El proceso de aprobación de la OMB requiere comentarios públicos en virtud de la Ley de Reducción de Trámites. El 18 de abril de 2023, la OFCCP actualizó su solicitud. Consulte aquí la declaración de apoyo de la agencia para conocer su análisis de los comentarios recibidos. Consulte aquí los cambios actualizados propuestos.
Las actualizaciones de la OFCCP solo abordan algunas de las muchas preocupaciones de los contratistas federales. Entre las cuestiones pendientes se encuentran si muchos de los cambios propuestos exceden la autoridad de la OFCCP y si la gran cantidad de información adicional que solicita la OFCCP ralentizará el proceso de auditoría.
Una visión general de los cambios le da una idea del alcance de la propuesta. Según la actualización, incluyen:
- Carta de programación
- Opción de correo electrónico para el envío de la carta de programación.
- Las universidades, facultades y «entornos similares a campus» deben presentar todos los AAP que se mantengan en el municipio de la entidad indicada para su auditoría.
- Envío electrónico opcional de la auditoría documental a través del portal de la OFCCP.
- Procedimientos de ejecución si la auditoría documental no se presenta en un plazo de 30 días a partir de la notificación.
- Lista detallada
- Punto 4: Mayor disponibilidad de personal perteneciente a minorías y mujeres, incluyendo la identificación de grupos de empleados susceptibles de promoción, traslado y formación.
- Punto 7: Documentación sobre programas orientados a la acción relacionados con«cualquier área problemática» identificada mediante la revisión del sistema de compensación según el artículo 41 CFR 2.17(b).
- Punto 8: Documentación de las actividades de divulgación dirigidas a personas con discapacidad, la eficacia de dichas actividades y las iniciativas alternativas de divulgación cuando las anteriores resultaron ineficaces.
- Punto 11: Medidas adoptadas para corregir «cualquier» infrautilización de las personas con discapacidad.
- Punto 12: Documentación de las iniciativas de divulgación dirigidas a los veteranos, la eficacia de dichas iniciativas y las iniciativas alternativas en los casos en que las anteriores resultaron ineficaces.
- Punto 15: Aclaración sobre el punto de referencia para veteranos (calcular para el año AAP actual).
- Punto 16: Las instituciones de educación superior deben presentar los informes del Sistema Integrado de Datos sobre Educación Superior (IPEDS) (elementos del IPEDS similares al informe EEO-1).
- Punto 19:
- Requiere dos instantáneas de los datos de compensación:
- Uno según la plantilla del plan actual.
- Segundo (nuevo) según la plantilla del plan anterior
- Se pueden contabilizar los empleados temporales, incluidos los empleados de agencias externas.
- Proporcione todos los factores utilizados para establecer la remuneración de todos los empleados, así como las políticas relacionadas con la remuneración.
- Requiere dos instantáneas de los datos de compensación:
- Punto 21: Documentación de los mecanismos de reclutamiento, selección y contratación de personal; en concreto, referencias al uso de la inteligencia artificial (IA).
- Punto 22: Informe sobre los pasos seguidos para realizar la revisión del sistema de compensación según lo establecido en 2.17(b)(3) (solicita datos estadísticos que la normativa no exige a los contratistas).
- Punto 23: Documentos sobre la política de ajustes razonables, además de la documentación de todas las solicitudes de ajustes y su resolución.
- Punto 24: Copias de las políticas de igualdad de oportunidades en el empleo, acuerdos de arbitraje y otros acuerdos laborales, y procedimientos que cumplen con la normativa de igualdad de oportunidades en el empleo.
- Punto 25: Documentación de la revisión de los procesos de personal por parte del contratista.
A pesar de las declaraciones inequívocas y detalladas de preocupación por parte de los grupos a los que la OFCCP se refiere como «asociaciones de empleadores», entre los que se incluyen el Grupo Nacional de Enlace Industrial (NILG) [1]; la Asociación Americana para el Acceso, la Equidad y la Diversidad (AAAED); el Instituto para la Igualdad en el Lugar de Trabajo (IWE) y muchos otros, la OFCCP realizó pocos cambios en la propuesta. Las áreas modificadas incluyen:
- Punto 7: Modifica el nuevo requisito de producción para los programas orientados a la acción que corrigen «cualquier» área problemática identificada a través de la revisión de la compensación exigida en 41 CFR 2.17(b). Los contratistas pueden proporcionar documentación sobre los programas en lugar de crear una lista de los mismos, tal y como se exigía en la solicitud original.
- Punto 21: Cambio lingüístico relativo al nuevo requisito de presentación de «información y documentación» sobre las políticas y prácticas de selección, incluido el uso de la inteligencia artificial (IA).
- Punto 18(c): Elimina el requisito de la versión de noviembre de 2022 de que los contratistas identifiquen los ascensos como «competitivos» o «no competitivos»; elimina el requisito de proporcionar información sobre los supervisores y la remuneración.
- Punto 18(d): Elimina el requisito de la versión de noviembre de 2022 de que los contratistas proporcionen los motivos de la rescisión.
- Punto 24: Los contratistas no necesitan incluir los contratos individuales de los empleados al responder al nuevo requisito propuesto de presentar las políticas de igualdad de oportunidades en el empleo, los procedimientos de reclamación y los contratos de trabajo.
