Was ist das Formular I-9?

Abschnitte des Formulars I-9

Wie sieht ein Formular I-9 aus? Das Formular I-9 besteht aus drei Abschnitten:

Abschnitt 1: Wird vom Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag (d. h. am ersten Tag der bezahlten Arbeit) ausgefüllt; dies schließt auch die Arbeitstrainings ein. In Abschnitt 1 muss der Arbeitnehmer einfache persönliche Angaben wie Geburtsdatum, Adresse und Staatsangehörigkeit machen.

Abschnitt 2: Wird vom Arbeitgeber spätestens am dritten Arbeitstag nach Aufnahme der bezahlten Tätigkeit ausgefüllt*. In Abschnitt 2 muss der Arbeitgeber die Identität des neuen Mitarbeiters anhand eines vom USCIS genehmigten Ausweises überprüfen. Abschnitt 2 muss vom Arbeitgeber oder einem vom Arbeitgeber genehmigten Vertreter persönlich ausgefüllt werden.

* Bitte beachten Sie, dass Abschnitt 2 spätestens am ersten Tag der bezahlten Arbeit ausgefüllt werden muss, wenn der Arbeitnehmer drei oder weniger Tage arbeiten wird.

Abschnitt 3: Vom Arbeitgeber auszufüllen, wenn die Arbeitsgenehmigung des Arbeitnehmers abläuft oder wenn der Arbeitnehmer innerhalb von drei Jahren nach dem Datum, an dem das Formular I-9 ursprünglich ausgefüllt wurde, neu eingestellt wird (anstelle des Abschnitts kann auch ein neues Formular I-9 ausgefüllt werden).*
3). In Abschnitt 3 überprüft der Arbeitgeber erneut die Arbeitsgenehmigung des Arbeitnehmers, wenn er die Arbeit gegen Bezahlung wieder aufnimmt.

*Nach dem ordnungsgemäßen Ausfüllen von Abschnitt 2 kann ein Arbeitgeber beschließen, das ausgefüllte Formular I-9 an E-Verify zu übermitteln, oder er ist dazu verpflichtet.

Geschichte des Formulars I-9: Was ist die I-9 Dokumentation?

Das I-9 ist eine Folge des Immigration Reform and Control Act (IRCA) von 1986. Mit diesem Gesetz sollten zwei Dinge erreicht werden: die Beschäftigung von Einwanderern ohne Papiere oder anderen Personen, die nicht berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, zu verhindern und die Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund der Staatsangehörigkeit oder der nationalen Herkunft zu unterbinden.

Um das Bundesgesetz einzuhalten, müssen in den USA ansässige Arbeitgeber die Identität und die Beschäftigungsberechtigung jeder Person, die sie einstellen, überprüfen, ein Formular I-9 für jeden Mitarbeiter ausfüllen und aufbewahren und es unterlassen, Personen aufgrund ihrer nationalen Herkunft oder Staatsbürgerschaft zu diskriminieren. Die Einhaltung des Formulars I-9 ist für alle Arbeitgeber obligatorisch, und im Falle einer Prüfung durch die Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) oder andere Bundesbehörden können erhebliche Geldstrafen verhängt werden.

Bis Mai 2019 gab es 13 Versionen des Formulars I-9. Das letzte Formular wurde im Juli 2017 überarbeitet und trat am 18. September 2017 in Kraft. Viele dieser Überarbeitungen fügen entweder Datenfelder hinzu oder entfernen sie, ändern die Anforderungen an die in Abschnitt 2/Abschnitt 3 benötigten Unterlagen und/oder enthalten häufig Regeländerungen, die sich auf den Prozess des Formulars I-9 auswirken. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass Arbeitgeber das zuletzt überarbeitete Formular verwenden.

Wenn Sie nicht die aktuellste Version des Formulars I-9 verwenden, kann dies im Falle einer Prüfung leicht zu schweren Strafen führen. Hier finden Sie eine vollständige Übersicht über die früheren Versionen des Formulars I-9.

Warum sollten sich Arbeitgeber mit dem Formular I-9 befassen?

Wie jedes Bundesdokument ist auch das Formular I-9 nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Tatsächlich ist das Formular I-9 mehr als nur ein Formular, das bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden muss - es ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und der US-Regierung, die bestätigt, dass der Arbeitgeber tatsächlich einen Mitarbeiter einstellt, der zum Zeitpunkt des Ausfüllens des Formulars I-9 die bundes- und einzelstaatlichen Richtlinien für eine legale Beschäftigung einhält.

Ein - versehentlicher oder vorsätzlicher - Verstoß gegen diese Vereinbarung kann für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer verschiedene Probleme mit sich bringen, unter anderem:

1. Warnhinweis
2. Geldbußen
3. Strafverfolgung
4. Razzien am Arbeitsplatz
5. Anhörungen des Office of Chief Administrative Hearing Officer (OCAHO )
6. Gerichtliche Vergleiche

Die oben genannten Verstöße und Strafen werden von der Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) nach einer Notice of Inspection (NOI) verhängt.

