Finalidad y significado del formulario I-9: Es un documento de dos páginas exigido por el gobierno federal que se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos.
¿Para qué sirve el formulario I-9? Cada empleador es responsable de garantizar la correcta cumplimentación de un formulario I-9 para todas las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. Una vez cumplimentados, los empleadores deben conservar estos formularios durante un periodo de tiempo determinado a efectos de futuras inspecciones sancionadas por el gobierno de Estados Unidos.
Secciones del formulario I-9
¿Qué aspecto tiene un formulario I-9? El formulario I-9 consta de tres secciones:
Sección 1: cumplimentada por el empleado a más tardar el primer día de trabajo (es decir, el primer día de trabajo remunerado); esto incluye la formación laboral. En la Sección 1, el empleado debe ofrecer información personal sencilla, como su fecha de nacimiento, dirección y estatus de ciudadanía.
Apartado 2: cumplimentado por el empresario a más tardar el tercer día laborable después de que el empleado empiece a trabajar a cambio de una remuneración*. En la Sección 2, el empleador debe verificar la identificación del nuevo empleado revisando un formulario de identificación aprobado por USCIS. La Sección 2 debe ser completada por el empleador, o un representante aprobado por el empleador, en persona.
* Tenga en cuenta que si el empleado va a trabajar tres días o menos, el apartado 2 debe cumplimentarse a más tardar el primer día de trabajo remunerado.
Sección 3: cumplimentada por el empresario si la autorización de trabajo del empleado expira o si se vuelve a contratar al empleado en los 3 años siguientes a la fecha en que se cumplimentó originalmente el formulario I-9 (también se puede cumplimentar un nuevo formulario I-9 en lugar de cumplimentar la sección)*.
3). En la Sección 3, un empleador volverá a verificar la autorización de trabajo de un empleado para reanudar el trabajo remunerado.
*Una vez cumplimentado correctamente el apartado 2, el empresario puede optar por enviar el formulario I-9 cumplimentado a E-Verify, o puede exigírsele que lo haga.
Las empresas deben tener en cuenta que el formulario I-9 puede requerir actualizaciones no sólo en caso de nuevas contrataciones, sino también cuando expire la autorización de empleo de un empleado actual o la documentación que demuestre dicha autorización. Esto se aplica específicamente a los empleados que no son ciudadanos estadounidenses o nacionales no ciudadanos. En estos casos, la Sección 3 se utiliza para documentar la reverificación, garantizando el cumplimiento continuado de los requisitos federales. Recuerde que mantener actualizado el formulario I-9 es una responsabilidad continua, no una tarea puntual.
Documentos aceptables del formulario I-9
Para cumplir los requisitos del I-9, los empleados deben aportar documentación que acredite tanto su identidad como su autorización de empleo. Hay tres listas de documentos aceptables, y las normas son las siguientes:
- Lista A: Presenta documentos que establecen tanto la identidad como la autorización de empleo. Sólo se requiere un documento de esta lista.
- O
- Lista B y Lista C: Si no se dispone de ningún documento de la Lista A, los trabajadores deberán presentar un documento de la Lista B (que acredite la identidad) y otro de la Lista C (que acredite la autorización de empleo).
Ejemplos de documentos aceptables
Lista A (Identidad y autorización de empleo)
- Pasaporte de EE.UU. o tarjeta de pasaporte de EE.UU.
- Tarjeta de residente permanente o tarjeta de registro de extranjeros
- Tarjeta de autorización de empleo
- Algunos pasaportes extranjeros (con los visados adecuados)
Lista B (Sólo identidad)
- Permiso de conducir o documento de identidad expedido por un estado o territorio periférico de EE.UU.
- Tarjeta de elector
- Cartilla militar de EE.UU.
- Documento tribal nativo americano
- Permiso de conducir expedido por una autoridad gubernamental canadiense
Nota: En el caso de los menores de 18 años que no dispongan de los documentos anteriores, se podrá presentar un expediente escolar, un boletín de notas, un historial clínico u hospitalario o un historial de guardería o escuela infantil.
Lista C (sólo autorización de empleo)
- Tarjeta de la Seguridad Social de EE.UU.
- Original o copia compulsada de un certificado de nacimiento expedido por una autoridad estatal, del condado o municipal de EE.UU.