Incluso tras su modificación, estos requisitos de cumplimiento, procedimientos de selección, IA y otros requisitos del apartado 2.17(b) suponen un aumento importante del trabajo que debe realizar el contratista federal para preparar una respuesta a la auditoría documental.
Una omisión flagrante
La OFCCP ignoró las preocupaciones bien fundamentadas de los contratistas sobre el tiempo que llevará responder a la lista detallada actualizada propuesta. La declaración de apoyo de la OFCCP recomienda mantener el requisito actual de respuesta en 30 días.
Consideremos cómo solo uno de los nuevos requisitos de auditoría afectará al tiempo que se tarda en crear una presentación de auditoría documental. El punto 19, tal y como se ha actualizado, exigiría que los contratistas presentaran dos instantáneas de la remuneración: la estándar para el año del plan objeto de revisión y una segunda instantánea nueva para el año anterior. La declaración de apoyo de la OFCCP de noviembre se refería a esto como «solo solicitar una instantánea adicional». En su declaración de apoyo actualizada, la OFCCP sostiene que el segundo resumen será fácil de generar porque los contratistas ya «cuentan con sistemas para proporcionar esta información». La OFCCP da a entender que generar un año adicional de datos de remuneración es tan fácil como pulsar Control + Mayús + F11. Los contratistas saben que elaborar una lista de remuneraciones es una tarea que requiere mucho tiempo y que implica combinar, revisar y analizar datos complejos que suelen estar almacenados en diferentes sistemas de recursos humanos incompatibles entre sí.
Los encuestados por NILG sostienen que se necesitarían entre 60 y 90 días para preparar la información adicional que propone la OFCCP. Una encuesta del Instituto para la Igualdad en el Lugar de Trabajo estima que se necesitarían 89 horas para preparar la nueva respuesta a la auditoría documental. Ambos sugieren que se necesitará tres veces más tiempo del que estima la Agencia.
Los comentarios de las «asociaciones patronales» han sido contundentes:
«Si se aprueba, la propuesta convertiría cada evaluación de cumplimiento en una investigación completa de patrones o prácticas, en lugar de centrarse razonablemente en el cumplimiento general y en las áreas en las que los indicadores muestran que puede existir un problema... Imponer a todos los contratistas solicitudes de información innecesarias es injusto y genera un trabajo innecesario para el personal de los contratistas, que ya está abrumado con las responsabilidades de cumplimiento».
«Los datos y la información adicionales que la OFCCP propone recopilar aumentarán la carga de trabajo de los responsables de cumplimiento de la OFCCP que realizan auditorías documentales. Se necesitarán muchas horas adicionales para catalogar, analizar, evaluar y presentar informes sobre la información adicional solicitada en la carta de programación propuesta y la lista detallada. Este aumento de la carga de trabajo podría ser catastrófico para los esfuerzos de aplicación de la ley de la OFCCP».
«Muchos de los cambios propuestos reflejan una visión simplista y poco realista de los procesos que siguen los contratistas para recopilar, conciliar y analizar conjuntos de datos voluminosos como parte de sus planes anuales de acción (AAP)».
«La estimación de la carga de la OFCCP no se ajusta a la realidad y no puede proporcionar la base necesaria para los cambios que propone la Agencia».
Conclusión
Incluso una breve lista de los cambios que busca la OFCCP es sorprendente: universidades y centros de enseñanza superior sujetos a múltiples auditorías simultáneas, un segundo informe de remuneración y nuevos informes en relación con la revisión 2.17(b)(3) del requisito del sistema de remuneración, por mencionar solo algunos.
La Agencia afirma que es más eficiente disponer de toda la información al inicio de una auditoría documental «en lugar de esperar a solicitar la documentación solo si la auditoría documental revela discrepancias».
El tiempo ha demostrado que lo contrario es cierto. Demasiada información demasiado pronto supone una carga excesiva para el contratista y ralentiza el proceso de auditoría. El proceso de auditoría, tal y como está diseñado actualmente, requiere la presentación de documentación resumida desde el principio. La OFCCP utiliza esta información para clasificar las auditorías y determinar qué subconjunto de ellas se someterá a una revisión completa. Esto permite que los recursos de la Agencia se centren en las revisiones que tienen más probabilidades de descubrir deficiencias o discriminación que la norma. En el pasado, cuando la Agencia intentaba hacer demasiado demasiado pronto, los resultados se resentían. Véase el blog de Circa sobre la historia intermitente de la OFCCP de abordar cada auditoría como una auditoría completa.
La OMB ha limitado significativamente el alcance de las solicitudes de la OFCCP para modificar la carta de programación en el pasado, más recientemente en 2014. Hay muchas razones para que la OMB recorte la solicitud actual de la OFCCP. Muchos cambios deberían posponerse hasta que la OFCCP consiga modificar las normas sobre suministro y servicios. (La OFCCP ha manifestado públicamente su intención de presentar una solicitud de cambio en breve). Otros cambios deberían rechazarse porque suponen más cargas que beneficios.
Los grupos de derechos civiles que comentaron en apoyo de la propuesta original de la OFCCP sostuvieron, sin fundamentarlo, que la Agencia «adaptó» su solicitud para «minimizar la carga». Nada más lejos de la realidad.
Esperemos que la OMB utilice tijeras para adaptar la solicitud actualizada de la OFCCP.
[1] El autor es miembro de la junta directiva de NILG.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
