Les professionnels de la gestion de la continuité des activités (BCM) sont confrontés à des problèmes complexes liésaux perturbations opérationnelleset aux menaces externesactuelles. Le professionnel BCM doit se concentrer sur l'atténuation des risques, qu'il s'agisse de catastrophes naturelles ou de cyberattaques.
Cet article passe en revue les domaines critiques que les professionnels de la gestion de la continuité des activités (BCM) doivent maîtriser pour réussir. Cela signifie aller au-delà des problèmes informatiques classiques. Vous trouverez également des conseils sur les domaines non techniques liés à la reprise des opérations.
Gestion de la continuité des activités
Chaque entreprise a déterminé la structure selon laquelle elle souhaite gérer la continuité des activités. Le financement tend à suivre cette structure. Quel que soit le responsable de la continuité des activités, le processus commence par uneanalyse d'impact sur les activités(BIA).
L'objectif de l'analyse d'impact sur les activités (BIA) est de cartographier les fonctions critiques d'une entreprise. Elle analyse les perturbations potentielles, leurs effets sur les systèmes et les coûts associés. La première étape consiste à identifier ce qui mérite d'être protégé.
Une valeur qui mérite d'être protégée
Chaque entreprise possède une valeur intrinsèque qui mérite d'être protégée. Ces valeurs sont souvent négligées. Elles sont rarement prises en compte de manière adéquate dans le plan de continuité des activités.
Pour jouer la carte de la sécurité, dressez une liste des valeurs fondamentales de l'entreprise, notamment :
- Personnel
- Clients
- Vendeurs
- Opérations
- Bénéfices
- Marque
- Produits clés
- La recette secrète
- Et plus encore
Tout ce que vous considérez comme un actif précieux doit bénéficier d'une certaine forme de protection. Dans certaines entreprises, certains rôles spécifiques sont essentiels à la réussite future de l'entreprise. Vous pouvez dresser la liste des applications ou des systèmes critiques nécessaires à la continuité de votre entreprise.
Identifier les menaces potentielles
La liste des menaces semble s'allonger chaque année avec l'apparition de nouvelles pandémies et le développement du piratage informatique. Il est essentiel de dresser une liste qui mette l'accent sur l'impact de chaque menace sur différentes valeurs. Cette étape nécessite de trouver le juste équilibre entre spéculation et recherche.
Parmi les menaces potentielles les plus courantes, on peut citer :
- cyberattaque
- Catastrophe naturelle
- Feu
- Déversement de produits chimiques
- Perte technologique
- Défaillance de la chaîne d'approvisionnement
- Absentéisme des employés
- Employé mécontent
- Perte immobilière
Si vous ne savez pas comment un actif ou une fonction précieux sont affectés, vous ne pourrez pas déterminer comment les protéger.
Donner la priorité à la couverture de protection
Les actifs ou les fonctions doivent être classés par ordre de priorité pour l'action. Plus la priorité est élevée, plus le budget est important.
Pour établir une base :
- Considérez la valeur de l'actif ou de la fonction.
- Prendre en compte les besoins de l'entreprise en matière de reprise après sinistre en cas de survenance d'un événement à risque.
- Documentez cette étape afin de pouvoir y accéder facilement lorsque vous élaborerez votre plan de continuité des activités.
Vous pouvez également classer les actifs et les fonctions importants en fonction de leurs perspectives à court et à long terme. Vos priorités doivent définir des mesures spécifiques pour ces deux types de circonstances. Un événement catastrophique peut survenir dans une entreprise en quelques minutes ou s'étaler sur plusieurs mois.
Plan de continuité des activités
Il est tragique que les plans de continuité des activités finissent par être relégués au rang de simples rapports. Considérez plutôt ce plan comme un document évolutif. Ce type de plan est souvent mis à jour avec les dernières informations disponibles.
La valeur des actifs peut changer. Les dirigeants peuvent orienter l'entreprise dans une nouvelle direction. Les fonctions peuvent varier en raison de la rationalisation ou de la consolidation des activités.
Les protocoles d'intervention pourraient devoir être modifiés en fonction de la rotation des fournisseurs. Une nouvelle mise en œuvre d'un système de résolution des conflits pourrait être ajoutée. Compte tenu de la participation de nombreux services, le document doit rester flexible et à jour.
