Durante casi tres años, nuestro equipo de Tracker I-9 no tuvo ningún cliente que solicitara nuestra ayuda para responder a una auditoría de cumplimiento de I-9 del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE). Eso cambió hace dos semanas.
Aunque ICE no es la única agencia gubernamental con jurisdicción para auditar los formularios I-9, es la única con autoridad para imponer multas por formularios I-9 que se encuentren incompletos o incorrectos. Por lo tanto, a la hora de prepararse para las auditorías de ICE, las organizaciones deben centrarse tanto en el formulario I-9 en sí y los procesos de presentación relacionados con él para lograr una eficiencia, visibilidad y cumplimiento óptimos. De lo contrario, corren el riesgo de ser multadas.
Los costes de cumplimiento se dispararon en todos los sectores durante la pandemia, y los formularios I-9 en papel actuales suelen presentar una tasa de error del 76 %. Dado que la multa media por cada error sustantivo en el formulario I-9 es de unos 2000 dólares, la probabilidad de que las empresas tengan cientos de errores en sus archivos y la alta posibilidad de una auditoría del ICE en los próximos 10 años, las empresas que se preparan con antelación tienen la oportunidad de reducir el riesgo y ahorrar enormes cantidades de dinero, reducir el papeleo y eliminar la ansiedad.
Aunque el número de auditorías del ICE parece haberse estabilizado o disminuido en los últimos años, hay indicios de que podría producirse un repunte en el futuro. Nuestro equipo aquí en Mitratech pasó casi tres años sin que ningún cliente solicitara asistencia para responder a una auditoría del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE), hasta hace solo unas semanas.
La raíz del incumplimiento
Los equipos de cumplimiento estratégico saben que el incumplimiento del formulario I-9 suele ser síntoma de ineficiencias sistémicas que requieren más que una solución rápida. Por ejemplo, muchas empresas minoristas y hoteleras tienen dificultades para gestionar los ciclos de los procesos del formulario I-9 para los empleados temporales autorizados y deben realizar un seguimiento manual de sus formularios I-9. Este trabajo es lento y tedioso, y sin una solución de software que realice un seguimiento de los formularios I-9, debe realizarse manualmente. En otros casos, las empresas pueden descubrir que han conservado formularios I-9 que han superado el plazo de retención de la empresa porque no había una forma sencilla de encontrarlos y eliminarlos. La gestión de los formularios I-9 de los trabajadores remotos , un reto relativamente nuevo para el ámbito de los recursos humanos, es una fuente adicional de oportunidades de error. Estas ineficiencias, la sobrecarga y los continuos cambios en las normas y reglamentos son frustrantes para los empleados de recursos humanos y de inmigración, y a menudo dan lugar a errores sancionables.
¿Qué dice ICE sobre el cumplimiento del formulario I-9?
Es probable que, en algún momento, su organización sea objeto de una auditoría. La estructura actual de multas es más favorable para las empresas que han realizado un esfuerzo de buena fe por limitar los errores y cuyos errores son menores y no sistémicos en toda la organización. En otras palabras, las empresas con una estrategia detallada y un software que respalde sus objetivos deberían estar en buena posición en lo que respecta a las auditorías del ICE. Pero no se limite a creer en nuestra palabra: esto es lo que hemos encontrado en ICE.gov:
«Para determinar el importe base de la multa, el número de infracciones sustantivas/fallos técnicos o procedimentales no corregidos y las infracciones por contratar/mantener en el empleo a sabiendas se dividirá por el número de formularios I-9 que deberían haberse presentado para su inspección. El porcentaje resultante de este cálculo es el porcentaje de infracción que determinará el importe mínimo y máximo de la multa civil base. Este porcentaje puede variar en función de si la infracción evaluada es la primera, la segunda o la tercera o más infracciones del empleador».
Tras estos cálculos, el ICE determina el importe total de la multa civil teniendo en cuenta los siguientes cinco factores legales:
- Tamaño de la empresa
- Buena fe del empleador
- La gravedad de la(s) infracción(es)
- La participación de trabajadores no autorizados
- Cualquier historial de infracciones previas.
Aprovechar la tecnología para garantizar el éxito en el cumplimiento de la normativa I-9
La gestión manual de los formularios I-9 puede dar lugar a la duplicación de datos, a la omisión de campos en los formularios y al incumplimiento de los plazos. Pero el proceso no tiene por qué ser manual (ni tan arriesgado). De hecho, la principal solución de software para formularios I-9 cuenta con más de 20 años de experiencia en asistencia con el formulario I-9 y cero multas. Incluso con las auditorías en el horizonte, las empresas que trabajan con socios tecnológicos expertos para mantener la precisión de sus datos disfrutan de una mayor tranquilidad en lo que respecta a la continuidad de su negocio y el cumplimiento normativo.
La mejor solución de software permitirá a los nuevos empleados completar sus formularios I-9 de forma rápida y completa, revisará su exactitud e integridad, y se mantendrá actualizada y en cumplimiento con las más de 1200 normas que el equipo de personal debe conocer, lo cual es una parte fundamental de una estrategia de cumplimiento de primer nivel. Cuando se integra un software seguro y amplio para el I-9 y la inmigración en el ADN de su equipo de RR. HH. o de cumplimiento normativo, su organización puede estar preparada para una auditoría del ICE, independientemente de las tendencias del mercado y del panorama político.
Tracker I-9 de Mitratech gana el prestigioso premio 2022 HR Tech Award
Tracker I-9 ha sido galardonada con el premio Core HR/Workforce Best Innovative or Emerging Tech Solution
por el programa Lighthouse Research & Advisory 2022 HR Tech Awards.
