Das OMB-Genehmigungsverfahren erfordert eine öffentliche Stellungnahme gemäß dem Paperwork Reduction Act. Am 18. April 2023 aktualisierte die OFCCP ihren Antrag. Siehe die unterstützende Erklärung der Agentur hier für ihre Diskussion der eingegangenen Kommentare. Die vorgeschlagenen aktualisierten Änderungen können Sie hier einsehen.
Die OFCCP-Aktualisierungen gehen nur auf einige der vielen Bedenken der Bundesauftragnehmer ein. Zu den ungelösten Fragen gehört, ob viele der vorgeschlagenen Änderungen die Befugnisse der OFCCP überschreiten und ob der Berg zusätzlicher Informationen, den die OFCCP verlangt, den Prüfungsprozess verzögern wird.
Ein Überblick über die Änderungen vermittelt Ihnen einen Eindruck vom Umfang des Vorschlags. In der aktualisierten Fassung umfassen sie:
- Terminplanungsschreiben
- E-Mail-Option für die Zustellung von Terminplanungsschreiben.
- Hochschulen, Universitäten und "campusähnliche Einrichtungen" müssen alle AAPs vorlegen, die in der Gemeinde der zur Prüfung angemeldeten Einrichtung aufbewahrt werden.
- Optionale elektronische Übermittlung des Desk Audits über das OFCCP-Portal.
- Vollstreckungsverfahren, wenn die Prüfung der Unterlagen nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Aufforderung erfolgt.
- Einzelnachweis
- Punkt 4: Zusätzliche Verfügbarkeit von Minderheiten und Frauen, einschließlich der Identifizierung von Pools von förderungswürdigen, übertragbaren und ausbildungsfähigen Mitarbeitern.
- Punkt 7: Dokumentation über aktionsorientierte Programme, die sich auf "etwaige Problembereiche" beziehen, die bei der Überprüfung des Vergütungssystems nach 41 CFR 2.17(b) festgestellt wurden.
- Punkt 8: Dokumentation der Kontaktaufnahme mit Menschen mit Behinderungen, der Wirksamkeit der Kontaktaufnahme und der alternativen Kontaktaufnahme, wenn sich die vorherige Kontaktaufnahme als unwirksam erwiesen hat.
- Punkt 11: Maßnahmen, die ergriffen wurden, um eine unzureichende Nutzung von Menschen mit Behinderungen zu korrigieren.
- Punkt 12: Dokumentation der Bemühungen um Veteranen, der Wirksamkeit dieser Bemühungen und alternativer Bemühungen, wenn sich die vorherigen Bemühungen als unwirksam erwiesen haben.
- Punkt 15: Klärung der Benchmarks für Veteranen (Berechnung für das laufende AAP-Jahr).
- Punkt 16: Postsekundäre Einrichtungen, die das Integrierte Postsekundäre Bildungsdatensystem (IPEDS) einreichen (IPEDS-Elemente, die dem EEO-1-Bericht entsprechen).
- Punkt 19:
- Erfordert zwei Schnappschüsse von Ausgleichsdaten:
- Einer der Mitarbeiter des aktuellen Plans
- Zweite (neue) ab der Belegschaft des vorherigen Plans
- Zeitarbeitskräfte, einschließlich der Mitarbeiter von Drittagenturen, können mitgerechnet werden.
- Nennen Sie alle Faktoren, die zur Festlegung der Vergütung für alle Mitarbeiter verwendet werden.
- Erfordert zwei Schnappschüsse von Ausgleichsdaten:
- Punkt 21: Dokumentation der Rekrutierungs-, Screening- und Einstellungsmechanismen; insbesondere Hinweise auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)
- Punkt 22: Berichtsschritte zur Durchführung der 2.17(b)(3)-Überprüfung des Vergütungssystems (fragt nach statistischen Daten, die die Vertragspartner laut Verordnung nicht erstellen müssen)
- Punkt 23: Dokumente zu angemessenen Vorkehrungen sowie Unterlagen zu allen Anträgen auf Vorkehrungen und deren Lösung
- Punkt 24: Kopien von EBO-Politiken, Schieds- und anderen Beschäftigungsvereinbarungen und EBO-konformen Verfahren
- Punkt 25: Dokumentation der Überprüfung der Personalprozesse durch den Auftragnehmer
Trotz eindeutiger und detaillierter Bedenken von Gruppen, die das OFCCP als "Arbeitgeberverbände" bezeichnet - darunter die National Industry Liaison Group (NILG) [1], die American Association for Access, Equity and Diversity (AAAED), das Institute for Workplace Equality (IWE) und viele andere - nahm das OFCCP nur wenige Änderungen an dem Vorschlag vor. Zu den geänderten Bereichen gehören:
- Punkt 7: Ändert die neue Produktionsanforderung für handlungsorientierte Programme, die "alle" Problembereiche korrigieren, die im Rahmen der gemäß 41 CFR 2.17(b) vorgeschriebenen Vergütungsprüfung ermittelt wurden. Die Auftragnehmer können eine Dokumentation der Programme vorlegen, anstatt eine Liste zu erstellen, wie in der ursprünglichen Anforderung gefordert.
