Consideremos un escenario de compra habitual: un equipo de una línea de negocio contrata a un gestor de compras para que le ayude a buscar y evaluar una nueva solución de TI para la empresa. Es probable que esa actividad implique que el gestor de compras convoque a un equipo interno de usuarios potenciales, recopile y ultime los requisitos técnicos y empresariales, desarrolle un modelo de puntuación e identifique a los posibles proveedores.
Una vez identificados los proveedores, el responsable de compras o aprovisionamiento les invitará a completar una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), normalmente en formato de hoja de cálculo. El departamento de compras enviará varios correos electrónicos a múltiples proveedores, responderá a un sinfín de preguntas, recopilará las respuestas y las cotejará para poder compararlas.
A continuación, el responsable de compras y aprovisionamiento trabajará con el equipo de la línea de negocio para evaluar y comparar las respuestas de los proveedores en función de los requisitos técnicos y comerciales, y seleccionar al candidato final. Una vez notificado el proveedor, el departamento de compras pasa a negociar el contrato y los precios, y comienza la relación con el proveedor.
El problema con los enfoques RFx existentes
Este escenario es muy común en las empresas actuales. Los equipos utilizan un proceso altamente manual centrado únicamente en determinar si la solución es adecuada para su propósito y su uso. Sin embargo, a menudo ignoran los riesgos potenciales que un nuevo proveedor podría introducir en su entorno hasta después de que el proceso de contratación haya comenzado (o peor aún, después de que haya finalizado). Esto plantea una clara necesidad de:
- Automatización para simplificar y agilizar el proceso de evaluación.
- Inteligencia para comparar el riesgo de un proveedor con la tolerancia al riesgo de la organización.
El problema es que hasta ahora había pocas opciones disponibles que permitieran a los equipos alcanzar ambos objetivos de manera eficiente.
Presentamos RFx Essentials: Fortalecimiento de los procesos de selección de proveedores mediante la automatización y la inteligencia
Hoy, Prevalent anuncia RFx Essentials, una solución SaaS que centraliza y automatiza la distribución, comparación y gestión de solicitudes de propuestas (RFP) y solicitudes de información (RFI). RFx Essentials facilita a los equipos de compras no solo la selección de soluciones y proveedores que cumplan con los requisitos de funcionalidad y riesgo de su organización, sino también dar un primer paso fundamental en la gestión del riesgo a lo largo del ciclo de vida de terceros con inteligencia de proveedores integrada.
Inteligencia integral sobre riesgos para la selección de proveedores
Las capacidades únicas de inteligencia de riesgos del perfil de proveedor de RFx Essentials incluyen:
- Datos demográficos de los proveedores, como la ubicación geográfica, que pueden ayudar a refinar las consideraciones sobre la privacidad de los datos o a comprender la corrupción regional y los riesgos geopolíticos.
- Tecnologías de terceros en uso, que proporcionan una visibilidad muy necesaria sobre el riesgo de concentración tecnológica y permiten descubrir tecnologías periféricas.
- Puntuaciones ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) para determinar si el proveedor está alineado con los valores fundamentales de su empresa.
Entre la información adicional disponible en consonancia con las respuestas a la solicitud de propuestas se incluye:
- Actualizaciones comerciales, como actividades recientes de fusiones y adquisiciones, noticias, información normativa y legal, y actualizaciones operativas que podrían indicar inestabilidad por parte de los proveedores.
- Información sobre reputación, como cobertura mediática adversa, sanciones, selección de empresas estatales y selección de personas políticamente expuestas (PEP).
- Información financiera, incluyendo calificación crediticia, historial de pagos y rendimiento financiero, para garantizar que el proveedor se encuentra en una situación sólida.
- Historial de violaciones de datos y divulgaciones, para ayudar a determinar si el proveedor es vulnerable a los ciberataques.
Este completo modelo de inteligencia de riesgos añade contexto a las decisiones de selección de proveedores y puede eliminar la necesidad de utilizar múltiples herramientas aisladas entre sí.
Mejores prácticas para la gestión de licitaciones y la gestión de riesgos de terceros
Además de ofrecer información exhaustiva sobre los riesgos, RFx Essentials automatiza y centraliza las decisiones de selección con:
- Un formulario de admisión simplificado para crear y completar perfiles detallados de proveedores, centralizando información que antes estaba aislada.
- Una biblioteca de plantillas de cuestionarios RFx preconfiguradas o preguntas para crear su propia evaluación, eliminando las hojas de cálculo de una vez por todas.
- Un algoritmo de puntuación flexible para ponderar las respuestas según las prioridades de su negocio.
- Calendarios que distribuyen automáticamente cuestionarios RFx e inician procesos de selección y evaluación basados en flujos de trabajo.
- Un enlace único para cada proveedor para responder de forma centralizada a las preguntas de RFx y cargar pruebas justificativas, lo que elimina el intercambio manual de correos electrónicos.
- Una plataforma centralizada para que los equipos de evaluación comenten las respuestas, añadan notas e inviten a otras personas a revisar las respuestas a las solicitudes de propuestas, lo que garantiza que todos los equipos internos tengan visibilidad y puedan aportar su opinión en las decisiones de selección.
- Comparaciones entre proveedores en una sola tabla clasificatoria, que ofrece visibilidad a los equipos de compras y de las líneas de negocio.
Como parte de la plataforma Prevalent Third-Party Risk Management, RFx Essentials ofrece integración nativa con las funciones de gestión del ciclo de vida de los contratos y diligencia debida de la plataforma para pasar automáticamente a los proveedores a la siguiente fase del ciclo de vida.
Próximos pasos
Para obtener más información sobre las mejores prácticas para añadir inteligencia de riesgos y automatización al proceso RFx e iniciar el ciclo de vida de los riesgos de terceros con decisiones de selección de proveedores basadas en el riesgo, descargue el resumen ejecutivo o solicite una demostración para programar una sesión estratégica.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido se ha actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestras ofertas de productos, cambios normativos y cumplimiento.
