Les juristes d'entreprise doivent-ils contrôler les postes et superviser l'examen des factures juridiques de l'entreprise - ou faut-il les externaliser ?
Les factures juridiques : impossible de vivre avec elles, impossible de gagner de l'argent sans elles. Lorsque les cabinets d'avocats facturent leur temps et leurs dépenses, il est essentiel de savoir ce qui est payé (et quand) afin de contrôler les dépenses juridiques externes et d'assurer la conformité. Les postes incorrects, les descriptions vagues, les violations des lignes directrices ou la facturation en bloc doivent tous être signalés et faire l'objet d'une réponse appropriée - mais tout cela doit-il incomber à des réviseurs internes très occupés ?
Avec la demande actuelle de rapidité et d'efficacité, le temps d'un service interne pourrait être mieux utilisé ailleurs, le temps d'un service interne pourrait être mieux utilisé ailleurs, c'est pourquoi de nombreuses équipes tournées vers l'avenir envisagent d'externaliser la l'examen externalisé des factures juridiques. Nous allons nous pencher sur les tenants et les aboutissants du processus d'examen des factures, et notamment sur la manière d'évaluer si l'externalisation est la bonne solution pour votre entreprise.
Un bref rappel : Qu'est-ce que l'examen des projets de loi et qui le supervise ?
L'examen des factures juridiques ligne par ligne et la mise en évidence de toute violation des lignes directrices ou de toute activité non conforme - ou examen des factures juridiques - relèvent traditionnellement des équipes juridiques internes ou d'un personnel spécialisé. La révision des factures juridiques exige de la transparence ; grâce à elle, les directives de facturation et les termes de l'engagement sont respectés, et les ajustements de factures sont mis en œuvre si nécessaire.
Au-delà de la saisie et de la réduction des dépenses juridiques, l'examen des factures juridiques (lorsqu'il est effectué correctement) peut contribuer à la prise de décisions fondées sur des données, au respect des délais et à la conformité d'un cabinet d'avocats avec les politiques, les lignes directrices et les normes éthiques. Mais il peut aussi s'agir d'un processus chronophage - et lorsqu'il est effectué manuellement, le contrôle des factures juridiques devient un cauchemar en termes de budget et de conformité.
Devriez-vous externaliser l'examen de vos factures juridiques ?
L'examen des factures juridiques est souvent délégué aux avocats et au personnel de soutien juridique du service juridique de l'entreprise parce qu'ils ont une compréhension innée des objectifs juridiques de l'entreprise, une connaissance approfondie de chaque affaire et une relation avec les avocats externes qui devrait leur permettre d'améliorer la qualité de leur travail. devrait qui devraient être en mesure de leur dire s'ils sont facturés en temps voulu et avec exactitude. Mais est-ce toujours le cas ? Voici cinq questions à poser pour déterminer si votre équipe devrait justifier l'externalisation de l'examen des factures juridiques :
Votre personnel juridique interne est-il trop dispersé ou se sent-il épuisé ?
Selon une enquête réalisée par Juro et Wilson Sonsini67 % des avocats se sentent accaparés par des tâches à faible valeur ajoutée telles que la recherche manuelle dans des modèles, la réponse à des demandes de renseignements de base et l'examen de factures juridiques. Décharger le processus d'examen des factures permet non seulement d'accélérer les approbations et les paiements, mais aussi de donner plus de temps au personnel interne pour qu'il se concentre sur des tâches importantes et à forte valeur ajoutée. Cela prépare également le terrain pour que les employés se sentent plus engagés et épanouis, améliorant ainsi leur bien-être général tout en vous aidant à réduire le taux de rotation du personnel.
Existe-t-il un risque de conflit d'intérêts dans vos relations avec l'entreprise ?
L'objectivité est essentielle dans la gestion des relations avec les cabinets. Si votre équipe de révision interne entretient un partenariat étroit avec vos cabinets d'avocats - ou si elle provient elle-même de cabinets externes - vous pourriez hésiter à appliquer les directives de facturation ou à avoir des conversations sur les dépenses difficiles, ce qui entraînerait des coûts supplémentaires, voire une non-conformité. En revanche, un partenaire de confiance en matière de facturation juridique propose une gestion objective des directives de facturation, des experts dédiés pour répondre rapidement aux demandes des avocats externes et un processus d'appel rapide et efficace pour résoudre les problèmes en temps voulu et de manière cohérente. Cela garantit que la relation entre le service juridique de l'entreprise et l'avocat externe reste intacte et que tous les accords de facturation sont respectés.
Les effectifs posent-ils problème ?
De nombreux services juridiques d'entreprise résolvent le problème de la charge administrative qui pèse sur leur équipe interne en recrutant du personnel supplémentaire spécialement chargé de l'examen des factures juridiques. Malheureusement, il est pratiquement impossible d'anticiper le flux constant de la charge de travail - comment embaucher le "bon" nombre de personnes lorsqu'un mois est calme et que le suivant est surchargé ? Il faut également tenir compte de l'importance de la formation d'un collaborateur interne, qui peut s'avérer très coûteuse en cas d'augmentation du chiffre d'affaires (et les réviseurs de factures juridiques compétents sont très demandés de nos jours !) Pour éviter d'absorber des frais généraux en cas de sureffectif ou de sous-performance lorsque la charge de travail augmente, une équipe externalisée constitue un moyen pratique et cohérent de s'assurer que l'on utilise la bonne quantité de ressources - à chaque fois.
Recueillez-vous les bonnes données analytiques?
Même si votre équipe interne suit vos factures juridiques, recueille-t-elle des informations susceptibles d'améliorer la prise de décision et la cohérence à l'avenir ? Par exemple, pouvez-vous analyser et classer vos dépenses par zone géographique, type d'affaire, chronométreur, etc., afin d'identifier les tendances de performance et d'allouer les dépenses à vos cabinets les plus performants ? Certaines des meilleures plateformes d'examen des factures juridiques proposent des données technologiques pour étayer l'analyse des honoraires et des dépenses des avocats effectuée par leur équipe, ce qui vous permet d'optimiser vos dépenses et vos prévisions.
IA + expertise humaine tierce : La clé d'un contrôle optimisé des factures juridiques
Si l'externalisation de l'examen des factures juridiques semble être la bonne solution pour votre équipe, il est intéressant de trouver une plateforme intégrée qui combine l'examen des factures par l'IA et l'examen par un tiers humain. Cela permet non seulement de réduire la charge de travail liée à l'examen des factures, mais aussi d'obtenir des données plus précises, plus exploitables et plus fiables sur les dépenses que vous pouvez exploiter. L'approche est double :
- Profondeur Analyse IA / ML approfondie identifie automatiquement les éléments non conformes, les erreurs, les blocages de facturation, etc. L'apprentissage automatique peut aider votre équipe à améliorer de plus de 70 % la précision des données de facturation.
- Les experts en révision juridique interviennent avec une approche personnalisée pour capturer même les lignes de facture nuancées et non conformes, vous donnant ainsi une image complète de vos dépenses juridiques en contexte.
Tout le monde y gagne : vous améliorez l'efficacité de votre équipe interne et et vous augmentez la prévisibilité des paiements pour les avocats externes.