- Certificado de nacimiento en el extranjero o informe consular de nacimiento en el extranjero expedido por el Departamento de Estado
- Documento de identidad de ciudadano estadounidense
- Tarjeta de identificación para uso del ciudadano residente
Los empresarios deben revisar detenidamente estos documentos para comprobar su autenticidad y asegurarse de que cualquier combinación proporcionada satisface los requisitos antes de cumplimentar la sección 2.
Documentación aceptable para el formulario I-9: Listas A, B y C
Para cumplimentar la Sección 2 del Formulario I-9, los empleados deben presentar documentación que demuestre tanto su identidad como su autorización para trabajar en EE.UU. Los documentos se clasifican en tres listas. Los empleados pueden presentar:
- Un documento de la lista A (que acredite tanto la identidad como la autorización de empleo),
- o un documento de la lista B (sólo identidad) y uno de la lista C (sólo autorización de empleo).
A continuación se ofrece un resumen de cada lista:
Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo
Algunos ejemplos son:
- Pasaporte de EE.UU. o tarjeta de pasaporte de EE.UU.
- Tarjeta de residente permanente ("Green Card") o tarjeta de registro de extranjeros (formulario I-551)
- Documento de autorización de empleo con fotografía (formulario I-766)
- Pasaporte extranjero con sello temporal I-551 o anotación impresa de residencia permanente
- Pasaporte extranjero con un formulario I-94 o I-94A que indique la autorización para trabajar
Lista B: Documentos que acreditan únicamente la identidad
Artículos comúnmente aceptados:
- Permiso de conducir expedido por el Estado o documento de identidad con fotografía o datos identificativos
- Documento de identidad expedido por organismos o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o datos identificativos como el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la estatura, el color de ojos y la dirección.
- Tarjeta de elector
- Cartilla militar de EE.UU.
- Tarjeta de identidad de militar a cargo
- Documento tribal nativo americano
- Permiso de conducir expedido por una autoridad gubernamental canadiense
Nota: En el caso de los menores de 18 años que no puedan presentar los documentos anteriores, se podrán utilizar alternativas como el expediente escolar, el boletín de notas, el historial clínico u hospitalario o el historial de la guardería.
Lista C: Documentos que establecen únicamente la autorización de empleo
Entre los documentos aceptables figuran:
- Tarjeta de la Seguridad Social expedida por la Administración de la Seguridad Social (no marcada como "No válida para el empleo")
- Certificado de nacimiento en el extranjero (formulario FS-545) o Certificado de notificación de nacimiento expedido por el Departamento de Estado de EE.UU. (formulario DS-1350)
- Original o copia compulsada de un certificado de nacimiento expedido por un estado, condado, autoridad municipal o territorio periférico de los Estados Unidos, que lleve un sello oficial.
- Tarjeta de identidad de ciudadano estadounidense (formulario I-197)
- Tarjeta de identificación para uso del ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)
- Informe consular de nacimiento en el extranjero (formulario FS-240)
Los empresarios deben revisar estos documentos en persona y asegurarse de que parecen auténticos y se refieren al empleado que los presenta.
*Una vez cumplimentado correctamente el apartado 2, el empresario puede optar por enviar el formulario I-9 cumplimentado a E-Verify(https://mitratech.com/products/tracker-i-9-compliance/e-verify-laws-by-state/), o puede verse obligado a hacerlo.
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Descargar la guíaCómo rellenar el formulario I-9
Ahora que ya sabe qué es el formulario I-9 y quién se encarga de cada sección, vamos a repasar los pasos para cumplimentar correctamente este documento fundamental.
Cumplimentación de la sección 1 (Información del empleado)
La primera sección es responsabilidad del empleado, ¡sin presiones! Los recién contratados deben completarla antes de su primer día de trabajo (incluidas las sesiones de formación remuneradas). Esto es lo que se necesita:
- Datos personales: Nombre legal (y cualquier otro nombre utilizado, como los apellidos de soltera), dirección y fecha de nacimiento.
- Ciudadanía o estatus migratorio: El empleado marca una casilla para indicar si es ciudadano estadounidense, nacional de otro país, residente legal permanente o está autorizado a trabajar en Estados Unidos por cualquier otro motivo.
- Documentación adicional: Si procede, datos como el número A/USCIS, el número de admisión del formulario I-94 o un número de pasaporte extranjero y la fecha de caducidad de la autorización de trabajo.
- Firma y fecha: El empleado debe firmar y fechar la sección 1 el mismo día en que la cumplimenta, sin posibilidad de antedatarla.
