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El próximo año se cumplirá el décimo aniversario de la Norma sobre Solicitantes por Internet, una norma de mantenimiento de registros utilizada por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) para determinar qué registros de solicitantes deben conservar los contratistas federales. Antes de esta norma, los contratistas federales tenían que basarse en las Directrices Uniformes sobre Procedimientos de Selección de Empleados (UGESP) y sus Preguntas y Respuestas para determinar sus obligaciones de mantenimiento de registros en relación con los datos de los solicitantes. En aquel entonces, la regla general era que toda persona que presentara una solicitud se consideraba un solicitante. En 2000, las agencias de la UGESP (la OFCCP, la EEOC, el Departamento de Justicia de los Estados Unidos (DOJ) y la predecesora de la Oficina de Gestión de Personal (OPM)) recibieron el encargo de evaluar cómo el uso de Internet como herramienta de búsqueda de empleo estaba afectando a las obligaciones de los empleadores en materia de mantenimiento de registros con respecto a los solicitantes. También evaluaron la necesidad de introducir cambios en las preguntas y respuestas de la UGESP. Al no alcanzarse un consenso, la OFCCP publicó en 2004 un aviso de propuesta de reglamentación para añadir la definición de «solicitante por Internet» a sus reglamentos de aplicación en virtud de la Orden Ejecutiva 11246. La norma definitiva entró en vigor en 2006.
Según la Norma sobre solicitantes por Internet de la OFCCP, un solicitante de empleo debe cumplir cuatro criterios para ser clasificado como solicitante a efectos de registro, notificación y análisis por parte de los contratistas:
- El solicitante de empleo ha presentado una manifestación de interés en el empleo a través de Internet o tecnologías de datos electrónicos relacionadas.
- El empleador considera al solicitante de empleo para un puesto vacante concreto.
- La expresión de interés del solicitante de empleo indica que la persona posee las cualificaciones básicas anunciadas, no comparativas, objetivas y relacionadas con el puesto de trabajo.
- El solicitante de empleo no indica en ningún momento antes de recibir una oferta que ya no está interesado en el puesto de trabajo para el que el empleador ha considerado su candidatura.
¿Cómo se puede sacar el máximo partido a la norma sobre los solicitantes por Internet?
Dado que el entorno actual de contratación sigue evolucionando, la pregunta que todos los contratistas deberían plantearse es cómo pueden sacar el máximo partido a la Norma sobre solicitantes por Internet. Comencemos por desglosar los criterios de la Norma y cómo se debe aplicar.
- Comience con los requisitos básicos para el puesto.
Verifique que está utilizando la lista más reciente y adecuada de requisitos básicos para el puesto que está publicando. Dado que estos pueden cambiar con el tiempo, asegúrese de que la información esté actualizada. Tenga en cuenta que «requisitos básicos» es un término jurídico técnico y no es lo mismo que requisitos mínimos. Por ejemplo, ser un buen comunicador puede ser un requisito mínimo, pero no puede ser un requisito básico según la Norma de Solicitud por Internet, ya que no se puede medir de forma objetiva.
Las cualificaciones básicas le proporcionan los criterios objetivos necesarios para evaluar quién puede convertirse en candidato. Es posible que reciba cientos de expresiones de interés de solicitantes de empleo no cualificados; por lo tanto, usted querrá saber quién está cualificado. Si un solicitante de empleo no tiene las cualificaciones básicas, entonces no es un candidato, incluso si revisa su currículum. No incluya en sus datos de candidatos para el análisis del plan de acción afirmativa (AAP) a los solicitantes de empleo que no cumplan con los requisitos básicos para el puesto que desea cubrir.
- Considera al solicitante de empleo para el puesto vacante.
El siguiente criterio es considerar al solicitante de empleo para el puesto vacante. Considerar significa evaluar de manera sustantiva las calificaciones, habilidades, experiencia, educación, etc. del solicitante de empleo. Si un solicitante de empleo posee las calificaciones básicas y usted lo considera, el solicitante de empleo se convierte en candidato, a menos que se retire de la consideración.