- Punkt 21: Sprachliche Änderung bezüglich der neuen Anforderung zur Vorlage von "Informationen und Unterlagen" über Auswahlverfahren und -praktiken, einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz (KI).
- Punkt 18(c): Streichung der Anforderung in der Fassung vom November 2022, dass Auftragnehmer Beförderungen als "wettbewerbsorientiert" oder "nicht wettbewerbsorientiert" kennzeichnen müssen; Streichung der Anforderung von Informationen über Vorgesetzte und Vergütung.
- Punkt 18(d): Streichung der Anforderung in der Fassung vom November 2022, dass die Auftragnehmer die Gründe für die Kündigung angeben müssen.
- Punkt 24: Auftragnehmer müssen keine individuellen Mitarbeiterverträge einbeziehen, wenn sie der vorgeschlagenen neuen Anforderung zur Vorlage von EBO-Politiken, Beschwerdeverfahren und Beschäftigungsvereinbarungen nachkommen.
Selbst in der geänderten Fassung bedeuten diese 2.17(b)-Anforderungen in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften, die Auswahlverfahren, die KI und andere Anforderungen einen erheblichen Mehraufwand für den Auftragnehmer des Bundes bei der Zusammenstellung einer Antwort auf eine Aktenprüfung.
Ein eklatantes Versäumnis
Die OFCCP ignorierte die gut begründeten Bedenken der Auftragnehmer darüber, wie lange es dauern wird, auf den vorgeschlagenen aktualisierten Einzelverbindungsnachweis zu reagieren. In der OFCCP-Stellungnahme wird empfohlen, die derzeitige Antwortfrist von 30 Tagen beizubehalten.
Bedenken Sie, wie sich nur eine der neuen Prüfungsanforderungen auf die Zeit auswirkt, die für die Erstellung einer Vorlage für eine Aktenprüfung benötigt wird. Punkt 19 in der aktualisierten Fassung würde verlangen, dass die Auftragnehmer zwei Momentaufnahmen der Vergütung vorlegen, die Standard-Momentaufnahme für das zu prüfende Planjahr und eine neue, zweite Momentaufnahme für das vorangegangene Jahr. In der unterstützenden Erklärung des OFCCP vom November hieß es, dass "nur eine zusätzliche Momentaufnahme verlangt wird". In ihrem aktualisierten Supporting Statement behauptet die OFCCP, dass die zweite Momentaufnahme leicht zu erstellen sein wird, da die Auftragnehmer bereits über Systeme verfügen, um diese Informationen bereitzustellen. OFCCP lässt es so klingen, als ob die Erstellung eines zusätzlichen Jahres an Vergütungsdaten so einfach wäre wie das Drücken der Tastenkombination F11. Die Auftragnehmer wissen, dass die Erstellung eines Vergütungsverzeichnisses eine zeitaufwändige Angelegenheit ist, bei der komplexe Daten kombiniert, überprüft und analysiert werden müssen, die in der Regel in verschiedenen, nicht aufeinander abgestimmten HR-Systemen gespeichert sind.
Die Befragten einer NILG-Umfrage gaben an, dass die Erstellung der zusätzlichen Informationen, die OFCCP vorschlägt, 60-90 Tage in Anspruch nehmen würde. Eine Umfrage des Institute for Workplace Equality schätzt den Zeitaufwand für die Vorbereitung der neuen Antwort auf die Aktenprüfung auf 89 Stunden. Beides deutet darauf hin, dass es dreimal so lange dauern wird wie von der Agentur geschätzt.