Consejo profesional: Si su empresa utiliza E-Verify, recuerde a los empleados que incluyan su número de la Seguridad Social.
Una vez que el empleado haya completado esta sección, el empresario deberá comprobar que no falte ningún campo o firma. Si hay que corregir algo, el empleado debe actualizar el formulario, poner sus iniciales y fechar el cambio.
Cumplimentación de la Sección 2 (Revisión y verificación del empleador)
En un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado, el empleador interviene para la Sección 2. Aquí es donde usted confirma la identidad del empleado y su derecho a trabajar en EE.UU. Aquí es donde usted confirma la identidad del empleado y su derecho a trabajar en EE.UU. Necesitará:
- Revisar los documentos originales en persona: Los empleados deben traer documentos aceptables (véase el funcionario ):
- Opción 1: Un documento de la lista A (que acredite tanto la identidad como la autorización de trabajo)
- Opción 2: Un documento de la lista B (acredita la identidad) y otro de la lista C (acredita la autorización)
- Nunca aceptes fotocopias, a menos que se trate de una copia compulsada de un certificado de nacimiento.
- Detalles del registro: Tipo de documento, autoridad emisora, número de documento y fecha de caducidad (si procede).
- Introduzca la fecha de inicio: Introduzca la fecha en la que el empleado empezó a trabajar remuneradamente.
- Rellene y firme la certificación: El empresario o su representante autorizado deben firmar y fechar la Sección 2, atestiguando que han revisado los documentos en persona (o, si está permitido, mediante un procedimiento alternativo autorizado por el DHS, como una revisión por vídeo en directo para los participantes en E-Verify ).
Si el empleado aporta documentación incorrecta, puede pedirle otra, pero tenga cuidado de evitar cualquier indicio de discriminación.
Una vez realizados estos pasos, no tendrá problemas con la sección 2. Los errores pueden salirle caros si se enfrenta a una auditoría.
Hagamos un viaje en el tiempo y exploremos los orígenes del formulario I-9 y por qué es una parte tan importante del proceso de contratación de cualquier empresa estadounidense.
Tratamiento de la documentación inaceptable
¿Qué ocurre si un empleado presenta documentación que no cumple los requisitos? Los empresarios están obligados a asegurarse de que los documentos presentados son originales, están actualizados (no caducados) y figuran en las listas de documentos aceptables del I-9. Las fotocopias no son válidas, salvo las copias compulsadas de los certificados de nacimiento, que son la única excepción a esta regla. Las fotocopias no valen, salvo las copias certificadas de los certificados de nacimiento, que son la única excepción a esta regla.
Si un empleado proporciona un documento que no es aceptable (tal vez ha caducado o simplemente no está en la lista aprobada), el empresario debe informar amablemente al empleado y pedirle un documento diferente y válido de las listas I-9 apropiadas. La clave está en ofrecer al empleado una oportunidad justa de presentar documentación alternativa y válida -sin sugerir documentos específicos- que cumpla los requisitos. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento y evita el riesgo de discriminación basada en la ciudadanía o el origen nacional.
Principales diferencias entre el formulario I-9 y el formulario W-9
Es posible que haya oído hablar tanto del formulario I-9 como del formulario W-9 en el proceso de contratación, pero tienen finalidades muy distintas:
- El formulario I-9 tiene que ver con la elegibilidad para el empleo. Toda empresa debe utilizarlo para confirmar la identidad y la autorización para trabajar de cada empleado contratado en Estados Unidos , independientementede su nacionalidad. Este formulario es obligatorio para cualquier persona contratada como empleado estándar (W-2).
- El formulario W-9está vinculado a los impuestos. En lugar de la autorización de empleo, recoge datos de identificación fiscal de contratistas independientes, trabajadores autónomos o proveedores. Los empresarios utilizan la información del formulario W-9 para generar un formulario 1099, que informa de los pagos realizados a esas personas a efectos fiscales.
En resumen, si va a contratar a un nuevo empleado, necesitará el formulario I-9 para verificar su derecho a trabajar. Si está contratando a un contratista o a un proveedor externo, solicitará un formulario W-9 por necesidades de información fiscal. Cada formulario desempeña un papel crucial, aunque distinto, en el ámbito del cumplimiento de la normativa laboral.
El formulario I-9 en español: ¿Quién puede utilizarlo?
