser imparcial y justo para mantener la armonía e impulsar el rendimiento empresarial.
Gestión de documentos de RR. HH.
La mayoría de los departamentos de RR. HH. siguen dependiendo en gran medida del papel, especialmente a la hora de incorporar nuevo personal, pero un buen sistema de RR. HH. puede ayudar en este sentido. También puede resultar difícil llevar un control de la documentación que entra y sale, especialmente en lo que respecta al proceso de contratación, en el que muchas organizaciones exigen que los posibles empleados firmen y devuelvan diversos documentos.
Aunque solo sea la punta del iceberg en muchas empresas, entre los documentos clave que se necesitan desde la incorporación hasta el final del ciclo de vida del empleado se incluyen:
- Contrato
- Carta de oferta
- Políticas que deben firmar los nuevos empleados: manual del empleado, seguridad informática, protección de datos, código de conducta.
- Formulario para nuevos afiliados: datos personales y datos bancarios
- Cartas de aprobación de libertad condicional
- Cartas de invitación a audiencias disciplinarias (ausencia, quejas, conducta, rendimiento)
- Cartas con los resultados de las audiencias disciplinarias (ausencias, quejas, conducta, rendimiento)
- Cartas para cambios de puesto, aumentos salariales, ascensos, cambios en el horario, bonificaciones.
- Cartas de confirmación de maternidad
- Solicitudes de trabajo flexible
- Documentos y cartas de despido
- Confirmación de la carta de renuncia
- Acuerdos de conciliación
Mi amigo y yo coincidimos en que contar con documentación estándar ayuda hasta cierto punto, pero cada situación es diferente y es necesario realizar ajustes, lo que significa que disponer de un sistema que permita flexibilidad y automatización es esencial para el equipo de RR. HH. moderno.
Salí de nuestra conversación con mucho en qué pensar y con una comprensión y un respeto mucho mayores por la importancia de los recursos humanos y los retos a los que se enfrentan estos equipos. También me pregunto por qué tantas organizaciones subestiman o infravaloran la importancia de contar con un equipo de recursos humanos sólido para que el negocio funcione a la perfección.
Cómo puede ayudar el software de automatización de documentos
Cualquier cosa que agilice la generación de documentación supone una gran ventaja para los profesionales de RR. HH. La reducción de los errores humanos y el uso de plantillas estándar para todos garantizan que el proceso sea coherente y justo, independientemente del miembro del equipo de RR. HH. que lo lleve a cabo. Otro punto en el que coincidimos es que la legislación cambia con frecuencia, al igual que los procesos internos. Hoy en día, es imprescindible que cualquier solución de RR. HH. sea lo suficientemente sencilla como para que los departamentos de RR. HH. puedan actualizarla de forma rápida y precisa.
Nuestra tecnología le permite convertir documentos y formularios de uso habitual en plantillas inteligentes que guían al creador del documento a través de una entrevista, lo que da como resultado la producción de un documento perfectamente preciso y con un formato impecable en una fracción del tiempo.
El software de automatización de documentos HotDocs ofrece a los profesionales de RR. HH. la posibilidad de ahorrar tiempo, reducir costes, aumentar la precisión y crear resultados estandarizados en la producción de documentación de RR. HH.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
