Kurz nachdem ich meine derzeitige Stelle angetreten hatte, erzählte ich einem Freund, dass ich bei einer Firma namens HotDocs arbeiten würde. Er antwortete mit einem Grinsen: „Oh, dann arbeitest du also mit einer Reihe attraktiver Mediziner zusammen?“ Ähm, nicht wirklich. Wir haben auch nichts mit Fast Food auf Brötchen oder dem Canadian International Documentary Festival zu tun. Unsere Vertriebsabteilung wird häufig gefragt, ob wir vorgefertigte Formularsätze verkaufen. Es gibt zwar mehrere Verlage, die gebrauchsfertige Formulare verkaufen, die auf HotDocs basieren, aber das ist nicht die Lösung, die wir anbieten (unsere ist besser und viel vielseitiger ... Darüber sprechen wir gleich). Das muss also bedeuten, dass HotDocs ein Dokumentenmanagementsystem, ein Workflow-System oder eine Fallmanagement-Software ist, oder? Nein. Nichts davon.
Geben Sie jetzt noch nicht auf. Atmen Sie tief durch und finden Sie heraus, was HotDocs wirklich ist.
Viele Fachleute müssen täglich Dokumente erstellen – darunter Verträge, Versicherungsformulare, Rechtsdokumente und vieles mehr –, für die immer wieder dieselben Informationen eingegeben werden müssen. Das Erstellen dieser Dokumente von Grund auf (oder sogar das Bearbeiten bestehender Formulare) kann ein zeitaufwändiger und frustrierender Prozess sein, der anfällig für menschliche Fehler ist.
Nehmen wir an, Sie sind Anwalt und erstellen Dokumente zur Nachlassplanung. Was tun Sie, wenn ein Kunde Sie bittet, ein Testament zu entwerfen? Beginnen Sie damit, ein Testament zu nehmen, das für einen früheren Kunden erstellt wurde, und es zu ändern – Namen und Kontaktdaten zu ersetzen, Textabschnitte hinzuzufügen und zu entfernen, gefolgt von umfangreichen Bearbeitungen und Korrekturlesungen? Wie lange dauert dieser Vorgang – eine Stunde? Zwei? Vielleicht sogar länger?
Sehen wir uns nun den Unterschied zu HotDocs an. Mit HotDocs Developer können Sie beispielsweise ein vorhandenes Testament im Microsoft Word-, Corel WordPerfect- oder PDF-Format in eine Vorlage umwandeln. Wenn Sie dann das nächste Mal ein Dokument desselben Typs benötigen, rufen Sie einfach die Vorlage auf, beantworten einige Fragen zu der neuen Datei, die Sie benötigen, und mit einem Mausklick ist ein fehlerfreies Dokument fertig.
Als Bonus werden alle verknüpften Vorlagen automatisch aktualisiert, wenn eine Vorlage geändert wird. Das bedeutet, dass Sie große Vorlagenbibliotheken einfach und effizient verwalten können und gleichzeitig sicherstellen, dass in jedem Dokument aktuelle Informationen verfügbar sind.
Was HotDocs also wirklich ist . . . ist das leistungsstärkste und flexibelste Tool zur Dokumentenerstellung, das derzeit erhältlich ist. Damit können Sie Vorlagen für praktisch jedes Dokument in Ihrem Workflow erstellen, Zeit und Personal sparen und die Anzahl der Datenfehler auf einen Bruchteil der bisherigen Menge reduzieren.
Nachdem Ihre Vorlagen mit HotDocs Developer erstellt wurden, können sie über den Desktop, einen Server oder – dank unserer neuesten Entwicklung, HotDocs Document Services– über die Cloud bereitgestellt werden.
Klingt toll, nicht wahr?
Nachdem Sie nun die Grundlagen kennen, schauen Sie sich auf unserer Website um oder rufen Sie uns an, um zu erfahren, was HotDocs für Sie tun kann.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