Si se pregunta si puede utilizar la versión en español del formulario I-9 en Estados Unidos, aquí tiene la primicia: Por lo general, los empleadores con sede en EE.UU. no están autorizados a utilizar el formulario I-9 en español para cumplimentarlo oficialmente, excepto en Puerto Rico. En el territorio continental de EE.UU., el formulario en español se proporciona únicamente como referencia o herramienta de traducción para ayudar a los empleados de habla hispana a entender o rellenar la versión en inglés. Sin embargo, para los empleadores en Puerto Rico, el uso de la versión en español como formulario oficial está permitido y reconocido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS).
En resumen:
- Los empleadores fuera de Puerto Rico deben cumplimentar y conservar la versión oficial en inglés.
- La versión española puede servir de guía durante el proceso.
- Los empleadores con sede en Puerto Rico pueden utilizar el formulario en español para cumplir los requisitos federales.
Esta distinción ayuda a garantizar que toda la documentación cumple la legislación federal, independientemente del idioma en el que se preste asistencia al empleado durante su incorporación.
¿Es el formulario I-9 lo mismo que una verificación de antecedentes?
Es un error común, pero el formulario I-9 no es una verificación de antecedentes. Si bien los empleadores suelen realizar comprobaciones de los antecedentes de los solicitantes (experiencia laboral, formación o posibles antecedentes penales), el I-9 tiene una finalidad diferente y muy específica.
El formulario I-9 forma parte estrictamente del proceso de incorporación y sólo se ocupa de verificar la identidad del empleado y su autorización para trabajar en EE.UU. No se profundiza en su historial personal, no se comprueban sus referencias ni se buscan sus antecedentes penales, sino que se centra en los documentos que demuestran que cumple los requisitos para trabajar.
Los empresarios cumplimentan el formulario I-9 para cada nueva contratación, independientemente de si se realiza o no una comprobación de antecedentes tradicional y del tipo de puesto.
Historia del formulario I-9: ¿Qué es la documentación I-9?
El I-9 surgió a raíz de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986. Esta ley se estableció para lograr dos cosas: impedir el empleo de inmigrantes indocumentados u otras personas no autorizadas a trabajar en Estados Unidos, y evitar la discriminación en el lugar de trabajo basada en la ciudadanía o el origen nacional.
Para cumplir la ley federal, los empresarios con sede en Estados Unidos deben verificar la identidad y la autorización de empleo de cada persona que contratan, cumplimentar y conservar un formulario I-9 para cada empleado y abstenerse de discriminar a las personas por motivos de origen nacional o ciudadanía. El cumplimiento del I-9 es obligatorio para todos los empleadores y se puede incurrir en multas significativas en caso de auditoría por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) u otros organismos federales.
Desde mayo de 2019 ha habido 13 versiones del Formulario I-9. El formulario más reciente fue revisado en julio de 2017 y entró en vigor el 18 de septiembre de 2017. Muchas de estas revisiones agregan/eliminan campos de datos, modifican los requisitos para la documentación necesaria en la Sección 2/Sección 3, y/o a menudo incluyen cambios en las reglas que impactan el proceso del Formulario I-9. Por esta razón, es imperativo que los empleadores utilicen el formulario revisado más recientemente.
No utilizar la versión más actualizada del Formulario I-9 puede acarrear fácilmente graves sanciones en caso de auditoría. Consulte el historial completo de las versiones anteriores del formulario I-9.
¿Cómo pueden los empresarios mantener el cumplimiento de la verificación I-9?
Mantenerse al tanto de la verificación I-9 puede parecer como girar platos: los plazos son estrictos, las normas de almacenamiento son específicas y un paso en falso podría suponer dolores de cabeza. Para garantizar el cumplimiento, los empresarios deben:
-
Cumplimente cada I-9 puntualmente:
El empleado debe cumplimentar la sección 1 antes de su primer día de trabajo, mientras que la sección 2 debe ser cumplimentada por el empresario en un plazo de tres días laborables.
-
Conserve los formularios de forma segura:
Los formularios I-9 deben guardarse de forma que sean fácilmente accesibles en caso de inspección por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) u otra agencia federal. Esto podría significar mantenerlos separados de los archivos generales de los empleados y hacer copias de seguridad electrónicas si se digitaliza.
-
Audite periódicamente sus registros:
Los controles internos periódicos ayudan a identificar la documentación caducada, las firmas que faltan o los formularios obsoletos. Siempre es preferible detectar los errores antes de que lo haga el auditor.