Die Kommentare der "Arbeitgeberverbände" waren unverblümt:
"Wenn der Vorschlag angenommen wird, würde jede Bewertung der Einhaltung der Vorschriften zu einer umfassenden Untersuchung von Mustern oder Praktiken werden, anstatt sich vernünftigerweise auf die allgemeine Einhaltung der Vorschriften und auf Bereiche zu konzentrieren, in denen Indikatoren darauf hinweisen, dass ein Problem bestehen könnte.... [Jeden Auftragnehmer mit unnötigen Informationsanfragen zu überhäufen, ist unfair und bedeutet sinnlose Arbeit für das Personal des Auftragnehmers, das bereits mit der Einhaltung der Vorschriften überfordert ist."
"Die zusätzlichen Daten und Informationen, die die OFCCP zu erheben vorschlägt, werden die Belastung der OFCCP-Beamten, die eine Aktenprüfung durchführen, erhöhen. Es wird eine beträchtliche Anzahl zusätzlicher Stunden erforderlich sein, um die zusätzlichen Informationen, die in dem vorgeschlagenen Terminplanungsschreiben und der Einzelaufstellung verlangt werden, zu katalogisieren, zu analysieren, zu bewerten und darüber zu berichten. Dieser Mehraufwand könnte sich katastrophal auf die Durchsetzungsbemühungen der OFCCP auswirken.
"Viele der vorgeschlagenen Änderungen spiegeln eine zu vereinfachte und unrealistische Vorstellung von den Prozessen wider, die die Auftragnehmer bei der Sammlung, dem Abgleich und der Analyse umfangreicher Datensätze im Rahmen ihrer jährlichen AAPs anwenden".
"Die Schätzung des Aufwands durch die OFCCP hat nichts mit der Realität zu tun und kann nicht die erforderliche Grundlage für die von der Agentur vorgeschlagenen Änderungen liefern.
Schlussfolgerung
Selbst eine kurze Liste der von der OFCCP angestrebten Änderungen ist erschreckend: Colleges und Universitäten, die mehreren gleichzeitigen Prüfungen unterzogen werden, ein zweiter Vergütungsbericht und eine neue Berichterstattung im Zusammenhang mit der Anforderung 2.17(b)(3) zur Überprüfung des Vergütungssystems, um nur den Anfang zu machen.
Die Agentur stellt fest, dass es effizienter ist, zu Beginn einer Aktenprüfung über vollständige Informationen zu verfügen, "anstatt zu warten und die Unterlagen erst anzufordern, wenn die Aktenprüfung Unstimmigkeiten aufzeigt".
Die Erfahrung hat gezeigt, dass das Gegenteil der Fall ist. Zu viele Informationen zu früh sind für den Auftragnehmer eine zu große Belastung und verzögern den Auditprozess. Das Auditverfahren in seiner jetzigen Form erfordert zu Beginn die Vorlage einer zusammenfassenden Dokumentation. Die OFCCP verwendet diese Informationen, um die Prüfungen einzuteilen und zu bestimmen, welche Untergruppe von Prüfungen einer vollständigen Überprüfung unterzogen wird. Auf diese Weise werden die Ressourcen der Agentur auf Prüfungen konzentriert, bei denen es wahrscheinlicher ist, dass Mängel oder Diskriminierung aufgedeckt werden als in der Regel. In der Vergangenheit haben die Ergebnisse darunter gelitten, wenn die Agentur zu früh zu viel versucht hat. Siehe den Blog von Circa über die unregelmäßige Geschichte der OFCCP, jede Prüfung als vollständige Prüfung zu behandeln.
Das OMB hat den Umfang der OFCCP-Anträge auf Änderung des Scheduling Letter in der Vergangenheit erheblich eingeschränkt, zuletzt im Jahr 2014. Es gibt viele Gründe für das OMB, den aktuellen Antrag der OFCCP zu kürzen. Viele Änderungen sollten auf Eis gelegt werden, bis die OFCCP Änderungen an den Liefer- und Dienstleistungsvorschriften erreicht hat. (OFCCP beabsichtigt nachweislich, bald einen Änderungsantrag einzureichen.) Andere Änderungen sollten abgelehnt werden, da sie mehr Aufwand als Nutzen versprechen.
Bürgerrechtsgruppen, die sich zur Unterstützung des ursprünglichen Vorschlags der OFCCP geäußert haben, behaupteten ohne Begründung, dass die Agentur ihren Antrag "maßgeschneidert" habe, um "die Belastung zu minimieren". Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein.
Bleibt zu hoffen, dass das OMB den aktualisierten Antrag der OFCCP mit der Schere zuschneidet.
[1] Der Autor ist Mitglied des NILG-Vorstands.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
