Poco después de ser contratado para mi puesto actual, le comenté a un amigo que iba a trabajar en una empresa llamada HotDocs. Él respondió con una sonrisa burlona: «Ah, ¿entonces vas a trabajar con un montón de atractivos profesionales médicos?». Eh, no exactamente. Tampoco estamos afiliados a la comida rápida que se sirve en un panecillo, ni al Festival Internacional de Documentales de Canadá. A nuestro departamento de ventas le preguntan a menudo si vendemos conjuntos de formularios legales preempaquetados. Aunque hay varias editoriales que venden formularios listos para usar que funcionan con HotDocs, esa no es la solución que ofrecemos (la nuestra es mejor y mucho más versátil... Hablaremos de ello en un momento). Entonces, eso debe significar que HotDocs es un sistema de gestión de documentos, un sistema de flujo de trabajo o un software de gestión de casos, ¿verdad? No. Ninguna de las anteriores.
Ahora, no te rindas todavía. Respira hondo y descubre qué es realmente HotDocs.
Muchos profesionales deben crear documentos a diario —como contratos, formularios de seguros, documentos legales y otros— que requieren introducir el mismo tipo de información una y otra vez. Crear estos documentos desde cero (o incluso editar formularios existentes) puede ser un proceso largo y frustrante, propenso a errores humanos.
Supongamos que usted es un abogado que redacta documentos de planificación patrimonial. ¿Qué hace cuando un cliente le pide que redacte un testamento? ¿Empieza por tomar uno que se creó para un cliente anterior y lo modifica, sustituyendo nombres e información de contacto, añadiendo y eliminando secciones de texto, y luego lo edita y revisa varias veces? ¿Cuánto tiempo lleva este proceso: una hora? ¿Dos? ¿Quizás incluso más?
Ahora, veamos la diferencia con HotDocs. Por ejemplo, puede convertir un testamento existente en formato Microsoft Word, Corel WordPerfect o PDF en una plantilla utilizando HotDocs Developer. La próxima vez que necesite el mismo tipo de documento, solo tiene que recuperar la plantilla, responder algunas preguntas sobre el nuevo archivo que necesita y, con un clic del ratón, tendrá listo un documento sin errores.
Como ventaja adicional, cuando se modifica una plantilla, todas las plantillas vinculadas se actualizan automáticamente. Esto significa que puede mantener de forma fácil y eficaz grandes bibliotecas de plantillas, al tiempo que garantiza que la información actualizada esté disponible en todos los documentos.
Entonces, lo que realmente es HotDocs... es la herramienta de generación de documentos más potente y flexible que existe. Le permite crear plantillas para prácticamente cualquier documento de su flujo de trabajo, lo que le ahorra tiempo y mano de obra, y reduce el número de errores en los datos a una fracción de lo que era antes.
Una vez creadas las plantillas con HotDocs Developer, se pueden implementar a través del escritorio, un servidor o, gracias a nuestro último desarrollo, HotDocs Document Services, la nube.
Suena genial, ¿verdad?
Ahora que ya conoce los conceptos básicos, eche un vistazo a nuestro sitio web o llámenos para descubrir lo que HotDocs puede hacer por usted.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
