Fachleute für Business Continuity Management (BCM) stehen angesichtsder heutigen Betriebsstörungenund externen Bedrohungen vor komplexen Problemen. Der BCM-Experte muss sich auf die Risikominderung konzentrieren, von Naturkatastrophen bis hin zu Cyberangriffen.
Dieser Artikel befasst sich mit den kritischen Schwerpunktbereichen, die BCM-Fachleute für den Erfolg verwalten. Das bedeutet, über die typischen IT-Probleme hinauszugehen. Sie erhalten auch Tipps zu nicht-technischen Bereichen der Betriebswiederherstellung.
Management der Geschäftskontinuität
Jedes Unternehmen hat festgelegt, wie die Geschäftskontinuität verwaltet werden soll. Die Finanzierung folgt in der Regel dieser Struktur. Unabhängig davon, wer für die Geschäftskontinuität verantwortlich ist, beginnt der Prozess mit einerBusiness Impact Analysis(BIA).
Der Zweck der BIA besteht darin, die kritischen Funktionen eines Unternehmens abzubilden. Dabei werden potenzielle Störungen, ihre Auswirkungen auf Systeme und die damit verbundenen Kosten analysiert. Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, was schützenswert ist.
Schützenswerter Wert
Jedes Unternehmen hat einen inhärenten Wert, der es wert ist, geschützt zu werden. Diese Werte werden oft übersehen. Sie werden in Business-Continuity-Plänen selten angemessen berücksichtigt.
Um auf Nummer sicher zu gehen, erstellen Sie eine Liste der grundlegenden Unternehmenswerte, darunter:
- Mitarbeiter
- Kunden
- Verkäufer
- Betrieb
- Gewinne
- Marke
- Wichtige Produkte
- Die geheime Zutat
- Und mehr
Alles, was Sie als wertvolles Gut einstufen, muss in irgendeiner Form geschützt werden. In manchen Unternehmen sind bestimmte Funktionen für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Sie können eine geschäftskritische Anwendung oder ein System auflisten, das für die Kontinuität Ihres Unternehmens notwendig ist.
Potenzielle Bedrohungen identifizieren
Die Liste der Bedrohungen scheint jedes Jahr länger zu werden, mit neuen Pandemien und Internet-Hackern. Der Schlüssel liegt darin, eine Liste zu erstellen, die sich darauf konzentriert, wie sich jede Bedrohung auf verschiedene Werte auswirkt. Bei diesem Schritt muss sorgfältig zwischen Spekulation und Recherche abgewogen werden.
Zu den häufigsten potenziellen Bedrohungen zählen:
- Cyberangriff
- Naturkatastrophe
- Feuer
- Chemikalienaustritt
- Technologieverlust
- Ausfall der Lieferkette
- Fehlzeiten der Mitarbeiter
- Unzufriedener Mitarbeiter
- Gebäudeschaden
Wenn Sie nicht wissen, wie sich etwas Wertvolles oder eine wichtige Funktion verändert, können Sie auch nicht entscheiden, wie Sie es schützen sollen.
Schutzdeckung priorisieren
Die Vermögenswerte oder Funktionen müssen für Maßnahmen priorisiert werden. Je höher die Priorität, desto größer das Budget.
Um eine Grundlage zu schaffen:
- Berücksichtigen Sie den Wert des Vermögenswerts oder der Funktion.
- Berücksichtigen Sie den Bedarf des Unternehmens an einer Erholung, falls ein Risikoereignis eintritt.
- Dokumentieren Sie diesen Schritt, damit Sie bei der Ausarbeitung Ihres Business-Continuity-Plans leicht darauf zugreifen können.
Sie können wertvolle Vermögenswerte und Funktionen auch nach ihrer kurz- und langfristigen Perspektive einstufen. Ihre Prioritäten müssen konkrete Maßnahmen für beide Fälle festlegen. Ein katastrophales Unternehmensereignis kann innerhalb weniger Minuten oder über Monate hinweg eintreten.
Geschäftskontinuitätsplan
Es ist eine Tragödie, wenn Business-Continuity-Pläne zu Berichten werden, die in der Schublade verschwinden. Betrachten Sie den Plan stattdessen als ein lebendiges Dokument. Diese Art von Plan wird häufig mit den neuesten Informationen aktualisiert.
Der Wert von Vermögenswerten kann sich ändern. Führungskräfte können das Unternehmen in eine neue Richtung lenken. Funktionen können sich aufgrund von Rationalisierungen oder Konsolidierungen im Geschäftsbereich ändern.
Die Reaktionsprotokolle müssen möglicherweise mit dem Wechsel der Anbieter angepasst werden. Möglicherweise muss ein neues System zur Konfliktlösung implementiert werden. Da viele Abteilungen beteiligt sind, muss das Dokument flexibel und aktuell bleiben.
Personalzuweisungen
Schlüsselpersonen müssen bestimmte Verantwortlichkeiten tragen, um Risiken zu reduzieren und die Wiederherstellung zu verbessern. Die Mitarbeiter jeder Abteilung müssen wissen, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wie es zu tun ist. Geplante Überprüfungen oder Übungstermine sind für Ihr Business-Continuity-Team von entscheidender Bedeutung.
