Los profesionales de la gestión de la continuidad del negocio (BCM) se enfrentan a problemas complejos debido alas interrupciones operativasy las amenazas externasactuales. El profesional de BCM debe centrarse en la mitigación de riesgos, desde desastres naturales hasta ciberataques.
Este artículo repasa las áreas críticas que los profesionales de BCM gestionan para alcanzar el éxito. Esto significa ir más allá de los típicos problemas informáticos. También obtendrá consejos sobre áreas de recuperación operativa no técnicas.
Gestión de la continuidad del negocio
Todas las empresas han determinado la estructura con la que desean gestionar la continuidad del negocio. La financiación tiende a seguir esta estructura. Independientemente de quién sea el responsable de la continuidad del negocio, el proceso comienza con unanálisis del impacto en el negocio(BIA).
El objetivo del BIA es identificar las funciones críticas de una empresa. Analiza las posibles interrupciones, sus efectos en los sistemas y los costes asociados. El primer paso es identificar lo que vale la pena proteger.
Valor que merece la pena proteger
Todas las empresas tienen un valor inherente que merece la pena proteger. Estos valores suelen pasarse por alto. Rara vez se les da la importancia que merecen en los planes de continuidad del negocio.
Para ir sobre seguro, haz una lista de los valores fundamentales de la empresa, incluyendo:
- Personal
- Clientes
- Vendedores
- Operaciones
- Beneficios
- Marca
- Productos clave
- El ingrediente secreto
- Y más
Todo lo que usted considere un activo valioso necesita algún tipo de protección. En algunas empresas, hay puestos específicos que son fundamentales para el éxito futuro de la empresa. Puede enumerar las aplicaciones o sistemas críticos para la continuidad de su empresa.
Identificar amenazas potenciales
La lista de amenazas parece crecer cada año con nuevas pandemias y piratas informáticos. La clave es elaborar una lista que se centre en cómo cada amenaza afecta a diferentes valores. Este paso requiere cuidado a la hora de equilibrar la especulación con la investigación.
Algunas de las amenazas potenciales más comunes incluyen:
- Ciberataque
- Desastre natural
- Fuego
- Derrame químico
- Pérdida de tecnología
- Fallo en la cadena de suministro
- Absentismo laboral
- Empleado descontento
- Pérdida del edificio
Si no sabes cómo se ve afectado un activo o una función valiosos, no podrás determinar cómo protegerlos.
Priorizar la cobertura de protección
Los activos o funciones deben priorizarse para la acción. Cuanto mayor sea la prioridad, mayor será el presupuesto.
Para sentar las bases:
- Considera el valor del activo o la función.
- Considerar la necesidad de recuperación de la empresa en caso de que se produzca un evento de riesgo.
- Documente este paso para poder acceder fácilmente a él cuando elabore su plan de continuidad del negocio.
También puede clasificar los activos y funciones valiosos según sus perspectivas a corto y largo plazo. Sus prioridades deben establecer acciones específicas para ambos tipos de circunstancias. Un evento catastrófico para la empresa puede ocurrir en pocos minutos o a lo largo de meses.
Plan de continuidad del negocio
Es una tragedia cuando los planes de continuidad del negocio se convierten en informes archivados. En su lugar, considere el plan como un documento vivo. Este tipo de plan se actualiza a menudo con la información más reciente.
El valor de los activos puede cambiar. Los ejecutivos pueden llevar a la empresa por un nuevo rumbo. Las funciones pueden variar debido a la racionalización o consolidación del negocio.
Es posible que los protocolos de respuesta deban modificarse con la rotación de proveedores. Se podría añadir una nueva implementación de un sistema para gestionar la resolución de conflictos. Dada la participación de muchos departamentos, el documento debe mantenerse flexible y actualizado.
Asignaciones de personal
Los empleados clave deben asumir responsabilidades específicas para reducir el riesgo y aumentar la recuperación. Los participantes de cada departamento deben saber qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo. Las revisiones planificadas o las fechas de práctica son fundamentales para el equipo de respuesta de continuidad del negocio.
