Stellen Sie sich ein gängiges Einkaufsszenario vor: Ein Beschaffungsmanager wird von einem Branchenteam beauftragt, bei der Beschaffung und Bewertung einer neuen IT-Lösung für das Unternehmen zu helfen. Diese Tätigkeit beinhaltet wahrscheinlich, dass der Beschaffungsmanager ein internes Team potenzieller Benutzer einberuft, technische und geschäftliche Anforderungen sammelt und festlegt, ein Bewertungsmodell entwickelt und Anbieterkandidaten identifiziert.
Sobald die Anbieter identifiziert sind, fordert der Beschaffungsmanager sie auf, eine (in der Regel tabellenbasierte) Angebotsanfrage (RFP) auszufüllen. Die Beschaffungsabteilung sendet mehrere E-Mails an mehrere Anbieter, beantwortet scheinbar endlose Fragen, sammelt die Antworten und stellt sie zusammen, um einen Vergleich zu ermöglichen.
Anschließend bewertet und vergleicht der Beschaffungs- und Sourcing-Manager gemeinsam mit dem Branchenteam die Antworten der Anbieter auf der Grundlage der technischen und geschäftlichen Anforderungen und wählt einen endgültigen Kandidaten aus. Sobald der Lieferant benachrichtigt ist, verhandelt die Beschaffungsabteilung den Vertrag und die Preise, und die Lieferantenbeziehung beginnt.
Das Problem mit bestehenden Ausschreibungsansätzen
Dieses Szenario ist in Unternehmen heute nur allzu häufig anzutreffen. Die Teams verwenden einen hochgradig manuellen Prozess, der sich ausschließlich darauf konzentriert, festzustellen, ob die Lösung zweckmäßig und einsatzfähig ist. Die potenziellen Risiken, die ein neuer Anbieter in ihre Umgebung einbringen könnte, werden jedoch oft erst nach Beginn des Vertragsprozesses (oder noch schlimmer, nach dessen Abschluss) erkannt. Daraus ergibt sich ein klarer Bedarf für:
- Automatisierung zur Vereinfachung und Beschleunigung des Bewertungsprozesses
- Intelligenz, um das Risiko eines Anbieters mit der Risikobereitschaft des Unternehmens abzugleichen
Das Problem ist, dass es bisher nur wenige Optionen gab, mit denen Teams beide Ziele effizient erreichen konnten. Bis jetzt.
Einführung von RFx Essentials: Stärkung der Lieferantenauswahlprozesse durch Automatisierung und Intelligenz
Prevalent kündigt heute RFx Essentials an, eine SaaS-Lösung, die die Verteilung, den Vergleich und die Verwaltung von Angebotsanfragen (RFPs) und Informationsanfragen (RFIs) zentralisiert und automatisiert. RFx Essentials erleichtert Beschaffungsteams nicht nur die Auswahl von Lösungen und Anbietern, die den Funktions- und Risikoanforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, sondern ist auch ein wichtiger erster Schritt zur Risikoverwaltung während des gesamten Lebenszyklus von Drittanbietern durch integrierte Anbieterinformationen.
Umfassende Risikoinformationen für die Auswahl von Anbietern
Das RFx Essentials-Lieferantenprofil bietet unter anderem folgende einzigartige Funktionen zur Risikoaufklärung:
- Demografische Daten des Anbieters, wie z. B. der geografische Standort, die dazu beitragen können, Überlegungen zum Datenschutz zu verfeinern oder regionale Korruption und geopolitische Risiken zu verstehen
- Verwendete Technologien von Drittanbietern, die den dringend benötigten Einblick in das Risiko einer Technologiekonzentration bieten und periphere Technologien aufdecken
- Umwelt-, Sozial- und Governance-Bewertungen (ESG), um festzustellen, ob der Anbieter mit den Grundwerten Ihres Unternehmens übereinstimmt
Weitere Erkenntnisse, die sich aus den Antworten auf die Ausschreibungen ergeben, sind unter anderem:
- Geschäftsaktualisierungen, wie z. B. jüngste Fusions- und Übernahmeaktivitäten, Nachrichten, regulatorische und rechtliche Informationen sowie betriebliche Aktualisierungen, die auf eine Instabilität des Anbieters hinweisen könnten
- Einblicke in die Reputation, z. B. negative Medienberichte, Sanktionen, Screening staatlicher Unternehmen und politisch exponierter Personen (PEPs)
- Finanzielle Einblicke, einschließlich Kreditwürdigkeit, Zahlungsverhalten und finanzielle Leistung, um sicherzustellen, dass der Verkäufer auf einer soliden Grundlage steht
- Historie von Datenschutzverletzungen und Offenlegungen, um festzustellen, ob der Anbieter anfällig für Cyberangriffe ist
Dieses umfassende Risiko-Intelligenz-Modell fügt den Entscheidungen zur Anbieterauswahl einen zusätzlichen Kontext hinzu und kann den Bedarf an mehreren, isolierten Tools beseitigen.
Bewährte Praktiken für das Ausschreibungsmanagement und das Risikomanagement von Drittanbietern
Zusätzlich zu den umfassenden Risikoeinblicken automatisiert und zentralisiert RFx Essentials Auswahlentscheidungen mit:
- Ein vereinfachtes Formular zum Erstellen und Ausfüllen von detaillierten Lieferantenprofilen, das die bisher getrennten Informationen zentralisiert
- Eine Bibliothek mit vorgefertigten Fragebogenvorlagen für Ausschreibungen oder Fragen zur Erstellung Ihrer eigenen Bewertung, wodurch Tabellenkalkulationen ein für alle Mal überflüssig werden
- Ein flexibler Bewertungsalgorithmus zur Gewichtung der Antworten entsprechend den Prioritäten Ihres Unternehmens
- Zeitpläne, die automatisch Ausschreibungsfragebögen verteilen und Workflow-gesteuerte Prüf- und Auswahlprozesse in Gang setzen
- Ein eindeutiger Link für jeden Lieferanten zur zentralen Beantwortung von Ausschreibungsfragen und zum Hochladen von Nachweisen, wodurch das manuelle Hin- und Herschreiben von E-Mails entfällt
- Eine zentrale Plattform für Bewertungsteams, um Antworten zu kommentieren, Notizen hinzuzufügen und andere zur Überprüfung von Ausschreibungsantworten einzuladen, um sicherzustellen, dass alle internen Teams Einblick in die Auswahlentscheidungen haben und diese mitgestalten können
- Seite-an-Seite-Vergleiche von Anbietern in einem einzigen "Ranglisten"-Bericht, der Transparenz für die Beschaffungs- und Geschäftsbereichs-Teams bietet
Als Teil der Prevalent-Plattform für das Risikomanagement von Drittanbietern bietet RFx Essentials eine native Integration mit den Funktionen der Plattform für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus und die Due-Diligence-Prüfung, um Anbieter automatisch in die nächste Phase des Lebenszyklus zu überführen.
Nächste Schritte
Weitere Best Practices für die Integration von Risiko-Intelligenz und Automatisierung in den Ausschreibungsprozess und den Beginn des Lebenszyklus von Drittanbieterrisiken mit risikobasierten Entscheidungen bei der Auswahl von Anbietern finden Sie im Executive Brief, den Sie herunterladen können, oder fordern Sie eine Demo an, um ein Strategiegespräch zu vereinbaren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