Der Plan muss die Aufgaben jedes beteiligten Mitarbeiters auf der Grundlage eines bestimmten Risikoereignisses auflisten. Schnelles Handeln ist entscheidend für Verluste oder Schäden in Bezug auf Betrieb, Finanzen und Reputation. Die Mitarbeiter müssen bei einem Vorfall Veränderungen vornehmen, bevor dieser zu einem echten Problem wird.
Die Unterstützung durch leitende Mitarbeiter ist entscheidend, damit die Mitarbeiter ihrer Verantwortung gerecht werden können. Die Mitarbeiter benötigen Schulungen zu Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung. Die Schulungsteilnehmer sollten in ihrer Mitarbeiterbewertung eine Note für ihre situativen Leistungskriterien erhalten.
Risikominderung
Der beste Weg, Risiken zu minimieren, besteht darin, alle kritischen Bereiche des Kontinuitätsplans regelmäßig zu überwachen. Dazu kann auchdie bereichsübergreifende Schulung von Mitarbeiternin wesentlichen Abteilungsfunktionen gehören. Führen Sie außerdem regelmäßige Risikobewertungen der Betriebsabläufe und der Umgebung des Unternehmens durch.
Eine weitere Form des Risikomanagements umfasst vorbeugende Maßnahmen. Beispielsweise könnten Sie für bestimmte Aktivitäten einen zweiten Standort einrichten. Auch mehrere Anbieter oder operative Redundanzen können Risikofaktoren reduzieren.
Das Ziel besteht darin, Wege zu finden, um Risiken zu reduzieren oder zu beseitigen. Sie können auch erfahren, in welcher Höhe Führungskräfte bereit sind, Verluste zu akzeptieren. Dieses Wissen versetzt Sie in die Lage, bei einem Katastrophenfall schnelle Entscheidungen zu treffen.
Wiederherstellungsstrategie
Es gibt kein Budget, das groß genug ist, um alle Eventualitäten zu planen. Sie können sich jedoch auf die drei oder vier wichtigsten Eventualitäten vorbereiten, mit denen Ihre Branche konfrontiert sein könnte. Zu den häufigsten gehören der Verlust von:
- Verfügbarkeit der Mitarbeiter aufgrund von Gesundheitsproblemen, Unwettern oder Streiks
- Zugang zum Gebäude aufgrund von Schäden, Chemikalien oder Ausfällen
- Lieferkette aufgrund von Streiks, Fehlern oder Problemen mit Lieferanten
- Technologie aufgrund von Cyberangriffen, Ausfällen oder Anbietern
Sie müssen festlegen, welche Phasen Ihrer Strategie zur Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs Sie umsetzen möchten.
Test-Kontinuitätsplan
Pläne sind wertlos, wenn sie nicht getestet und als praktikabel erwiesen sind. Der Testprozess für Business-Continuity-Pläne hilft Ihnen auch dabei, Lücken und Leistungsprobleme in Ihrem Programm zu erkennen.
Sie sollten alle Aspekte des Plans testen. Dazu gehören auch die Aktivitäten Ihres Business-Continuity-Response-Teams.
Die Tests zeigen, wie wichtig jeder einzelne Wiederherstellungsfaktor für das Unternehmen ist. Außerdem wird dadurch klar, bei welchem Ausmaß eines Vorfalls bestimmte Maßnahmen erforderlich sind, im Vergleich zu den Maßnahmen, die Mitarbeiter mit gesundem Menschenverstand ergreifen würden. Nicht alle Probleme betreffen die Geschäftskontinuität.
Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass Sie über klare und gut verständliche Protokolle für das Ereignismanagement verfügen. Nehmen Sie sich Zeit, um festzulegen, wie die interne und externe Kommunikation initiiert werden soll.
Sie können den Zeitpunkt und den Umfang der Kommunikation auf der Grundlage der bewerteten Auswirkungen festlegen. Die Auswirkungen können auch darüber entscheiden, wer die Mitteilungen erhält. Dazu können Aktionäre, Stakeholder, Manager, Kunden und andere gehören.
Das Krisenkommunikationsmanagement sollte eine Eskalations- und Verbreitungsstruktur umfassen. Interne Kommunikation funktioniert am besten, wenn sie in Gruppen oder Teams abgewickelt wird. Die externe Kommunikation sollte über ein vorab festgelegtes Netzwerk erfolgen, das mit dem Unternehmen vertraut ist.
Verbesserung der Geschäftskontinuität
Geschäftskontinuität ist ein Prozess, der kontinuierliche Anstrengungen zum Schutz der Unternehmensressourcen und -funktionen erfordert. Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten Risiken mindern. Ein Wiederherstellungsplan kann jedoch unzureichend sein, wenn die beteiligten Mitarbeiter ihn nicht testen.
Wenn Sie die Richtlinien zum Kontinuitätsmanagement befolgen, werden Ihre Mitarbeiter bei der Bewältigung einer Krise eine bemerkenswerte Widerstandsfähigkeit zeigen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