Affectations du personnel
Les employés clés doivent assumer des responsabilités spécifiques afin de réduire les risques et d'augmenter les chances de reprise. Les participants de chaque service doivent savoir quoi faire, quand le faire et comment le faire. Les dates prévues pour les révisions ou les exercices pratiques sont essentielles pour votre équipe chargée de la continuité des activités.
Le plan doit énumérer les tâches de chaque employé participant en fonction de tout événement à risque donné. La rapidité d'action est essentielle pour éviter les pertes ou les dommages sur les opérations, les finances et la réputation. Les employés doivent mettre en œuvre des changements dès qu'un incident se produit, avant qu'il ne devienne un véritable problème.
Le soutien des cadres supérieurs est essentiel pour que les employés restent responsables de leurs fonctions. Les employés auront besoin d'une formation sur la continuité des activités et la reprise après sinistre. Les stagiaires devraient recevoir une note pour les critères de performance situationnelle dans leur évaluation d'employé.
Atténuation des risques
La meilleure façon d'atténuer les risques consiste à surveiller régulièrement tous les aspects critiques du plan de continuité. Cela peut inclurela formation croisée des employésaux fonctions essentielles du service. Il convient également de procéder à des évaluations périodiques des risques liés aux activités et à l'environnement de l'entreprise.
Une autre forme de gestion des risques consiste à prendre des mesures préventives. Par exemple, vous pouvez prévoir un site secondaire pour certaines activités. Le fait d'avoir plusieurs fournisseurs ou des redondances opérationnelles peut également réduire les facteurs de risque.
L'objectif est de trouver des moyens de réduire ou d'éliminer les risques. Vous pouvez également déterminer le niveau de perte que les dirigeants sont prêts à accepter. Ces informations vous permettront de prendre des décisions rapides en cas de catastrophe.
Stratégie de reprise
Le budget n'est pas suffisant pour prévoir toutes les éventualités. Mais vous pouvez vous préparer aux trois ou quatre principales situations auxquelles votre secteur pourrait être confronté. Parmi les plus courantes, on peut citer la perte :
- Disponibilité des employés en raison de problèmes de santé, de tempêtes ou de grèves
- Accès au bâtiment en raison de dommages, de produits chimiques ou de pannes
- Chaîne d'approvisionnement en raison de grèves, d'erreurs ou de problèmes avec les fournisseurs
- Technologie due aux cyberattaques, aux pannes ou aux fournisseurs
Vous devrez déterminer quelles phases de votre stratégie de reprise d'activité vous souhaitez mettre en place.
Plan de continuité des tests
Les plans ne servent à rien s'ils ne sont pas testés et éprouvés. Le processus de test du plan de continuité des activités vous aide également à repérer les lacunes et les problèmes de performance de votre programme.
Vous devez tester tous les aspects du plan. Cela inclut les activités de votre équipe chargée de la continuité des activités.
Les tests permettront de déterminer l'importance de chaque facteur de reprise pour l'entreprise. Ils permettront également de clarifier le niveau d'incident qui nécessite des mesures spécifiques, par rapport au bon sens des employés. Tous les problèmes ne concernent pas la continuité des activités.
La clé est de vous assurer que vous disposez de protocoles de gestion des événements clairs et bien compris. Prenez le temps de déterminer comment les communications internes et externes seront initiées.
Vous pouvez baser le calendrier et la quantité de communications sur le niveau d'impact évalué. L'impact peut également déterminer qui reçoit les communications. Cela peut inclure les actionnaires, les parties prenantes, les dirigeants, les clients et d'autres personnes.
La gestion de la communication de crise doit inclure une structure d'escalade et de diffusion. Les communications internes fonctionnent mieux lorsqu'elles sont gérées en groupes ou en équipes. Les communications externes doivent passer par un réseau prédéterminé qui connaît bien l'entreprise.
Améliorer la continuité des activités
La continuité des activités est un processus qui nécessite des efforts constants pour protéger les actifs et les fonctions de l'entreprise. Une analyse d'impact sur les activités est essentielle pour garantir que toutes les activités atténuent les risques. Cependant, un plan de reprise peut s'avérer insuffisant si les employés concernés ne le testent pas.
En suivant les directives de gestion de la continuité, vos employés feront preuve d'une résilience remarquable pour atténuer une crise.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