Nach Erhalt einer Vorladung hat der Arbeitgeber 72 Stunden Zeit, um die angeforderten I-9-Formulare und alle anderen Begleitdokumente vorzulegen, die in der der Vorladung beigefügten Vorladung vorgeschrieben sind. Zu den vom ICE geforderten zusätzlichen Unterlagen gehören in der Regel Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen, Listen aktiver und inaktiver Mitarbeiter, Geschäftsinformationen (EINs, Gründungsurkunden, Geschäftslizenzen usw.), E-Verify-Informationen (Fallnummern für I-9s) und andere Beschäftigungsunterlagen. Obwohl der Arbeitgeber in der Regel 72 Stunden Zeit hat, um auf die NOI zu antworten, kann in begründeten Fällen eine Verlängerung gewährt werden.

In einem nächsten Schritt überprüfen die ICE-Agenten/-Prüfer die I-9-Formulare des Arbeitgebers auf ihre Einhaltung. Wenn keine Korrekturen erforderlich sind und der Arbeitgeber für konform befunden wird, informiert der ICE-Agent das Unternehmen über seinen Status und schließt den Fall ab. Werden jedoch technische oder inhaltliche Verstöße festgestellt, wird dem Arbeitgeber in der Regel eine Frist von zehn Arbeitstagen eingeräumt, um die nicht konformen I-9-Formulare zu korrigieren. Fristverlängerungen werden nur selten gewährt, und die Arbeitgeber können für alle wesentlichen und nicht korrigierten technischen Verstöße, die in den I-9-Formularen festgestellt wurden, eine Mitteilung über die Absicht, ein Bußgeld zu verhängen (Notice of Intent to Fine - NIF) erhalten.

Arbeitgeber, die wissentlich unbefugte Arbeitnehmer einstellen oder weiter beschäftigen, müssen die rechtswidrige Tätigkeit einstellen, können mit einer Geldstrafe belegt werden und können auch strafrechtlich verfolgt werden. Die Bußgelder für die wissentliche Einstellung von Arbeitnehmern ohne Arbeitsgenehmigung reichen von 375 bis 16.000 US-Dollar pro Verstoß, wobei die Strafen für Wiederholungstäter am oberen Ende des Spektrums liegen. Die Strafen für substanzielle Verstöße reichen von 216 bis 2.156 US-Dollar pro Verstoß.

Wichtig ist, dass das ICE die Verstöße pro Fehler oder Unterlassung bewertet, nicht pro Formular I-9. Ein einziges I-9 kann leicht mehrere Verstöße enthalten, von denen jeder eine Geldstrafe nach sich ziehen kann.

Die wichtigsten Faktoren, die das ICE bei der Festlegung der Strafhöhe berücksichtigt, sind:

1. Größe des Unternehmens
2. Nachweis des guten Willens zur Einhaltung der Vorschriften
3. Schwere des Verstoßes
4. ob der Verstoß nicht autorisierte Arbeiter betraf
5. Vorgeschichte von Verstößen

Wenn eine NIF zugestellt wird, stellt das ICE Anklageschriften zur Verfügung, in denen alle vom Arbeitgeber begangenen Verstöße aufgeführt sind. Der Arbeitgeber hat dann die Möglichkeit, mit dem ICE einen Vergleich auszuhandeln oder innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der NIF eine Anhörung vor dem Office of the Chief Administrative Hearing Officer (OCAHO ) zu beantragen.

Nach Angaben des ICE wird dem Fall ein Verwaltungsrichter zugewiesen. Viele OCAHO-Fälle erreichen jedoch nicht die Anhörungsphase, weil die Parteien einen Vergleich schließen, die Parteien sich der Zustimmung des ALJ unterwerfen oder der ALJ eine Entscheidung in der Sache trifft, indem er vor der Anhörung dispositive Entscheidungen trifft.

Beispiel: Im September 2017 wurde das Unternehmen Asplundh Tree Expert Co zur Zahlung von satten 95 Millionen Dollar an Verwirkungsgeldern und zivilrechtlichen Forderungen verurteilt, weil es wissentlich Einwanderer ohne Papiere beschäftigt hatte. Obwohl es sich hier um ein extremes Beispiel handelt, zeigt dieser Fall, dass Rechtsverletzer, die Einstellungsgesetze manipulieren und die Akzeptanz von gefälschten Dokumenten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter unterstützen, erwischt und entsprechend bestraft werden. Lesen Sie mehr über diesen Fall.