-
Considere las soluciones electrónicas:
Las plataformas digitales de verificación I-9, como las herramientas compatibles con E-Verify, simplifican el almacenamiento, automatizan los recordatorios de nueva verificación y centralizan la documentación, agilizando sus esfuerzos de cumplimiento y reduciendo el caos del papeleo.
Al adoptar estas buenas prácticas, las empresas pueden evitar más fácilmente los escollos del cumplimiento, liberar tiempo para otros asuntos de RR.HH. y mantener la tranquilidad en la temporada de auditorías.
¿Por qué deben preocuparse los empresarios por el formulario I-9?
Al igual que cualquier documento federal, el Formulario I-9 no debe tomarse a la ligera. De hecho, el Formulario I-9 es más que un simple formulario que debe completarse al contratar a un nuevo empleado: es un pacto entre el empleador, el empleado y el gobierno de los Estados Unidos que atestigua que el empleador está contratando a un empleado que cumple con las directrices federales y estatales para el empleo legal en el momento de completar el I-9.
Los empresarios están obligados por ley a cumplimentar el formulario I-9 para todos los empleados W-2 en un plazo de tres días a partir de la primera fecha de contratación del empleado. No rellenar el Formulario I-9 puede acarrear sanciones civiles o penales. Esta obligación legal no es sólo una formalidad burocrática: el incumplimiento puede tener graves consecuencias.
El incumplimiento de este acuerdo -accidental o intencionado- podría acarrear diversos problemas al empresario y al trabajador, entre los que se incluyen:
- Aviso de advertencia
- Multas pecuniarias
- Procesamiento penal
- Redadas en el lugar de trabajo
- Audiencias de la Oficina del Jefe de Audiencias Administrativas (OCAHO)
- Acuerdos judiciales
La Agencia de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) administra los diversos grados de infracciones y sanciones señalados tras una Notificación de Inspección (NOI).
NOIs y el formulario I-9
Una auditoría de ICE se inicia cuando un agente de ICE llega a una organización para entregar una Notificación de Inspección (NOI). La persona que recibe la notificación tendrá que firmar un documento de acuse de recibo. Hemos apoyado a empresas a través de docenas de auditorías I-9 y le sugerimos que tome los NOI muy en serio. Si recibe un aviso de auditoría, es imperativo que actúe de inmediato y adquiera la orientación de un profesional de cumplimiento que pueda guiarlo a través del proceso de inspección de ICE.
A continuación se ofrece una visión general de cómo es el proceso de inspección I-9 desde un alto nivel y lo que puede esperar en caso de que reciba una NOI.
Una vez que se recibe una NOI, el empleador tiene 72 horas para presentar los I-9 solicitados y cualquier otra documentación adjunta dictada por la citación que acompaña a la NOI. La documentación adicional requerida por el ICE suele incluir registros de nóminas y declaraciones de impuestos, listas de empleados activos e inactivos, información comercial (EIN, estatutos, licencias comerciales, etc.), información de E-Verify (números de caso para los I-9) y otra documentación laboral. Aunque el empresario suele disponer de 72 horas para responder a la NOI, pueden concederse prórrogas por motivos justificados.
Como siguiente paso, los agentes/auditores del ICE llevan a cabo una inspección de los I-9 del empleador para comprobar su cumplimiento. Si no es necesario hacer correcciones y el empleador cumple los requisitos, el agente del ICE informará a la organización de su situación y cerrará el caso. Sin embargo, si se detectan infracciones técnicas o sustantivas, se suele conceder al empleador un plazo de diez días hábiles para corregir los I-9 no conformes. Rara vez se conceden prórrogas y los empleadores pueden recibir un Aviso de Intención de Multa (NIF) por todas las infracciones sustantivas y técnicas no corregidas que se encuentren en los I-9.
A los empresarios que contraten o sigan contratando a sabiendas a trabajadores no autorizados se les exigirá el cese de la actividad ilegal, pueden incurrir en una NIF y también pueden ser objeto de persecución penal. Las multas por contratar a sabiendas a empleados que no están autorizados a trabajar oscilan entre 375 y 16.000 dólares por infracción, y los reincidentes reciben sanciones más elevadas. Las sanciones por infracciones sustantivas oscilan entre 216 y 2.156 dólares por infracción.
