Los planes de acción afirmativa funcional (FAAP) detallan un segmento de la operación comercial de un contratista. Debido a que los FAAP reflejan cómo los contratistas hacen negocios, pueden abordar mejor los problemas que afectan la igualdad de acceso que los planes de establecimiento.
Este blog describe qué son los FAAP, por qué la mayoría de los contratistas no los utilizan y por qué pueden seguir siendo una buena opción para algunos empleadores. Cualquier contratista federal con una estructura organizativa compleja debería sopesar las ventajas y desventajas de adoptar los FAAP.
Requisitos de la FAAP
Tal y como se describe en la Directiva 2-13-01 Rev. 3 de la OFCCP, los FAAP deben tener al menos 50 empleados. Cada FAAP debe nombrar a un responsable ejecutivo (una persona a cargo de la unidad con «responsabilidad clara» para avanzar hacia los objetivos del plan de acción afirmativa). El responsable puede ser un director, un vicepresidente o un director ejecutivo, dependiendo del tamaño del FAAP. Los sistemas de RR. HH. deben mantener registros de personal específicos para cada unidad de negocio notificada. Un FAAP debe incluir los elementos del AAP descritos en las normas de suministro y servicios: 41 CFR 60-2 y, «si procede», la subparte C de 41 CFR 60-300 y la subparte C de 41 CFR 60-741.
Beneficios de FAAP
Si el FAAP cumple los requisitos básicos de tamaño, identificación de un responsable de gestión y mantenimiento centralizado de registros, la OFCCP debería aceptar la agrupación. Los FAAPS son un medio eficaz para analizar los perfiles de diversidad de los contratistas y supervisar los avances hacia la consecución de la igualdad de acceso. La visión operativa que ofrece un FAAP, por ejemplo, del departamento financiero de un contratista, facilita un análisis significativo de los patrones y tendencias en la representación de género, raza y discapacidad de esa función o unidad de negocio.
Los FAAP son flexibles. La unidad de negocio que se comunique no tiene por qué ser gigantesca (puede tener tan solo cincuenta empleados, como se ha señalado anteriormente). Los contratistas pueden dividir una gran línea de negocio en FAAP independientes para cada una de las unidades funcionales que la componen. Los contratistas pueden mantener al mismo tiempo tanto los FAAP como los planes de establecimiento específicos para cada ubicación; por ejemplo, un FAAP para las operaciones de marketing que se llevan a cabo desde múltiples lugares de trabajo, además de planes de establecimiento individuales para cada uno de los centros de atención telefónica que implementan los planes del grupo de marketing.
La nueva carta de programación y la lista detallada de la OFCCP pueden ser otra razón para considerar la adopción de los FAAP. Tal y como está redactada, los contratistas deben detallar los programas orientados a la acción que se han emprendido para abordar «cualquier» indicador identificado en la revisión del sistema de compensación 41 CFR 2.17(b) (punto 7) y «cualquier» infrarrepresentación de personas con discapacidad en un grupo de puestos de trabajo (punto 11). No todos los indicadores específicos de un plan en un plan de establecimiento justifican una respuesta proactiva, pero, al menos sobre el papel, la OFCCP exige precisamente esa respuesta específica para cada indicador en cada uno de los establecimientos de un contratista. Dado que los FAAP se ajustan mejor al funcionamiento de una organización, es probable que los indicadores identificados tengan más significado y, por lo tanto, se hayan abordado.
El FAAPS puede ayudar a resolver otro punto débil en el mantenimiento de los planes de establecimiento: la contabilización de las personas asignadas a una ubicación para las que las decisiones sobre el personal se toman en otra ubicación. «Los empleados para los que las decisiones de selección se toman en un establecimiento de nivel superior dentro de la organización deben incluirse en el programa de acción afirmativa del establecimiento en el que se toma la decisión de selección». (41 C.F.R. §60-2.1(d) (3). Dado que los FAAP informan sobre los empleados basándose en la estructura jerárquica de los grupos de trabajo, la ubicación del trabajo tiene poca relevancia, lo que hace innecesario «anotar» a las personas fuera de un plan y dentro de otro.
