Sin embargo, lejos de buscar la reautorización del documento existente, la OFCCP propone un aumento importante del alcance y el detalle de la respuesta inicial de auditoría de los contratistas. La actualización propuesta y la declaración de apoyo de la OFCCP están aquí. OFCCP está buscando sus comentarios sobre su solicitud, que puede ser presentada aquí hasta el 20 de enero de 2023.
El examen con arreglo a la Ley de Reducción de Trámites exige sopesar la carga que representa para los contratistas la presentación de la información adicional y la utilidad de la información recopilada para evaluar el cumplimiento de los contratistas. En su declaración justificativa, la OFCCP estima que la "carga de horas" para reunir y presentar los documentos solicitados es de aproximadamente 39 horas por contratista. Esto equivale a una persona trabajando a tiempo completo una semana. Dado el alcance de los cambios propuestos que se exponen a continuación, ¿es realista esta estimación?
La OFCCP afirma que los detalles adicionales facilitarán una revisión rápida. Por el contrario, ¿el aumento de la masa de datos entorpecerá las auditorías? ¿Es mejor continuar con la práctica actual de solicitar detalles adicionales más adelante en la auditoría, siempre y cuando la revisión inicial lo justifique?
Los contratistas tendrán que demostrar que mantienen programas orientados a la acción
La actualización propuesta por la OFCCP se basaría en las disposiciones normativas existentes para exigir que los contratistas mantengan programas "orientados a la acción" y demuestren "esfuerzos de buena fe para eliminar las barreras identificadas, ampliar las oportunidades de empleo y producir resultados mensurables". Un contratista debe implantar "un sistema de auditoría que mida periódicamente la eficacia de su programa de acción afirmativa total" (41 CFR 60-2.17(c) y (d)). Si las medidas adoptadas no remedian los obstáculos a la igualdad de acceso, los contratistas deben desarrollar y aplicar nuevas estrategias.
El requisito del programa orientado a la acción es antiguo. Lo que es nuevo es el enfoque adoptado en la carta de programación propuesta. Exige que los contratistas detallen cómo abordan de forma proactiva la infrarrepresentación en sus respuestas iniciales a la auditoría. Por ejemplo, en el apartado 11 de la propuesta de listado detallado ("apartado 11"), si se detecta "alguna" infrautilización de personas con discapacidad, la respuesta debe ser:
... proporcione una descripción de las medidas adoptadas para determinar si existen impedimentos para la igualdad de oportunidades en el empleo, y dónde, de conformidad con 41 CFR § 60-741.45(e). Según 41 CFR § 60-741.45(e) y (f), esta descripción incluirá su evaluación de los procesos de personal, la eficacia de sus esfuerzos de divulgación y reclutamiento, los resultados de la auditoría de su programa de acción afirmativa, cualquier otra área que pueda afectar al éxito del programa de acción afirmativa, y una descripción de los programas orientados a la acción desarrollados y ejecutados para corregir cualquier área problemática identificada.
El nuevo punto 8 (antiguo punto 7, eficacia de la divulgación del programa de discapacidad) y el punto 12 (antiguo punto 11m, divulgación del programa de veteranos) contienen nuevos requisitos similares para demostrar la eficacia del programa. Ambos añaden un texto que requeriría que los contratistas presenten documentación que indique "si cree que la totalidad de sus esfuerzos fueron eficaces". El punto 25 (antiguo punto 21) exigiría que los contratistas identificaran "cualquier impedimento a la igualdad de oportunidades de empleo detectado a través de la evaluación" y detallaran las medidas adoptadas "incluidas las modificaciones realizadas o los nuevos procesos añadidos" como resultado de la evaluación. El punto 7 (nuevo punto) exige una lista de todos los programas de acción destinados a corregir los problemas detectados en la revisión obligatoria del sistema de retribución (41 CFR 60-2.17(b)(3)).
Si la OMB permite que la OFCCP aplique estos requisitos, estas adiciones y otras que se describen a continuación engrosarán las respuestas de auditoría. Al exigir detalles sobre cualquier infrarrepresentación, ya sea indicativa o no de patrones y tendencias en el programa de los contratistas, el requisito complicará significativamente la respuesta de auditoría para los contratistas y podría dificultar que los responsables de cumplimiento de las agencias se centren en su revisión de auditoría.
¿Está la OFCCP solicitando documentos y análisis
que los contratistas no están obligados a crear?
Los cambios propuestos incorporarían elementos de la Directiva 2022-01 "Advancing Pay Equity Through Compensation Analysis", recientemente actualizada, en el punto 22 propuesto (un nuevo punto que no debe confundirse con el punto 7 anterior). La Directiva sigue siendo controvertida, ya que sus requisitos pueden exceder los descritos en el reglamento que interpreta (véase el blog de Circa "¿Qué significa para usted la Directiva salarial 2022-01 actualizada de la OFCCP?"). Aunque la Directiva y la carta de programación actualizada definen lo que la Agencia espera que los contratistas produzcan para demostrar que cumplieron con sus requisitos de revisión de compensación, 41 CFR 60-2.17(b)(3) no requiere la creación de tal detalle específico.