El plan debe enumerar las funciones de cada empleado participante en función de cualquier evento de riesgo dado. La rapidez para tomar medidas es fundamental para evitar pérdidas o daños en las operaciones, las finanzas y la reputación. Los empleados deben implementar cambios ante un incidente antes de que se convierta en un problema real.
El apoyo del personal directivo es fundamental para que los empleados se responsabilicen de sus funciones. Los empleados necesitarán formación sobre continuidad y recuperación del negocio. Los alumnos deben recibir una calificación por criterios de rendimiento situacional en su evaluación de empleados.
Mitigación de riesgos
La mejor manera de mitigar el riesgo es supervisar periódicamente todas las áreas críticas del plan de continuidad. Esto podría incluirla formación cruzada de los empleadosen las funciones esenciales del departamento. Además, se deben realizar evaluaciones periódicas de los riesgos de las operaciones y el entorno de la empresa.
Otra forma de gestión de riesgos incluye medidas preventivas. Por ejemplo, es posible que desee disponer de una ubicación secundaria para determinadas actividades. Contar con varios proveedores o redundancias operativas también puede reducir los factores de riesgo.
El objetivo es encontrar formas de reducir o eliminar el riesgo. También puede averiguar hasta qué punto los ejecutivos están dispuestos a aceptar una pérdida. Este conocimiento le permitirá tomar decisiones rápidas durante un evento catastrófico.
Estrategia de recuperación
No hay un presupuesto lo suficientemente grande como para planificar todas las eventualidades. Pero puedes prepararte para las tres o cuatro principales a las que podría enfrentarse tu sector. Algunas de las más comunes son la pérdida de:
- Disponibilidad de los empleados debido a problemas de salud, tormentas o huelgas.
- Acceso al edificio debido a daños, productos químicos o cortes de suministro.
- Cadena de suministro debido a huelgas, errores o problemas con los proveedores.
- Tecnología debido a ciberataques, interrupciones del servicio o proveedores.
Tendrás que determinar qué fases de tu estrategia de recuperación empresarial vas a poner en práctica.
Plan de continuidad de pruebas
Los planes no sirven de nada a menos que se prueben y se demuestre su viabilidad. El proceso de prueba del plan de continuidad del negocio también le ayuda a detectar deficiencias y problemas de rendimiento en su programa.
Debe probar todos los aspectos del plan. Esto incluye las actividades de su equipo de respuesta para la continuidad del negocio.
Las pruebas revelarán la importancia de cada factor de recuperación para la empresa. También aclararán qué nivel de incidente requiere medidas específicas, en comparación con el sentido común de los empleados. No todos los problemas tienen que ver con la continuidad del negocio.
La clave es asegurarse de que se dispone de protocolos de gestión de eventos claros y bien entendidos. Dedique tiempo a determinar cómo se iniciarán las comunicaciones internas y externas.
Puede basar el momento y la cantidad de comunicación en el nivel de impacto evaluado. El impacto también puede determinar quién recibe las comunicaciones. Esto puede incluir a accionistas, partes interesadas, gerentes, clientes y otros.
La gestión de la comunicación en situaciones de crisis debe incluir una estructura de escalamiento y difusión. Las comunicaciones internas funcionan mejor cuando se gestionan en grupos o equipos. La comunicación externa debe realizarse a través de una red predeterminada que esté familiarizada con la empresa.
Mejorar la continuidad del negocio
La continuidad del negocio es un proceso que requiere un esfuerzo constante para proteger los activos y las funciones de la empresa. Un análisis del impacto en el negocio es fundamental para garantizar que todas las actividades mitiguen el riesgo. Sin embargo, un plan de recuperación puede resultar insuficiente si los empleados participantes no lo prueban.
Siguiendo las directrices de gestión de la continuidad, sus empleados demostrarán una notable capacidad de recuperación a la hora de mitigar una crisis.
Para conocer las tendencias del BCM, consultenuestras últimas entradas del blog, donde encontrará información similar. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