Das Formular I-9 unterliegt einem ständigen Wandel und wird alle paar Jahre aktualisiert. Es ist zwingend erforderlich, zumindest das neueste, von der USCIS vorgeschriebene Formular I-9 zu verwenden und sicherzustellen, dass alle Abschnitte des I-9 ordnungsgemäß und rechtzeitig ausgefüllt werden. Mitratech bietet die einzige Lösung zur Einhaltung des I-9-Formulars, die seit mehr als 20 Jahren keine Geldstrafen für Kunden bei Bundes- und ICE-Audits nachweisen kann.

Wie werden die Strafen für das Formular I-9 berechnet?

Im Jahr 2008 gab das ICE ein Memorandum heraus, das von den ICE-Agenten verlangte, bestimmte Verfahren zur Berechnung von I-9-bezogenen Geldbußen zu befolgen. Die Verfahren lauten wie folgt:

• Verwenden Sie die Anzahl der Verstöße für jede Art von Verstoß (Papierkram, Einstellung oder Weiterbeschäftigung) als Zähler und die Anzahl der Mitarbeiter insgesamt als Nenner. Wenn Sie z. B. 100 Mitarbeiter haben, bei denen 10 wesentliche Verstöße gegen den Papierkram und 20 Verstöße gegen die Einstellung oder Weiterbeschäftigung vorliegen, ergibt sich ein Wert von 10/100 = 10 Prozent für den Papierkram und 20/100 = 20 Prozent für die Einstellung oder Weiterbeschäftigung, was zu einer Geldstrafe von 40.560 US-Dollar führt, wenn Sie die Bußgeldtabellen 2017 verwenden.
• Die Bußgelder könnten dann für jeden der fünf Faktoren - Unternehmensgröße, guter Glaube, Schwere des Verstoßes, Beschäftigung nicht zugelassener Ausländer und Vorgeschichte mit dem ICE - um 5 Prozent nach oben oder unten angepasst werden.

Darüber hinaus hat das ICE damit begonnen, die Zahl der Verstöße gegen den Papierkram zur Zahl der Verstöße bei der Einstellung oder Weiterbeschäftigung als Zähler zu addieren, wodurch sich die Höhe der Geldstrafe häufig erhöht.

Wenn Sie z. B. 100 Mitarbeiter haben, bei denen 10 Verstöße gegen wesentliche Formalitäten und 20 Verstöße bei der Einstellung oder Weiterbeschäftigung vorliegen, ergeben sich laut SHRM 10 + 20 = 30, um 30 Prozent Verstöße zu berechnen, was zu einer Geldbuße von 60.270 US-Dollar führt, wenn Sie die Sanktionsmatrizen für 2017 verwenden .

Häufige Fehler im Formular I-9:

• Der Zeitplan für den Abschluss wird ignoriert. USCIS hat strenge Zeitvorgaben, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.
• Nichtausfüllen beider Seiten des Formulars I-9. Es gibt zwei Abschnitte, die ordnungsgemäß ausgefüllt werden müssen.
• Verwendung von White-Out. White-Out ist niemals erlaubt

Häufige Fehler von Arbeitnehmern:

• Fehlender Eintrag von Name, Geburtsdatum oder Adresse.
• Versäumnis, den ersten Tag der Beschäftigung anzugeben.
• Fehlender Hinweis auf den Aufenthaltsstatus.
• Wenn der Arbeitnehmer "Lawful Permanent Resident" wählt, gibt er die USCIS-Nummer nicht an.
• Wenn das Formular I-9 mit Hilfe eines Übersetzers ausgefüllt wurde, versäumt es der Mitarbeiter, das Formular vom Übersetzer unterschreiben, mit seinem Namen versehen und datieren zu lassen.

Häufige Fehler von Arbeitgebern:

• Versäumnis, die genehmigten Unterlagen in das Formular I-9 einzutragen.
• Nichtvorlage von Abschnitt 2 nach dem dritten Arbeitstag der ersten Beschäftigung.
• Fehlender Eintrag des Datums des ersten Beschäftigungsbeginns.
• Nichtangabe des Namens, der Anschrift oder der Bezeichnung des Unternehmens.
• Verwendung einer falschen/veralteten Version des Formulars I-9.
• Die Aufforderung an den Arbeitnehmer, spezifische Unterlagen zu Abschnitt 2 vorzulegen, ist eine Diskriminierung.
• Kopieren von Unterlagen - der Arbeitgeber darf nicht diskriminieren; wenn der Arbeitgeber Kopien aufbewahren möchte, muss er für alle Arbeitnehmer Kopien anfertigen.
• Der Arbeitgeber reicht Abschnitt 3 fälschlicherweise ein, nachdem die Arbeitsgenehmigung des Arbeitnehmers abgelaufen ist. Er muss den dokumentierten Nachweis mit dem angegebenen Ablaufdatum anfordern.