¿Deberían los abogados internos supervisar las partidas contables y la revisión de las facturas legales de su empresa, o sería mejor externalizar esta tarea?
Facturas legales: no se puede vivir sin ellas, pero tampoco se puede ganar dinero sin ellas. Cuando los bufetes de abogados facturan por su tiempo y sus gastos, es fundamental estar al tanto de lo que se paga (y cuándo) mientras se trabaja para controlar los gastos legales externos y garantizar el cumplimiento normativo. Las partidas incorrectas, las descripciones vagas, las infracciones de las directrices o la facturación en bloque deben señalarse y responderse en consecuencia, pero ¿debe recaer todo esto en los ocupados revisores internos?
Con la demanda actual de rapidez y eficiencia, el tiempo de un departamento interno podría aprovecharse mejor en otras tareas, por lo que muchos equipos con visión de futuro están explorando la externalización de la revisión de facturas legales. Profundicemos en los entresijos del proceso de revisión de facturas, incluyendo cómo evaluar si la externalización es la decisión adecuada para su empresa.
Resumen rápido: ¿Qué es la revisión de facturas legales y quién la supervisa?
La revisión línea por línea de las facturas legales y el resaltado de cualquier infracción de las directrices o actividad no conforme, también conocida como revisión de facturas legales, suele recaer en los equipos jurídicos internos o en personal especializado. La revisión de facturas legales exige transparencia; con ella, se siguen las directrices de facturación y los términos del contrato, y se aplican los ajustes necesarios en las facturas.
Más allá de registrar y ayudar a reducir los gastos legales, la revisión de facturas legales (cuando se realiza correctamente) puede ayudar a tomar decisiones basadas en datos, cumplir con los plazos y garantizar que un bufete de abogados cumpla con las políticas, directrices y normas éticas. Pero también puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y, cuando se realiza manualmente, la revisión de facturas legales se convierte en una pesadilla en términos de presupuesto y cumplimiento normativo.
¿Debería externalizar la revisión de sus facturas legales?
La revisión de facturas legales suele delegarse a abogados y personal de apoyo jurídico del departamento jurídico de la empresa, ya que estos conocen a la perfección los objetivos legales de la empresa, tienen una visión profunda de cada caso y mantienen una relación con los asesores externos que deberían deberían poder indicarles si se les está facturando de manera oportuna y precisa. Pero, ¿es siempre así? A continuación, se incluyen cinco preguntas que debe hacerse al evaluar si su equipo debe plantear la posibilidad de externalizar la revisión de facturas legales:
¿Tu personal jurídico interno está sobrecargado de trabajo o se siente agotado?
Según una encuesta realizada por Juro y Wilson Sonsini, el 67 % de los abogados se sienten abrumados por tareas de escaso valor, como buscar manualmente en plantillas, responder a consultas básicas y revisar facturas legales. Externalizar el proceso de revisión de facturas no solo agiliza las aprobaciones y los pagos, sino que también permite que el personal interno disponga de más tiempo para centrarse en tareas importantes y de gran valor. Esto también sienta las bases para que los empleados se sientan más comprometidos y realizados, lo que mejora su bienestar general y ayuda a reducir la rotación de personal.
¿Existe la posibilidad de que se produzca un conflicto de intereses en las relaciones de su empresa?
La objetividad es esencial en la gestión de las relaciones con las empresas. Si su equipo de revisión interno mantiene una estrecha colaboración con sus bufetes de abogados, o incluso procede de bufetes externos, podría haber dudas a la hora de aplicar las directrices de facturación o mantener conversaciones difíciles sobre los gastos, lo que daría lugar a costes adicionales o incluso al incumplimiento de la normativa. Por otro lado, un socio de confianza para la facturación legal ofrece una gestión objetiva de las directrices de facturación, expertos dedicados para responder oportunamente a las consultas de los abogados externos y un proceso de apelación rápido y eficaz para resolver las inquietudes de manera oportuna y coherente. Esto garantiza que la relación entre el departamento jurídico de la empresa y los abogados externos se mantenga intacta, al tiempo que se respetan todos los acuerdos de facturación.
¿El número de empleados es un reto?
Muchos departamentos jurídicos corporativos resuelven la carga administrativa de su equipo interno contratando personal adicional específicamente para la revisión de facturas legales. Desafortunadamente, es casi imposible adelantarse a los constantes cambios en la carga de trabajo: ¿cómo se contrata a la cantidad «adecuada» de personas cuando un mes es tranquilo y el siguiente es abrumador? Además, hay que tener en cuenta la importante formación que requiere un asociado interno, que podría aumentar si la rotación de personal se incrementa (¡y hoy en día hay una gran demanda de revisores de facturas legales competentes!). Para evitar absorber los gastos generales cuando se tiene exceso de personal o un rendimiento insuficiente cuando la carga de trabajo aumenta, un equipo subcontratado ofrece una forma cómoda y coherente de garantizar que se utiliza la cantidad adecuada de recursos, en todo momento.
¿Está recopilando los datos analíticos adecuados?
Aunque su equipo interno esté al día con las facturas legales, ¿está recopilando información que pueda ayudar a tomar mejores decisiones y a mejorar la coherencia en el futuro? Por ejemplo, ¿puede analizar y clasificar sus gastos por zona geográfica, tipo de asunto, responsable del tiempo, etc., para identificar tendencias de rendimiento y asignar los gastos a las empresas con mejor rendimiento? Algunas de las mejores plataformas de revisión de facturas legales ofrecen datos tecnológicos para respaldar el análisis de los honorarios y gastos de los abogados realizado por su equipo, lo que le ayuda a optimizar sus gastos y previsiones.
IA + Experiencia humana de terceros: la clave para optimizar la revisión de facturas legales
Si la externalización de la revisión de facturas legales le parece la decisión adecuada para su equipo, vale la pena buscar una plataforma integrada que combine la revisión de facturas basada en inteligencia artificial con la revisión humana por parte de terceros. Esto no solo reduce la carga que supone la revisión de facturas, sino que también ofrece datos de gastos más precisos, procesables y fiables que usted puede aprovechar. El enfoque es doble:
- Análisis profundo de análisis de IA/ML identifica automáticamente elementos no conformes, errores, facturación bloqueada y mucho más. El aprendizaje automático puede ayudar a su equipo a mejorar en más de un 70 % la precisión de los datos de las facturas.
- Los expertos en revisión legal aplican un enfoque personalizado para detectar incluso los conceptos de factura más sutiles que incumplan la normativa, lo que le permite obtener una visión completa de sus gastos legales con todo su contexto.
Es una situación en la que todos ganan: usted mejora la eficiencia de su equipo interno y aumentas la previsibilidad de los pagos para los asesores externos.