- Eliminar a un candidato del grupo de candidatos
Otro criterio se refiere a cómo se puede eliminar a un candidato del grupo de candidatos antes de una oferta de trabajo. Hay dos tipos de retirada: activa y pasiva. Cuando un solicitante de empleo indica que ya no está interesado, se retira activamente del proceso de selección. Esto puede ser tan obvio como una declaración verbal de que ha aceptado otro trabajo, o puede ser por no responder a repetidos (al menos dos) correos electrónicos o llamadas telefónicas sobre el puesto. Si un solicitante de empleo no se presenta a la entrevista, eso también se considera una retirada activa.
El segundo tipo de retirada depende de lo que el solicitante de empleo le diga al empleador sobre su interés en el puesto: se trata de una retirada pasiva. Esta información se puede obtener de la solicitud del solicitante de empleo, durante las entrevistas telefónicas o en las entrevistas personales. Por ejemplo, un empleador puede deducir que un solicitante de empleo no está interesado en un puesto que requiere viajar el 50 % del tiempo si en la solicitud del solicitante se indica que no está dispuesto a viajar. Del mismo modo, si un solicitante de empleo indica que su salario deseado es de un mínimo de 50 000 dólares y el puesto solo paga 30 000 dólares, el empleador puede suponer que el solicitante no está interesado en el puesto.
Técnicas de gestión de datos
Ahora que hemos revisado los criterios, volvamos al principio del proceso para examinar cómo las decisiones que usted toma antes de anunciar o publicar un puesto de trabajo afectan a sus obligaciones de mantenimiento de registros. Una de las mejores ventajas para los contratistas que ofrece la Norma sobre solicitantes por Internet es la posibilidad de utilizar técnicas de gestión de datos para gestionar un gran volumen de respuestas. Si prevé que un gran número de solicitantes de empleo se interesarán por un puesto, puede establecer criterios antes de revisar la información de los solicitantes. Por ejemplo, puede decidir realizar un muestreo aleatorio de las solicitudes presentadas. Habrá algunas solicitudes que no se revisarán, y esos solicitantes de empleo no serán candidatos. Los que se revisen pueden convertirse o no en candidatos, dependiendo de si cumplen todos los criterios.
Otra sugerencia para la gestión de datos es establecer límites numéricos absolutos. Por ejemplo, usted decide tomar las primeras 25 solicitudes presentadas y revisar solo a esos solicitantes de empleo. Los demás solicitantes de empleo no son candidatos. Otro ejemplo de límites numéricos es revisar cada quinta solicitud o revisar todas las solicitudes que se envíen en los tres primeros días tras la publicación. Una advertencia sobre el uso de técnicas de gestión de datos: la técnica de muestreo debe ser objetiva y no discriminatoria, y no puede elaborarse de tal manera que produzca un impacto desigual.
Establecimiento de protocolos
Hay un paso clave más que dar antes de anunciar o publicar una oferta de trabajo. Debe establecer de antemano los protocolos que determinarán si un solicitante de empleo será tenido en cuenta. Estos son diferentes de las técnicas de gestión de datos o de las cualificaciones básicas, ya que suelen estar más orientados al proceso. Por ejemplo, si un solicitante de empleo no sigue el proceso de solicitud, no será tenido en cuenta. Un protocolo común para los empleadores es que el solicitante de empleo debe completar la solicitud. Un solicitante de empleo que abandone el proceso de solicitud en línea antes de completar toda la solicitud no será considerado para la vacante, independientemente de sus cualificaciones para el puesto. Los protocolos deben ser coherentes y aplicarse de manera uniforme.
Un protocolo importante que hay que establecer es cómo se gestionarán los currículos no solicitados o los solicitantes de empleo que no hayan identificado un puesto que les interese. Algunos contratistas deciden que los solicitantes de empleo deben utilizar su sistema de solicitud en línea para ser considerados candidatos. Debe existir un método alternativo si un solicitante de empleo necesita una adaptación para utilizar el sistema en línea debido a su discapacidad. Del mismo modo, una buena práctica es exigir a los solicitantes de empleo que se postulen para un puesto o una solicitud de empleo concretos. Considerar únicamente a los candidatos que se postulan para una solicitud de empleo concreta minimiza el riesgo de que la OFCCP considere que se ha «dirigido» a los solicitantes hacia puestos concretos. Además, esto reduce la probabilidad de que la agencia argumente que se deben combinar las bolsas de solicitantes para un gran número de puestos de trabajo.
