Sin embargo, lejos de buscar la reautorización del documento existente, la OFCCP propone un aumento significativo en el alcance y el detalle de la respuesta inicial de los contratistas a la auditoría. La actualización propuesta y la declaración de apoyo de la OFCCP se encuentran aquí. La OFCCP solicita sus comentarios sobre su solicitud, que pueden enviarse aquí hasta el 20 de enero de 2023.
La revisión en virtud de la Ley de Reducción de Trámites exige sopesar la carga que supone para los contratistas la presentación de información adicional frente a la utilidad de la información recopilada para evaluar el cumplimiento de los contratistas. En su declaración justificativa, la OFCCP estima que las «horas de trabajo» necesarias para recopilar y presentar los documentos solicitados son aproximadamente 39 horas por contratista. Esto equivale al trabajo de una persona a tiempo completo durante una semana. Teniendo en cuenta el alcance de los cambios propuestos que se describen a continuación, ¿es esto realista?
La OFCCP afirma que los datos adicionales facilitarán una revisión rápida. ¿No se ralentizará la auditoría debido al aumento de la cantidad de datos? ¿No sería mejor continuar con la práctica actual de solicitar datos adicionales más adelante en la auditoría, si la revisión inicial lo justifica?
Los contratistas tendrán que demostrar que mantienen programas orientados a la acción.
La actualización propuesta por la OFCCP se basaría en las disposiciones reglamentarias existentes para exigir a los contratistas que mantengan programas «orientados a la acción» y demuestren «esfuerzos de buena fe para eliminar las barreras identificadas, ampliar las oportunidades de empleo y producir resultados medibles». Los contratistas deben implementar «un sistema de auditoría que mida periódicamente la eficacia de su programa de acción afirmativa en su totalidad» (41 CFR 60-2.17(c) y (d)). Si las medidas adoptadas no eliminan las barreras al acceso igualitario, los contratistas deben desarrollar e implementar nuevas estrategias.
El requisito del programa orientado a la acción es de larga data. Lo nuevo es el enfoque adoptado en la carta de programación propuesta. Exige que los contratistas detallen cómo abordan de forma proactiva la infrarrepresentación en sus respuestas iniciales a la auditoría. Por ejemplo, según el párrafo 11 de la lista detallada propuesta («Punto 11»), si se detecta «cualquier» infrautilización de personas con discapacidad, la respuesta debe:
... proporcionar una descripción de las medidas adoptadas para determinar si existen obstáculos para la igualdad de oportunidades en el empleo y dónde se encuentran, de conformidad con el artículo 41 CFR § 60-741.45(e). De conformidad con el artículo 41 CFR § 60-741.45(e) y (f), esta descripción deberá incluir su evaluación de los procesos de personal, la eficacia de sus esfuerzos de divulgación y contratación, los resultados de la auditoría de su programa de acción afirmativa, cualquier otra área que pueda afectar al éxito del programa de acción afirmativa y una descripción de los programas orientados a la acción desarrollados y ejecutados para corregir cualquier área problemática identificada.
En el nuevo punto 8 (antiguo punto 7, eficacia de la divulgación del programa de discapacidad) y en el punto 12 (antiguo punto 11m, divulgación entre los veteranos) se incluyen nuevos requisitos adicionales similares para demostrar la eficacia del programa. Ambos añaden un texto que exigiría a los contratistas presentar documentación que indique «si cree que la totalidad de sus esfuerzos fueron eficaces». El punto 25 (antiguo punto 21) exigiría a los contratistas identificar «cualquier impedimento para la igualdad de oportunidades en el empleo identificado a través de la evaluación» y detallar las medidas adoptadas «incluidas las modificaciones realizadas o los nuevos procesos añadidos» como resultado de la evaluación. El punto 7 (un nuevo punto) exigiría una lista en la que se identificaran todos los programas orientados a la acción diseñados para corregir cualquier área problemática identificada a través de la revisión obligatoria del sistema de compensación 41 CFR 60-2.17(b)(3).
Si la OMB permite a la OFCCP implementar estos requisitos, estas adiciones y otras que se describen a continuación aumentarán las respuestas a las auditorías. Al exigir detalles sobre cualquier infrarrepresentación, independientemente de si es indicativa de patrones y tendencias en el programa de los contratistas, el requisito complicará significativamente la respuesta a las auditorías para los contratistas y podría dificultar que los funcionarios de cumplimiento de la agencia se centren en su revisión de la auditoría.
¿La OFCCP está solicitando documentos y análisis
que los contratistas no están obligados a crear?