Además, «las unidades FAAP que hayan sido sometidas a una evaluación de cumplimiento estarán exentas de otra evaluación durante 36 meses a partir de la fecha en que la OFCCP haya cerrado la evaluación anterior». Dir 2013-01 Rev. 3 Sección 8(h). Esto supera el intervalo de 24 meses disponible para los planes de establecimiento.
Negativos FAAP
Los contratistas no pueden simplemente adoptar los FAAP. La OFCCP debe aprobarlos. Como es habitual, la OFCCP subestima el tiempo que necesitan los contratistas para preparar la solicitud detallada. (El apéndice A de Dir-2013 describe los complejos requisitos).
Los FAAP pueden ser difíciles de gestionar en organizaciones que experimentan cambios estructurales frecuentes, ya que los contratistas deben informar de las reorganizaciones, fusiones/adquisiciones y cambios en el «contacto corporativo principal» pertinentes en un plazo de 60 días. Esto resulta oneroso. El acuerdo FAAP que los contratistas deben firmar para mantener los planes funcionales establece un requisito adicional de presentación anual. (Actualmente no hay referencias a este requisito en la Directiva FAAP y solo hay una referencia de pasada en las preguntas frecuentes sobre FAAP). Los contratistas deben renovar el permiso para mantener el FAAP cada 5 años, lo que genera más gastos administrativos.
Una fortaleza del programa FAAP también puede ser un aspecto negativo. Tras una auditoría, un FAAP de gran envergadura puede proporcionar a la OFCCP más datos que los planes de establecimientos con una única ubicación. Un mayor número de contrataciones, ascensos y despidos que revisar puede significar más oportunidades para que la OFCCP identifique posibles problemas. Además, al revisar un gran conjunto de transacciones, una pequeña diferencia (por ejemplo, contratar a unos pocos hombres más que mujeres) puede tener importancia estadística, lo que indicaría una posible discriminación, algo que la OFCCP debería investigar. Los indicadores de un gran conjunto de datos y una pequeña diferencia real en las tasas de selección deben tomarse con cautela, ya que pueden tener poca «importancia práctica». Lamentablemente, los responsables de cumplimiento de la Agencia a veces asumen que existe discriminación sistémica en estas situaciones.
Una forma de abordar el problema de los «grandes números» es mantener los FAAP pequeños. Los contratistas federales pueden ajustar el número de empleados en los FAAP, lo que es imposible con los planes de establecimiento, cuyo tamaño viene determinado por el número de empleados que dependen de una ubicación específica. Sin embargo,incluso con FAAP pequeños, se cierne otra posible desventaja. Los FAPP pueden proporcionar a la OFCCP la misma visión clara de la unidad de negocio del contratista que tiene el propio contratista. Antes de adoptar los FAAP, modélelos para detectar posibles problemas. Realice esta revisión bajo privilegio legal para preservar la confidencialidad. Asegúrese de tomar medidas proactivas para abordar los problemas que revele su FAAP.
Conclusión
La fuerza laboral es cada vez más dinámica. Cada vez son menos las empresas cuyos organigramas se ajustan a los lugares de trabajo «físicos» que figuran en los planes de establecimiento. Lo que era adecuado para una economía manufacturera puede no serlo para una fuerza laboral distribuida y tecnológicamente interconectada.
La carga administrativa inherente al actual programa FAAP ha limitado el número de contratistas que lo adoptan. Además, algunos contratistas consideran que la claridad que proporcionan los FAAP supone un posible riesgo de auditoría, lo que frena el entusiasmo de algunos contratistas.
Actualmente, menos de 100 de los 24 000 contratistas federales mantienen FAAP. No obstante, los contratistas con organizaciones complejas y distribuidas deberían considerar la posibilidad de adoptar FAAP. Estos revelan problemas que afectan a la igualdad de acceso e identifican al responsable de la empresa encargado de dar respuesta. Si se utilizan correctamente, los FAAP son eficaces.
Al adoptar los FAAP, su organización puede pasar de informar sobre puntuaciones, cientos o incluso miles de planes de establecimientos, a preparar un puñado de planes funcionales o específicos para cada unidad de negocio. Esto puede ser motivo suficiente para adoptar los FAAP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