Asignación de códigos de disposición
Es fundamental disponer de un método para distinguir entre los solicitantes y los demandantes de empleo. El método más habitual consiste en asignar disposiciones o códigos de disposición a los demandantes de empleo y a los solicitantes. Las disposiciones identificarán quién debe incluirse en el grupo que se va a analizar y quién debe omitirse del grupo y del análisis. Las disposiciones deben ser específicas y centrarse en el motivo por el que no se seleccionó al solicitante de empleo, por ejemplo: no cumplía los requisitos básicos, no completó el proceso de solicitud, presentó la solicitud después de que se cerrara la solicitud, no se tuvo en cuenta (gestión de datos) o no poseía las certificaciones necesarias. Disposiciones como: no contratado, no cualificado o rechazado no son útiles para determinar si un solicitante de empleo es un candidato sin una investigación más detallada. Los buenos códigos de disposición también le indican en qué fase del proceso de contratación se descartó a cada solicitante de empleo, como la selección telefónica del reclutador, la revisión del currículum o la entrevista con el gerente.
Por qué utilizamos la definición de solicitante por Internet
Ya he hablado del «cómo» utilizar la definición de solicitante por Internet, así que ahora veamos el «por qué». La respuesta es el impacto adverso, o análisis del índice de impacto (IRA). Según la UGESP y los requisitos del análisis anual del AAP, los contratistas deben determinar si sus procedimientos de selección tienen un impacto adverso en los grupos protegidos del grupo de candidatos. Además, si hay un impacto en el proceso de selección total, debe examinar cada paso del proceso de selección para determinar si hay un impacto adverso en un paso concreto. Si hay indicios de impacto adverso, debe investigar para determinar por qué y, si es necesario, realizar cambios o correcciones en el paso concreto de su proceso que está causando el impacto adverso.
Hay dos ingredientes clave que se usan para hacer el IRA:
- Un grupo de solicitantes
- Selecciones de la piscina
Un sistema basado en solicitudes es la mejor manera de determinar el grupo de candidatos que se han tenido en cuenta para cada decisión de selección que se toma. Una vez que se cubre una solicitud, todas las personas vinculadas a ella que también cumplen los cuatro criterios forman parte del grupo para su análisis. Puede haber solicitantes de empleo vinculados a la solicitud que no cumplan los cuatro criterios, por ejemplo, un solicitante de empleo que no tenga las cualificaciones básicas. En este caso, ese solicitante de empleo no forma parte del IRA porque no cumple los criterios para ser considerado candidato. Los contratistas sin solicitudes pueden utilizar otros criterios para determinar el grupo de candidatos, como el puesto de trabajo, la fecha de solicitud, la fecha de contratación, etc.
La importancia de identificar a los solicitantes
Si pudiera darles un consejo, sería que se aseguren de comprender e identificar qué solicitantes de empleo se convierten en candidatos en su organización. Esto es fundamental para tener éxito en una evaluación de cumplimiento. Para resumir esta descripción general de la Norma de Candidatos Internos, es fundamental saber que la OFCCP revisará los datos presentados para los candidatos y las contrataciones y llevará a cabo su propia IRA. Si el funcionario encuentra áreas de preocupación, solicitará información más detallada sobre el grupo de candidatos y la selección. Se sentirá más seguro al proporcionar esos detalles si ya sabe que el grupo de candidatos solo incluye a aquellos que siguieron su proceso de contratación y cumplieron los cuatro criterios de la norma sobre candidatos por Internet. El uso estratégico de la norma sobre candidatos por Internet también da lugar a grupos de candidatos más reducidos, lo que minimiza el riesgo de que sus decisiones de selección sean objeto de atención por parte de la OFCCP.
Para obtener más información sobre la norma relativa a los solicitantes por Internet y cómo garantizar que su empresa cumple los requisitos, póngase en contacto con un experto de Berkshire en el 800.882.8904 o en [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