Algo importante a tener en cuenta aquí es que el ICE evalúa las infracciones por error u omisión, no por formulario I-9. Un solo formulario I-9 puede contener fácilmente varias infracciones, cada una de las cuales puede dar lugar a una multa. Un solo formulario I-9 puede contener fácilmente varias infracciones, cada una de las cuales puede dar lugar a una multa.
Los mayores factores que el ICE tiene en cuenta a la hora de determinar la cuantía de la sanción son:
- Tamaño de la empresa
- Pruebas del esfuerzo de buena fe para cumplir la normativa
- Gravedad de la infracción
- Si la infracción afectó a trabajadores no autorizados
- Historial de infracciones anteriores
Si se notifica un NIF, el ICE proporcionará documentos de acusación que especifiquen todas las infracciones cometidas por el empleador. El empleador tiene entonces la opción de negociar un acuerdo con el ICE o solicitar una audiencia ante la Oficina del Jefe de Audiencias Administrativas (OCAHO ) en un plazo de 30 días a partir de la NIF.
Según el ICE, se asigna un Juez de Derecho Administrativo al caso, sin embargo, muchos casos de la OCAHO no llegan a la fase de audiencia debido a que las partes llegan a un acuerdo, las partes se someten a la aprobación del ALJ, o el ALJ llega a una decisión sobre el fondo a través de resoluciones dispositivas previas a la audiencia.
Ejemplo: En septiembre de 2017, Asplundh Tree Expert Co fue condenada a pagar la friolera de 95 millones de dólares en decomisos y demandas civiles por emplear a sabiendas a inmigrantes indocumentados. Aunque se trata de un ejemplo extremo, este caso demuestra que los infractores que manipulan las leyes de contratación y apoyan la aceptación de documentación fraudulenta al contratar nuevos empleados serán descubiertos y sancionados en consecuencia. Más información sobre este caso.
El formulario I-9 cambia constantemente y se actualiza cada pocos años. Como mínimo, es imperativo utilizar el formulario I-9 más reciente exigido por USCIS y asegurarse de que todas las secciones del I-9 se completen de manera oportuna y conforme a las normas. Mitratech ofrece la única solución de cumplimiento I-9 que mantiene un historial perfecto de más de 20 años de cero multas a clientes en auditorías federales y del ICE.
Principales conceptos erróneos sobre el I-9
1) La participación en E-Verify sustituye al formulario I-9. No es necesario hacer las dos cosas.
Esto es falso. El programa E-Verify no sustituye al formulario I-9 y participar en E-Verify no elimina las obligaciones de un empleador de cumplir con el proceso I-9. El I-9 es obligatorio para todos los empleadores, mientras que E-Verify es obligatorio para un empleador si es un Contratista Federal o emplea a personas en ciertos estados donde la ley estatal obliga el uso de E-Verify.
Otras diferencias entre el formulario I-9 y E-Verify:
- Los formularios I-9 se utilizan para verificar la identidad y la autorización de empleo, mientras que E-Verify es un sistema basado en Internet que se utiliza para determinar la elegibilidad para el empleo.
- La documentación SSN no es necesaria para el I-9, mientras que E-Verify sí requiere un SSN.
- Debe utilizarse un I-9 para volver a verificar la autorización de empleo caducada, mientras que E-Verify no puede utilizarse para volver a verificar la autorización de empleo caducada.
- El I-9 debe ser cumplimentado tanto por el empleado como por el empresario, mientras que el E-Verify debe ser cumplimentado estrictamente por el empresario o su representante autorizado.
2) Si los formularios I-9 se encuentran en un sistema electrónico, significa que son totalmente conformes.
Esto es falso. Si usted está en un sistema electrónico que es de cosecha propia, proporcionado como un sistema independiente, incluido en un paquete de incorporación, o vinculado a un HRIS / ATS / HCM, todavía debe adherirse y cumplir de conformidad con las normas de mantenimiento de registros que ICE requiere. En última instancia, la responsabilidad de cumplimentar los formularios I-9 recae en el empleador. Incluso con un sistema electrónico, es fácil que se produzcan errores en el sistema hasta que salgan a la luz durante una inspección del ICE.
A la hora de evaluar a los proveedores del sistema I-9, es fundamental formular las preguntas adecuadas. A continuación se sugieren algunas consideraciones a tener en cuenta al evaluar plataformas electrónicas:
- ¿Dispone el proveedor del I-9 de un equipo de abogados especializados que informen sobre las mejoras del producto? Esto es crucial.
