Alinear a su personal, sus procesos y su tecnología bajo mandatos en constante cambio.
En medio de políticas laborales cambiantes, un clima de contratación cada vez más difícil y regulaciones en constante evolución, los profesionales de recursos humanos (RR. HH.) están poniendo el cumplimiento normativo en primer plano de sus estrategias para garantizar la continuidad del negocio. Y no solo está en juego la reputación de la organización; el coste medio del incumplimiento normativo ha aumentado más del 45 % en 10 años, y las multas del RGPD comienzan en el 2 % de los ingresos anuales de una empresa por mala gestión corporativa o violaciones de la privacidad.
En pocas palabras, las empresas, independientemente de su tamaño y alcance, ya no pueden permitirse el lujo de no invertir en el cumplimiento normativo. Pero, ¿cómo pueden los equipos de RR. HH. actuales dotar a sus equipos de las herramientas necesarias para agilizar y hacer más conforme el proceso de contratación, garantizar la verificación de los candidatos, gestionar los cambios de forma fluida e impartir una formación intuitiva, todo ello sin dejar de lado la ética como valor fundamental de la organización? Veámoslo con más detalle.
Lo primero es lo primero: ¿qué es el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos?
En resumen, el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos es el proceso de crear, definir y comunicar políticas y procedimientos para garantizar que las prácticas laborales y de empleo cumplan con las leyes y normativas aplicables. Decir «no lo sabía» no es suficiente cuando se trata de auditorías de organismos gubernamentales, por lo que es esencial que los profesionales de recursos humanos se mantengan al día con los mandatos en constante evolución.
Se trata de leyes y normativas a nivel federal, estatal y local. Algunas de las normativas más comunes que debes tener en cuenta son:
- Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA)
- Ley de Estadounidenses con Discapacidades
- Ley de Igualdad Salarial (EPA)
- Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
- Ley de Licencia Familiar y Médica
- Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA)
- Título VII de la Ley de Derechos Civiles
Con un enfoque holístico, el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos ayuda a mitigar riesgos, evitar multas, salvaguardar la reputación de la organización y preservar la confianza entre empleados, clientes y partes interesadas por igual.
El papel de RR. HH. en el cumplimiento normativo
Como se puede imaginar, estas normativas afectan a todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación hasta la incorporación y la retención. Algunas de las situaciones más habituales en las que pueden surgir problemas de cumplimiento normativo para los profesionales de RR. HH. son las siguientes:
- Incumplimiento de la edad mínima para trabajar y del salario mínimo.
- Preguntas inadecuadas en una entrevista
- Inaccurate verificación de antecedentes o nóminas
- Documentos no seguros
- Formularios I-9 incompletos o documentos justificativos que faltan
- Formación inadecuada
- Prácticas salariales o de promoción injustas
- Políticas de permisos de ausencia no conformes y más.
A veces, el incumplimiento puede ser accidental si no se siguen las directrices sobre buenas prácticas. Por ejemplo, redactar una descripción de puesto que incluya «recién graduados universitarios» podría considerarse discriminatorio. También hay ciertas palabras y frases que, de forma inconsciente, alejan a las personas de las descripciones de puestos debido a la percepción asociada a ellas. Textio, una aplicación que ayuda a las empresas a redactar contenidos de contratación más inclusivos, comparte ejemplos como:
- Las descripciones de puestos de trabajo en Hulu suelen utilizar la palabra «humildad», lo que significa que se presentarán más mujeres.
- Por otro lado, Amazon utiliza expresiones como «ataques» en sus ofertas de empleo, y los datos muestran que es más probable que se presenten más hombres.
Mejores prácticas para el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos
Ser proactivo en materia de cumplimiento normativo es una de las mejores formas de proteger su negocio. Algunas formas de hacerlo son:
- Almacenamiento de datos durante un máximo de seis años.
- Describir sus políticas de cumplimiento, incluyendo definiciones de lo que es y lo que no es discriminación.
- Actualizar sus políticas de cumplimiento al menos una vez al año.
- Comenzando con un proceso de reclutamiento y contratación totalmente conforme con la normativa.
El papel de la tecnología en el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos
Dado que mantener el cumplimiento normativo puede resultar muy complicado, muchas empresas confían en una solución o software de gestión del talento todo en uno que automatiza los flujos de trabajo e incorpora comprobaciones de cumplimiento para garantizar que la documentación se complete correctamente.
El uso de una solución de gestión del talento de primera categoría o de un software especializado puede marcar la diferencia entre incurrir en costosas multas que hundan su negocio o mantenerlo en funcionamiento durante muchos años.