La OFCCP notificó su intención de actualizar la carta de programación de conformidad con la Ley de Reducción de Trámites (Paperwork Reduction Act, PRA), que regula la forma en que los organismos federales recopilan información del público. Sin embargo, para ampliar realmente la obligación de informar más allá de la normativa vigente, la práctica habitual es que un organismo solicite "notificación y comentarios" en virtud de la Ley de Procedimiento Administrativo (APA). La APA rige el proceso de elaboración y actualización de los reglamentos. En otras palabras, ¿debería la OFCCP ampliar la definición reglamentaria de lo que constituye una revisión "en profundidad" de la retribución antes de exigir la presentación de la información específica y detallada que ahora se esboza en el punto 22 propuesto?
Otra propuesta de carta de programación
Los cambios también aumentarían la carga para los contratistas
En la página 2 de la propuesta de carta de programación se establece que una "institución postsecundaria o contratista federal con un entorno similar a un campus que mantenga varios PAA" debe presentar auditorías para todos los lugares de trabajo en la ciudad o el estado de la instalación para la que se haya notificado realmente la auditoría.
El punto 16 (actual punto 15) exigiría a las instituciones de enseñanza postsecundaria que presentaran copias de sus "informes de recopilación de datos del Componente de la Encuesta sobre Recursos Humanos del Sistema Integrado de Datos de la Enseñanza Postsecundaria (IPEDS)". (Las instituciones educativas crean IPEDS en lugar de las presentaciones EEO-1).
El punto 19 (un nuevo punto) requeriría la presentación de documentación sobre "políticas y prácticas relativas a todos los mecanismos de reclutamiento, selección y contratación, incluido el uso de inteligencia artificial, algoritmos, sistemas automatizados u otros procedimientos de selección basados en la tecnología". (La OFCCP podría incluir la presentación de estudios de validación para justificar el uso de inteligencia artificial. Véase 4 CFR 60-3 y el proyecto de la Oficina de Política Científica y Tecnológica (OSTP) de la Casa Blanca para una declaración de derechos de la IA para obtener una visión general del pensamiento de la administración sobre la IA).
El punto 20 propuesto (actual punto 18) requeriría identificar si un ascenso es "competitivo" o "no competitivo", y exigir detalles sobre el cese (jubilación, conducta, etc.).
El punto 21 (actual punto 19) duplicaría la cantidad de datos sobre remuneración que hay que presentar. Exigiría información sobre el año del plan anterior, además de la instantánea de datos relativa al año del plan examinado que se exige actualmente. Los datos sobre los "factores utilizados para determinar la remuneración del empleo, como la formación, la experiencia y el tiempo en el puesto actual", que eran opcionales, pasarían a ser obligatorios. (No todos los contratistas mantienen esta información).
El punto 21 actualizado también exigiría que se detallara la remuneración de los "empleados temporales, incluidos los proporcionados por agencias de colocación de personal", aunque no es probable que los contratistas fijen el salario de los empleados de las agencias de colocación de personal.
Conclusión
Como ya se ha indicado en relación con la revisión de la compensación, la carta de programación actualizada requeriría información específica y detallada para cumplir un requisito de análisis de la compensación que 41 CFR 60-2.17(b)(3) define en sentido amplio. La presentación de auditorías para todos los lugares de trabajo de una ciudad o estado contradice la práctica actual de responder sólo para el lugar de trabajo auditado específicamente. ¿Debería la OFCCP exigir estos cambios sin notificación y comentarios en virtud de la Ley de Procedimientos Administrativos? La Agencia ha notificado que planea solicitar actualizaciones a las reglamentaciones sobre suministros y servicios para marzo de 2023. ¿Debería la Agencia considerar aplazar los cambios a la carta de programación hasta que los cambios a los reglamentos de suministro y servicio sean examinados a través de comentarios públicos y la revisión de la OMB centrada directamente en los pros y los contras de la actualización del estatuto?
A pesar del aumento masivo propuesto en la cantidad de detalles que deben devolverse con una auditoría documental, la carta de programación propuesta sigue exigiendo que los contratistas respondan en un plazo de 30 días. La propuesta añade que la Agencia podrá exigir el cumplimiento de la normativa en caso de que el contratista no responda en el plazo establecido.
Ciertamente hay mucho que abordar con la solicitud de la OFCCP. Por favor, envíe sus comentarios para la revisión de la OMB aquí antes del 20 de enero de 2023.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