- ¿Cuál es su cartera de clientes? ¿Puede el proveedor de I-9 presentar referencias en el mismo sector y con el mismo número de empleados que su propia empresa?
- ¿Cuánto tiempo lleva el vendedor en el mercado y cuántos de sus clientes han sido auditados? ¿Cuántos han recibido multas?
- ¿Permite el proveedor que terceros auditen su sistema?
- ¿Documenta el proveedor las pistas de auditoría? Así lo exige ICE.
Dado que el cumplimiento es el aspecto central del Formulario I-9, cada proveedor debe ser capaz de mostrar un historial de apoyo con éxito a los clientes a través de múltiples auditorías federales. Como demuestra la auditoría de ICE de Abercrombie & Fitch, tener un sistema electrónico I-9 no garantiza que ICE dé dos pulgares arriba a una empresa en lo que respecta al cumplimiento.
3) I-9 para un empleado a distancia: La verificación de la sección 2 del I-9 puede completarse a través de videochat o enviando la documentación de la sección 2 por correo electrónico.
Esto es falso. La verificación de la Sección 2 de la I-9 debe hacerse en persona por el empleador o su representante. No se puede contratar a un empleado sin que el empleador o su representante vean la documentación en presencia física del empleado.
Si se utiliza una plataforma electrónica avanzada de gestión del I-9, los empleadores pueden optar por utilizar funciones remotas de la Sección 2, como Tracker's I-9 Remote, para completar la verificación de documentos en cualquier lugar de Estados Unidos.
Pero, ¿en qué consiste realmente la verificación "en persona"?
El empleador (o un representante autorizado) cumplimenta la Sección 2, que requiere la revisión de los documentos de identidad y de autorización de empleo del empleado. Antes de iniciar la Sección 2, los empleadores siempre deben revisar la Sección 1 para comprobar su exactitud; si hay algún error o falta información, el empleado debe hacer las correcciones, luego poner sus iniciales y la fecha de esos cambios antes de volver a presentarla.
Para la comprobación, los empleados pueden presentar
- Un documento de la lista A (que demuestre tanto la identidad como la autorización de empleo), o bien
- Un documento de la Lista B (prueba de identidad) y otro de la Lista C (prueba de autorización de empleo).
A continuación, el empresario (o su representante autorizado) debe examinar físicamente cada documento, en presencia del trabajador, para determinar si parece auténtico y original. La documentación debe ser original, estar en vigor y figurar en las listas de documentos aceptables; no se admiten fotocopias (a excepción de las copias compulsadas de certificados de nacimiento).
Una nota para los empleadores que utilizan E-Verify: A partir de agosto de 2023, el DHS ha permitido a ciertos empleadores inscritos en E-Verify utilizar un procedimiento remoto alternativo, permitiendo el examen de documentos a través de una videollamada en vivo. Si reúne los requisitos y elige esta opción, asegúrese de seguir todos los requisitos del DHS y documente el proceso en consecuencia.
Una vez verificados los documentos, el empresario registra en el formulario I-9 el título del documento, la autoridad que lo expidió, el número del documento y la fecha de caducidad (en su caso), y marca las casillas correspondientes relativas a la participación en E-Verify o el examen a distancia.
Si un empleado proporciona documentación inaceptable, el empresario debe solicitar documentos alternativos de las listas de documentos aceptables. Recuerde que el cumplimiento de la normativa depende de la correcta cumplimentación y verificación de la Sección 2, y que tomar atajos en este sentido puede dar lugar a errores costosos.
4) Los I-9 ya no son necesarios después de que un empleado haya dimitido o haya sido despedido.
Esto es falso. Es absolutamente fundamental que el empresario conserve los I-9 tanto de los empleados actuales como de los antiguos. Se aplica la regla de los 3 años: Los I-9 deben conservarse tres años a partir de la fecha de contratación o un año a partir de la fecha de despido, lo que ocurra más tarde.
Errores comunes del formulario I-9:
- Se ignora el plazo de finalización. USCIS mantiene plazos estrictos que no se pueden pasar por alto.
- No cumplimentar ambas caras del formulario I-9. Hay dos secciones que deben cumplimentarse correctamente.
- Uso de tintas blancas. Nunca se permite el uso de tintas blancas
Errores comunes de los empleados:
- No introducir el nombre, la fecha de nacimiento o la dirección.
- Falta de entrada el primer día de trabajo.