Los cambios propuestos incorporarían elementos de la Directiva 2022-01 recientemente actualizada, «Promoción de la igualdad salarial mediante el análisis de la remuneración», en el punto 22 propuesto (un nuevo punto que no debe confundirse con el punto 7 anterior). La Directiva sigue siendo controvertida, ya que sus requisitos pueden exceder los establecidos en la normativa que interpreta (véase el blog de Circa «¿Qué significa para usted la Directiva 2022-01 actualizada de la OFCCP sobre remuneración?»). Aunque la Directiva y la carta de programación actualizada definen lo que la Agencia espera que los contratistas presenten para demostrar que han cumplido con los requisitos de revisión de la remuneración, el artículo 41 CFR 60-2.17(b)(3) no exige la creación de ningún detalle específico de este tipo.
La OFCCP notificó su intención de actualizar la carta de programación de conformidad con la Ley de Reducción de Trámites (PRA), que regula la forma en que las agencias federales recopilan información del público. Sin embargo, para ampliar realmente los requisitos de presentación de informes más allá de la normativa vigente, la práctica habitual es que la agencia solicite «notificación y comentarios» en virtud de la Ley de Procedimiento Administrativo (APA). La APA regula el proceso de elaboración y actualización de la normativa. En otras palabras, ¿debería la OFCCP ampliar la definición reglamentaria de lo que constituye una revisión «en profundidad» de la remuneración antes de exigir la presentación de la información específica y detallada que se describe ahora en el punto 22 de la propuesta?
Otra carta de programación propuesta
Los cambios también aumentarían la carga para los contratistas
La página 2 de la carta de programación propuesta establece que «las instituciones de educación superior o los contratistas federales con un entorno similar a un campus que mantengan múltiples AAP» deben presentar auditorías de todos los lugares de trabajo, ya sea en la ciudad o en el estado de la instalación para la que se haya notificado la auditoría.
El punto 16 (actual punto 15) exigiría a las instituciones de educación superior presentar copias de sus «informes de recopilación de datos del componente de encuesta de recursos humanos del Sistema Integrado de Datos sobre Educación Superior (IPEDS)». (Las instituciones educativas crean el IPEDS en lugar de presentar el formulario EEO-1).
El punto 19 (un nuevo punto) exigiría presentar documentación sobre «las políticas y prácticas relativas a todos los mecanismos de selección, evaluación y contratación de personal, incluido el uso de inteligencia artificial, algoritmos, sistemas automatizados u otros procedimientos de selección basados en la tecnología». (Es posible que la OFCCP incluya la presentación de estudios de validación para justificar el uso de la inteligencia artificial. Véase 4 CFR 60-3 y el proyecto de la Oficina de Política Científica y Tecnológica (OSTP) de la Casa Blanca para una Carta de Derechos de la IA, donde se ofrece una visión general del pensamiento de la administración sobre la IA).
El punto 20 propuesto (actual punto 18) exigiría identificar si un ascenso es «competitivo» o «no competitivo», y requeriría detalles sobre la rescisión (jubilación, conducta, etc.).
El punto 21 (actual punto 19) duplicaría la cantidad de datos sobre remuneraciones que se deben presentar. Se requeriría información sobre el año anterior del plan, además de los datos actuales relacionados con el año del plan que se está revisando. Los datos sobre «factores utilizados para determinar la remuneración laboral, tales como la educación, la experiencia y el tiempo en el puesto actual», que eran opcionales, pasarían a ser obligatorios. (No todos los contratistas mantienen esta información).
El punto 21 actualizado también exigiría proporcionar detalles sobre la remuneración de «los empleados temporales, incluidos los proporcionados por agencias de empleo», aunque es poco probable que los contratistas fijen el salario de los empleados de las agencias de empleo.
Conclusión
Como se ha señalado anteriormente en relación con la revisión de la remuneración, la carta de programación actualizada exigiría información específica y detallada para cumplir con un requisito de análisis de la remuneración que el artículo 41 CFR 60-2.17(b)(3) define de manera amplia. La presentación de auditorías para todos los lugares de trabajo de una ciudad o estado contradice la práctica actual de responder únicamente por el lugar de trabajo específicamente auditado. ¿Debería la OFCCP exigir estos cambios sin previo aviso y sin comentarios en virtud de la Ley de Procedimientos Administrativos? La Agencia ha notificado que tiene previsto solicitar actualizaciones de las normas sobre suministro y servicios antes de marzo de 2023. ¿Debería la Agencia considerar la posibilidad de aplazar los cambios en la carta de programación hasta que los cambios en las normas sobre suministro y servicios se examinen mediante comentarios públicos y la revisión de la OMB se centre directamente en las ventajas y desventajas de actualizar el estatuto?
A pesar del aumento masivo propuesto en la cantidad de detalles que se deben presentar en una auditoría documental, la carta de programación propuesta sigue exigiendo que los contratistas respondan en un plazo de 30 días. La propuesta añade que la Agencia puede iniciar medidas coercitivas si el contratista no responde dentro del plazo establecido.
Sin duda, hay mucho que abordar en relación con la solicitud de la OFCCP. Por favor, publique aquí sus comentarios para que la OMB los revise antes del 20 de enero de 2023.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
