Wir haben sie weiter ausgefragt und über die vielfältigen Aufgaben gesprochen, die das moderne HR-Team zu bewältigen hat:
Rollen von HR-Fachkräften
Der Performance Manager – Um Ergebnisse zu erzielen oder zu übertreffen, muss das Unternehmen angemessene oder, im Idealfall, überdurchschnittliche Leistungen erbringen. Oftmals ist es Aufgabe der Personalabteilung, relevante Geschäftsinformationen zu analysieren und umzusetzen, um ein Leistungsprogramm und einen Messplan zu erstellen und einzuführen, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Der Change Manager – Unternehmen sind dynamisch und arbeiten flexibel, um ihre Ziele zu erreichen. Das bedeutet oft, dass Veränderungen in Organisationen an der Tagesordnung sind, da neue Tools, Prozesse und Fähigkeiten eingeführt werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Veränderungen wirken sich auf die Mitarbeiter aus, darunter Änderungen bei Verträgen, Arbeitspraktiken, Vergütung und einer Reihe anderer Bereiche, die oft von Personalverantwortlichen in das Unternehmen integriert werden.
Der Nachfolgeplaner – Ohne Nachfolgeplanung können Unternehmen ihre Leistungsträger nicht verbessern oder halten, was sich negativ auf das gesamte Geschäft auswirkt. Das HR-Team spielt eine Schlüsselrolle bei der Einführung, Aufrechterhaltung und Bewertung von Programmen zur Führungskräfteentwicklung und Initiativen zur Nachfolgeplanung.
Der Personalvermittler – Die Bindung bestehender Mitarbeiter und die Gewinnung neuer Talente sind für den geschäftlichen Fortschritt von entscheidender Bedeutung. Die Rolle der Personalabteilung darf nicht unterschätzt werden, wenn es darum geht, bestehende Talente zu halten, Programme zu entwickeln, um die Ziele im Bereich Mitarbeiterwohlfahrt zu übertreffen, und die besten Leistungspakete anzubieten, um talentierte neue Teammitglieder zu gewinnen. In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld ist die Bindung und Gewinnung von Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung.
Der Schulungsleiter – Wie Richard Branson es so treffend formulierte: „Bilden Sie Ihre Mitarbeiter so gut aus, dass sie das Unternehmen verlassen können, und behandeln Sie sie so gut, dass sie es nicht wollen.“ Genau das ist die Herausforderung, vor der Personalabteilungen stehen und die sie bewältigen müssen. Es ist entscheidend, in qualifizierte Mitarbeiter zu investieren, die optimale Leistungen für das Unternehmen erbringen können, und noch wichtiger, sie zu halten.
Der Gleichstellungsbeauftragte – Oftmals benötigt man in der Personalarbeit die Fähigkeiten eines UN-Verhandlungsführers, um interne Konflikte zu lösen und zu einer für alle Seiten vorteilhaften Lösung zu gelangen. Die Personalabteilung muss unvoreingenommen und fair sein, um Harmonie zu wahren und die Unternehmensleistung zu steigern.
HR-Dokumentenmanagement
Die meisten Personalabteilungen sind nach wie vor stark auf Papier angewiesen, insbesondere bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, aber ein gutes HR-System kann hier Abhilfe schaffen. Es kann auch schwierig sein, den Überblick über ein- und ausgehende Dokumente zu behalten, insbesondere im Rahmen des Einstellungsprozesses, bei dem viele Unternehmen verschiedene Dokumente von den potenziellen Mitarbeitern unterschreiben und zurücksenden lassen müssen.
Obwohl dies in vielen Unternehmen nur die Spitze des Eisbergs ist, gehören zu den wichtigsten Dokumenten, die vom Eintritt bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses benötigt werden, unter anderem:
- Vertrag
- Angebotsschreiben
- Von neuen Mitarbeitern zu unterzeichnende Richtlinien – Mitarbeiterhandbuch, IT-Sicherheit, Datenschutz, Verhaltenskodex
- Formular für neue Mitglieder – persönliche Angaben und Bankverbindung
- Bewährungsbescheinigungen
- Einladungsschreiben zu Disziplinarverfahren (Abwesenheit, Beschwerden, Verhalten, Leistung)
- Ergebnisbriefe für Disziplinarverfahren (Abwesenheit, Beschwerden, Verhalten, Leistung)
- Schreiben für Stellenwechsel, Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Arbeitszeitänderungen, Bonuszahlungen
- Mutterschaftsbescheinigungen
- Anträge auf flexible Arbeitszeiten
- Redundanzdokumente und -schreiben
- Bestätigung des Kündigungsschreibens
- Vergleichsvereinbarungen
Mein Freund und ich waren uns einig, dass Standarddokumentation bis zu einem gewissen Grad hilfreich ist, aber jede Situation anders ist und Anpassungen erforderlich sind. Das bedeutet, dass ein System, das Flexibilität und Automatisierung ermöglicht, für ein modernes HR-Team unverzichtbar ist.
Ich verließ unser Gespräch mit vielen Denkanstößen und einem deutlich gesteigerten Verständnis und Respekt für die Bedeutung der Personalabteilung und die Herausforderungen, denen diese Teams gegenüberstehen. Ich frage mich auch, warum so viele Unternehmen unterschätzen oder unterschätzen, wie sehr ein starkes HR-Team dazu beitragen kann, dass das Geschäft reibungslos läuft.
Wie Dokumentenautomatisierungssoftware helfen kann
Alles, was die Erstellung von Dokumenten beschleunigt, ist für Personalverantwortliche ein großer Vorteil. Die Reduzierung menschlicher Fehler und die Verwendung einheitlicher Vorlagen für alle Beteiligten gewährleisten einen konsistenten und fairen Prozess, unabhängig davon, welches Mitglied des HR-Teams ihn durchführt. Ein weiterer Punkt, in dem wir uns einig sind, ist, dass sich die Gesetze ebenso wie interne Prozesse häufig ändern. Heutzutage muss jede HR-Lösung so einfach sein, dass die Personalabteilungen sie schnell und präzise aktualisieren können.
Mit unserer Technologie können Sie regelmäßig verwendete Dokumente und Formulare in intelligente Vorlagen umwandeln, die den Ersteller des Dokuments durch einen Fragebogen führen, sodass in kürzester Zeit ein absolut korrektes und perfekt formatiertes Dokument erstellt wird.
Die Dokumentenautomatisierungssoftware HotDocs bietet Personalverantwortlichen die Möglichkeit, bei der Erstellung von HR-Dokumenten Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Genauigkeit zu erhöhen und standardisierte Ergebnisse zu erzielen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
