Prenons un scénario d'achat courant : un responsable des achats est engagé par une équipe métier pour aider à trouver et à évaluer une nouvelle solution informatique pour l'entreprise. Cette activité impliquera probablement que le responsable des achats réunisse une équipe interne d'utilisateurs potentiels, recueille et finalise les exigences techniques et commerciales, élabore un modèle de notation et identifie les fournisseurs candidats.
Une fois les fournisseurs identifiés, le responsable des achats ou de l'approvisionnement les invite à remplir un appel d'offres (généralement sous forme de tableur). Le service des achats envoie plusieurs e-mails à plusieurs fournisseurs, répond à des questions apparemment interminables, recueille les réponses et les compile afin de pouvoir les comparer.
Ensuite, le responsable des achats et de l'approvisionnement travaillera avec l'équipe métier pour évaluer et comparer les réponses des fournisseurs en fonction des exigences techniques et commerciales, puis sélectionnera un candidat final. Une fois le fournisseur informé, le service des achats entame les négociations relatives au contrat et aux tarifs, et la relation avec le fournisseur commence.
Le problème avec les approches RFx existantes
Ce scénario est malheureusement trop courant dans les entreprises aujourd'hui. Les équipes utilisent un processus hautement manuel qui se concentre uniquement sur la détermination de l'adéquation de la solution à l'usage prévu et à l'utilisation. Cependant, elles ignorent souvent les risques potentiels qu'un nouveau fournisseur pourrait introduire dans leur environnement jusqu'à ce que le processus de contractualisation ait commencé (ou pire, jusqu'à ce qu'il soit terminé). Cela soulève un besoin évident :
- Automatisation pour simplifier et accélérer le processus d'évaluation
- Intelligence permettant de mettre en adéquation le risque d'un fournisseur avec l'appétit pour le risque de l'organisation
Le problème, c'est qu'il existait jusqu'à présent peu d'options permettant aux équipes d'atteindre efficacement ces deux objectifs. Jusqu'à aujourd'hui.
Présentation de RFx Essentials : renforcer les processus de sélection des fournisseurs grâce à l'automatisation et à l'intelligence
Aujourd'hui, Prevalent annonce RFx Essentials, une solution SaaS qui centralise et automatise la distribution, la comparaison et la gestion des appels d'offres (RFP) et des demandes d'informations (RFI). RFx Essentials permet aux équipes d'approvisionnement non seulement de sélectionner facilement les solutions et les fournisseurs qui répondent aux exigences de votre organisation en matière de fonctionnalités et de risques, mais aussi de franchir une première étape cruciale dans la gestion des risques tout au long du cycle de vie des tiers grâce à des informations intégrées sur les fournisseurs.
Renseignements complets sur les risques pour la sélection des fournisseurs
Les fonctionnalités uniques d'intelligence des risques du profil fournisseur RFx Essentials comprennent :
- Données démographiques sur les fournisseurs, telles que leur emplacement géographique, qui peuvent aider à affiner les considérations relatives à la confidentialité des données ou à comprendre les risques régionaux en matière de corruption et de géopolitique.
- Technologies tierces utilisées, offrant une visibilité indispensable sur les risques liés à la concentration technologique et permettant de découvrir des technologies périphériques.
- Notes environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) pour déterminer si le fournisseur est en adéquation avec les valeurs fondamentales de votre entreprise.
Les informations supplémentaires disponibles en fonction des réponses à l'appel d'offres comprennent :
- Actualités commerciales, telles que les récentes opérations de fusion-acquisition, les actualités, les informations réglementaires et juridiques, ainsi que les mises à jour opérationnelles pouvant indiquer une instabilité chez les fournisseurs.
- Informations relatives à la réputation, telles que les médias défavorables, les sanctions, la vérification des entreprises publiques et la vérification des personnes politiquement exposées (PPE)
- Informations financières, notamment la cote de crédit, l'historique des paiements et les performances financières, afin de s'assurer que le fournisseur repose sur des bases solides.
- Historique des violations de données et divulgations, afin de déterminer si le fournisseur est vulnérable aux cyberattaques.
Ce modèle complet d'intelligence des risques ajoute du contexte aux décisions de sélection des fournisseurs et peut éliminer le besoin de multiples outils cloisonnés.
Meilleures pratiques pour la gestion des appels d'offres et la gestion des risques liés aux tiers
En plus d'offrir une vision complète des risques, RFx Essentials automatise et centralise les décisions de sélection grâce à :
- Un formulaire simplifié permettant de créer et de remplir des profils détaillés des fournisseurs, centralisant ainsi des informations auparavant cloisonnées.
- Une bibliothèque de modèles de questionnaires RFx prédéfinis ou de questions pour créer votre propre évaluation, éliminant ainsi définitivement les feuilles de calcul.
- Un algorithme de notation flexible pour pondérer les réponses en fonction des priorités de votre entreprise.
- Calendriers qui distribuent automatiquement les questionnaires RFx et lancent les processus de vérification et de sélection basés sur le flux de travail.
- Un lien unique pour chaque fournisseur afin de répondre de manière centralisée aux questions relatives à l'appel d'offres et de télécharger les pièces justificatives, éliminant ainsi les échanges manuels d'e-mails.
- Une plateforme centrale permettant aux équipes d'évaluation de commenter les réponses, d'ajouter des notes et d'inviter d'autres personnes à examiner les réponses aux appels d'offres, garantissant ainsi que toutes les équipes internes ont une visibilité et peuvent contribuer aux décisions de sélection.
- Comparaisons côte à côte des fournisseurs dans un seul rapport sous forme de « classement », offrant une visibilité à l'ensemble des équipes chargées des achats et des activités commerciales.
Dans le cadre de la plateforme Prevalent Third-Party Risk Management, RFx Essentials offre une intégration native avec les fonctionnalités de gestion du cycle de vie des contrats et de diligence raisonnable de la plateforme afin de faire passer automatiquement les fournisseurs à l'étape suivante du cycle de vie.
Prochaines étapes
Pour découvrir d'autres bonnes pratiques concernant l'intégration de l'intelligence des risques et de l'automatisation au processus RFx et le lancement du cycle de vie des risques tiers avec des décisions de sélection des fournisseurs basées sur les risques, téléchargez le résumé exécutif ou demandez une démonstration pour planifier une session stratégique.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur Prevalent.net. En octobre 2024, Mitratech a acquis l'entreprise Prevalent, spécialisée dans la gestion des risques pour les tiers et dotée d'une intelligence artificielle. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements réglementaires et la conformité.
