Manténgase alerta ante la auditoría del ICE: Aproveche la tecnología estratégica para elevar su cumplimiento del I-9

Aunque el ICE no es la única agencia gubernamental con jurisdicción para auditar los formularios I-9, es la única con autoridad para imponer multas por los formularios I-9 que falten o sean incorrectos. Por lo tanto, cuando se trata de prepararse para las auditorías de ICE, las organizaciones deben centrarse tanto en el propio formulario I-9 como en tanto en el propio formulario I-9 como en los procesos de presentación que lo rodean, con el fin de lograr una eficiencia, visibilidad y cumplimiento óptimos. De lo contrario, corren el riesgo de ser multadas.

Los costes de cumplimiento se dispararon en todas las industrias en medio de la pandemia, y los actuales formularios I9 en papel suelen presentar un 76% de errores.. Con una multa media de 2.000 dólares por cada error sustantivo en el formulario I-9, la probabilidad de que las empresas tengan cientos de errores en sus archivos y la alta probabilidad de una auditoría del ICE en los próximos 10 años, las empresas que se preparan con antelación tienen la oportunidad de reducir el riesgo y ahorrar enormes cantidades de dinero, reducir el papeleo y eliminar la ansiedad.

Aunque el número de auditorías del ICE ha parecido estabilizarse o disminuir en los últimos años, hay indicios de que podría haber un repunte en el horizonte. Nuestro equipo aquí en Mitratech pasó casi tres años sin que un cliente solicitara ayuda para responder a una auditoría del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE), hasta hace sólo unas semanas.

Los equipos de cumplimiento estratégico saben que el incumplimiento del I-9 suele ser síntoma de ineficiencias sistémicas que requieren algo más que una solución rápida. Por ejemplo, muchas empresas de venta al por menor y hostelería tienen dificultades para gestionar los ciclos de los procesos I-9 para los asociados autorizados temporalmente, y deben realizar un seguimiento manual de sus I-9. Este trabajo lleva mucho tiempo y es tedioso, por lo que es necesario realizar un seguimiento manual. Este trabajo lleva mucho tiempo y es tedioso, y sin una solución de software que rastree los I-9debe hacerse manualmente. En otros casos, las empresas pueden encontrarse con que han conservado formularios I-9 que han superado la política de retención de la empresa porque no había una forma sencilla de encontrarlos y deshacerse de ellos. Gestionar los I-9 de los trabajadores remotos - un reto relativamente nuevo en el ámbito de los RR.HH., es una fuente adicional de oportunidades de error. Estas ineficiencias, la sobrecarga y las normas y reglamentos en continuo cambio son frustrantes para los empleados de RR.HH. y de inmigración, y a menudo conducen a errores sancionables.

Lo más probable es que su organización sea auditada en algún momento. Hoy en día, la estructura de multas es más favorable a las empresas que han hecho un esfuerzo de buena fe para limitar los errores, y cuyos errores son menores y no sistémicos en toda la organización. En otras palabras, las empresas con una estrategia bien definida y un software que respalde sus objetivos deberían estar en buena forma en lo que respecta a las auditorías ICE. Pero no se fíe sólo de nuestra palabra: esto es lo que hemos encontrado en ICE.gov:

"Para determinar el importe base de la multa, se dividirá el número de infracciones sustantivas/fallos técnicos o de procedimiento no corregidos e infracciones de contratar/continuar empleando a sabiendas por el número de Formularios I-9 que deberían haberse presentado para su inspección. El porcentaje de este cálculo es el porcentaje de infracción que determinará el importe mínimo y máximo de la multa base de la sanción civil. Este porcentaje puede cambiar dependiendo de si la infracción que se está evaluando es la primera infracción del empleador, la segunda infracción o una tercera infracción o superior."

Tras estos cálculos, el ICE determina el importe total de la multa de la sanción civil teniendo en cuenta los cinco factores legales siguientes:

• Tamaño de la empresa
• Buena fe del empresario
• La gravedad de la(s) infracción(es)
• La participación de trabajadores no autorizados
• Historial de infracciones anteriores

La gestión manual de los formularios I-9 puede dar lugar a la introducción de datos por duplicado, la omisión de campos y el incumplimiento de plazos. Pero el proceso no tiene por qué ser manual (ni tan arriesgado). De hecho, la solución líder de software I-9 tiene un historial de más de 20 años de soporte I-9 y cero multas. Incluso con las auditorías que se avecinan en el horizonte, las empresas que trabajan con socios tecnológicos expertos para mantener sus datos precisos y disfrutar de una mayor tranquilidad en torno a la continuidad de su negocio y el cumplimiento.

La mejor solución de software permitirá a los nuevos empleados cumplimentar sus formularios I-9 de forma rápida y completa, los revisará para comprobar su exactitud e integridad, y se mantendrá al día y conforme con las más de 1.200 normas sobre las que un equipo de personal debe estar al día es una parte crítica de una estrategia de cumplimiento de primer nivel. Cuando un software I-9 y de inmigración seguro y expansivo está integrado en el ADN de su equipo de RR.HH. o de cumplimiento, su organización puede estar preparada para una auditoría del ICE, independientemente de las tendencias del mercado y del panorama político.