- No indicar la situación de residencia.
- Si el empleado elige "Residente legal permanente" no introduce el número USCIS.
- Si el formulario I-9 se rellenó con la ayuda de un traductor, el empleado no hace que el traductor firme, escriba su nombre y feche el formulario.
Otros errores comunes son no cumplimentar todos los campos obligatorios de la Sección 1, como omitir otros apellidos legales utilizados (como un apellido de soltera), no marcar la casilla correspondiente a la ciudadanía o el estado de inmigración, o no proporcionar un número A/USCIS, un número de admisión del formulario I-94 o un número de pasaporte extranjero y la fecha de caducidad de la autorización de empleo cuando proceda. Los empleados deben firmar y fechar la Sección 1 en la fecha real de cumplimentación. En el caso de las empresas que utilicen el sistema E-Verify, el empleado también deberá facilitar su número de la Seguridad Social expedido por la Administración de la Seguridad Social. Una vez completada la Sección 1, el empleado debe presentar el formulario junto con su documentación de identidad para su revisión.
Errores comunes de los empresarios:
- No introducir la documentación aprobada en el formulario I-9.
- No presentar la sección 2 después del tercer día hábil de la contratación inicial.
La Sección 2 del formulario I-9 es responsabilidad del empleador y se centra en verificar la identidad y la autorización de empleo del empleado. Antes de pasar a la Sección 2, los empleadores deben revisar la Sección 1 para comprobar su exactitud; si hay errores o falta información, el empleado debe corregir, poner sus iniciales y fechar los cambios antes de continuar.
Para la comprobación, los empleados pueden presentar
- Un documento de la lista A (que acredite tanto la identidad como la autorización de trabajo), o bien
- Un documento de la lista B (identidad) y otro de la lista C (autorización de empleo).
Los empresarios (o sus representantes autorizados) deben examinar físicamente cada documento en presencia del empleado (a menos que utilicen un procedimiento a distancia autorizado por el DHS, como los introducidos para los participantes en E-Verify en agosto de 2023). Los documentos deben ser originales y no estar caducados; no se aceptan fotocopias, a excepción de las copias compulsadas de los certificados de nacimiento. Si un empleado intenta proporcionar documentación inaceptable, el empresario debe solicitar alternativas de las listas oficiales.
Una vez aceptados los documentos, los empresarios deben
- Introduzca el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento (si lo hay) y la fecha de caducidad (si la hay).
- Registre la fecha de inicio del empleado.
- Rellene los datos del empleador que se solicitan en el formulario.
- Si se ha utilizado un procedimiento a distancia autorizado por el DHS, anótelo en la sección 2.
- Firme y feche el formulario.
Saltarse cualquiera de estos pasos, o no completar la Sección 2 con precisión y a tiempo, puede llevar rápidamente a un empresario a la "lista mala" de un auditor.
- No se ha introducido la fecha inicial de contratación.
- No introducir el nombre, la dirección o el cargo de la empresa.
- Utilizar una versión incorrecta/no actualizada del formulario I-9.
- Pedir al empleado documentación específica sobre la Sección 2: esto es discriminación.
- Copia de documentación: el empresario no puede discriminar; si desea conservar copias, debe hacer copias para todos los empleados.
- El empleador presenta incorrectamente la Sección 3 después de que haya expirado la autorización de trabajo del empleado. Deben solicitar las pruebas documentadas con la fecha de caducidad indicada.
Conservación del formulario I-9
Los empleadores deben estar preparados para presentar todos los Formularios I-9 en caso de una NOI. No hay restricciones legales específicas sobre dónde y cómo un empleador puede optar por almacenar sus I-9; sin embargo, se recomienda evitar el almacenamiento de registros I-9 en lugares descentralizados debido a la dificultad de acceder a esos registros en caso de una auditoría repentina. Las soluciones comunes incluyen centralizar el proceso y cargar los I-9 en un sistema I-9 seguro basado en la nube.
Tenga en cuenta que durante un NOI, los registros I-9 solicitados pueden ser los de los empleados que están actualmente empleados, así como los empleados despedidos que caen dentro del período de retención de terminación de la regla de USCIS: tres (3) años a partir de la fecha de contratación o un (1) año a partir de la fecha de terminación, lo que ocurra más tarde.
Por tanto, ¿la regla general? No destruya un I-9 simplemente porque un empleado ya no esté contratado.
¿Otros recursos útiles?
