El crecimiento de las operaciones jurídicas ha estado liderado por los grandes departamentos jurídicos de las grandes empresas. Por lo tanto, tienen lecciones muy valiosas que compartir sobre cómo desarrollar una función de operaciones jurídicas.
Ese papel de las grandes empresas en la implementación de Legal Ops fue confirmado por el estudio sobre el estado del sector en 2019 de CLOC. Las cifras de personal muestran quiénes han tomado la iniciativa:
- Las compañías de seguros, con el mayor gasto legal, tienen una media de 24 empleados a tiempo completo en operaciones legales.
- Las empresas de gran tamaño cuentan con una media de 14 empleados a tiempo completo en operaciones jurídicas y 2 contratistas en operaciones jurídicas.
- Las pequeñas y medianas empresas tienen una media de 2 empleados a tiempo completo en el departamento jurídico y 0 contratistas.
Pero se puede afirmar con seguridad que nadie ha alcanzado aún el «pico de las operaciones jurídicas», donde la eficiencia y el rendimiento son perfectos. Es muy probable que nadie lo consiga nunca, pero los avances logrados hasta ahora ya están impulsando el retorno de la inversión y el impacto organizativo.
Incluso acercarse a ese nivel puede ser una tarea muy lejana. Por un lado, la disciplina es todavía relativamente nueva. Por otro lado, los equipos de operaciones jurídicas han recurrido a la tecnología para lograr una mayor eficiencia, capacidad de respuesta y transparencia, y la tecnología está en constante evolución. Pero lo que realmente está resonando en el sector jurídico en este momento es el camino, no el destino.
¿Cuáles son las tres lecciones principales que se pueden extraer de los primeros en adoptar las operaciones jurídicas?
Durante el último año, Brian McGovern de Mitratech se reunió con más de 100 departamentos jurídicos y responsables de operaciones legales de muchas de las empresas más grandes del mundo. Su propia experiencia como responsable de operaciones legales le permitió comprender los retos a los que se enfrentan estas empresas.
En nuestra reciente conferencia de usuarios Interact 2019, presentó lo que había aprendido. La sesión, Conclusiones clave de las empresas de la lista Fortune 500, también contó con la participación de Rick Radice, vicepresidente y director de operaciones de Derecho, Cumplimiento Normativo, Ética Empresarial y Asuntos Externos de Prudential Financial, Inc., y Justin Hectus, director de informática y seguridad de la información de Keesal, Young & Logan y director de informática de KP Labs Keesal, Young & Logan / Keesal Propulsion Labs.
Las ideas que pudieron tratar en esa sesión fueron solo la punta del iceberg, y muchas más se explorarán en un próximo libro electrónico. Pero, ¿cuáles son las tres lecciones principales que se pueden extraer de la experiencia de estos departamentos jurídicos de primer nivel?
Haz más con menos.
Parece que nunca hay tiempo ni recursos suficientes para realizar la mayoría de los trabajos, y eso es cierto en los departamentos jurídicos, donde la presión para satisfacer necesidades complejas lo más rápido posible es enorme. Pero, ¿hay un dato preocupante? En un departamento jurídico típico, menos del 10 % del trabajo realizado aporta un valor directo al cliente.
Optimizar el tiempo y los recursos disponibles significa evaluar los procesos existentes y eliminar aquellos que no aportan valor. Esto implica ser crítico con los flujos de trabajo que exigen aprobaciones, reelaboraciones, correos electrónicos y reescritura de datos. Esto es especialmente cierto en el caso de los procesos manuales que deberían sustituirse por la automatización de los flujos de trabajo legales. Las empresas que han adoptado este enfoque, como NetApp y Gilead, ya han obtenido beneficios que han cambiado las reglas del juego.
Haga llegar los datos adecuados a las personas adecuadas en el momento adecuado.
En los departamentos jurídicos, cualquier proyecto o proceso debe comenzar con una estrategia que impulse actividades sobre las que se pueda informar a posteriori. Pero, aunque los departamentos jurídicos se sientan sobre auténticas montañas de datos, incluso los equipos de operaciones jurídicas más progresistas solo utilizan una pequeña parte de ellos.
¿Cuál es, según los responsables de operaciones jurídicas, la mejor forma de utilizar los datos para optimizar los procesos y el gasto? Lo primero es desarrollar una comprensión profunda de las actividades críticas. Para ello, hay que empezar por entender cómo se toman actualmente las decisiones en los procesos de gran volumen. El siguiente paso consiste en desarrollar métricas impulsoras que ayuden a las operaciones jurídicas a determinar cómo deben tomarse las decisiones basadas en datos. Esto permite a las operaciones jurídicas identificar las fuentes de datos adecuadas para maximizar el rendimiento. En combinación con las herramientas de visualización adecuadas, esto les proporciona los análisis necesarios para ajustar la asignación del trabajo, la productividad y el gasto.
Crear un equipo con habilidades y antecedentes diversos.
Contratar a un equipo de operaciones jurídicas con habilidades y experiencia idénticas limitará su capacidad para ser flexible, ágil e innovador. Pero esas son precisamente las cualidades necesarias para el éxito de las operaciones jurídicas, según las entrevistas de Brian McGovern.
El departamento jurídico debe asumir responsabilidades que abarcan desde la gestión de proveedores hasta las tecnologías de la información, pasando por la formación en aplicaciones y la administración, entre otras muchas tareas. En otras palabras, es lo mismo que dirigir cualquier unidad de negocio. Para ello, es necesario contar con un equipo con una gran diversidad de talentos que se complementen entre sí y cuyo valor se extienda mucho más allá de sus respectivas áreas de competencia. Como explicó recientemente: «Las personas son la base no solo de los departamentos jurídicos, sino de toda la empresa». Por lo tanto, es esencial colocar a las personas adecuadas en los puestos adecuados.
Profundizando en las lecciones de operaciones legales
Profundizaremos en cada una de estas tres lecciones y mucho más en futuras entradas del blog y en el próximo libro electrónico basado en las entrevistas de Brian McGovern a líderes jurídicos de la lista Fortune 500.
Aunque es un momento emocionante para formar parte de esta transformación que afecta a todo el sector, no hay motivo para ponerse nervioso. Los conocimientos que abordaremos proporcionarán prácticas recomendadas claras que se deben seguir para implementar de forma fluida y rápidamente productiva las operaciones jurídicas y la tecnología jurídica en todo tipo de empresas, incluidas las pequeñas y medianas empresas y los bufetes de abogados.
