Qu'est-ce que la conformité des ressources humaines et pourquoi est-elle importante ?
Aligner votre personnel, vos processus et votre technologie sur des mandats en constante évolution.
Face à l'évolution des politiques sur le lieu de travail, au climat d'embauche toujours difficile et à l'évolution des réglementations, les professionnels des ressources humaines (RH) placent la conformité au premier plan de leurs stratégies pour assurer la continuité de l'activité. Et ce n'est pas seulement la réputation de l'organisation qui est en jeu ; le coût moyen de la non-conformité a augmenté de plus de 45 %. augmenté de plus de 45 % en 10 ans, et les amendes du GDPR commencent à 2 % du chiffre d'affaires annuel d'une entreprise en cas de mauvaise gestion ou d'atteinte à la vie privée.
En d'autres termes, les entreprises - quelles que soient leur taille et leur envergure - ne peuvent plus se permettre de ne pas investir dans la conformité. Mais comment les équipes RH d'aujourd'hui peuvent-elles donner à leurs équipes les outils nécessaires pour accélérer et rendre plus conforme l'embauche, la vérification sécurisée des candidats, la gestion transparente du changement et la formation intuitive, tout en maintenant l'éthique comme valeur organisationnelle fondamentale ? Voyons cela de plus près.
Tout d'abord, une première chose : Qu'est-ce que la conformité des ressources humaines ?
En bref, la conformité des RH est le processus de création, de définition et de communication des politiques et des procédures visant à garantir que vos pratiques en matière d'emploi et de lieu de travail respectent les lois et les réglementations en vigueur. Dire "je ne savais pas" ne suffit pas lorsqu'il s'agit d'audits d'agences gouvernementales. Il est donc essentiel pour les professionnels des ressources humaines de se tenir au courant de l'évolution des mandats.
Il s'agit de lois et de règlements au niveau fédéral, étatique et local. Voici quelques-unes des réglementations les plus courantes à surveiller :
- Loi sur les soins abordables (ACA)
- Loi sur les Américains handicapés
- Loi sur l'égalité salariale (EPA)
- Loi sur les normes du travail (FLSA)
- Loi sur le congé familial et médical
- Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA)
- Titre VII de la loi sur les droits civils
Grâce à une approche globale, la conformité des RH permet de limiter les risques, d'éviter les amendes, de sauvegarder la réputation de l'organisation et de préserver la confiance des employés, des clients et des parties prenantes.
Le rôle des RH dans la conformité
Comme vous pouvez l'imaginer, ces réglementations affectent l'ensemble du cycle de vie des employés, du recrutement à l'intégration et à la fidélisation. Voici quelques-unes des principales situations dans lesquelles les professionnels des ressources humaines peuvent être confrontés à des problèmes de conformité :
- Non-respect de l'âge minimum d'admission à l'emploi et du salaire minimum
- Questions d'entretien inappropriées
- Vérifications vérifications d'antécédents ou de la paie
- Documents non sécurisés
- I-9 incomplet ou documents justificatifs manquants
- Formation inadéquate
- Pratiques déloyales en matière de rémunération ou de promotion
- Politiques de congé non conformes, etc.
Parfois, la non-conformité peut être accidentelle en l'absence de lignes directrices sur les meilleures pratiques. Par exemple, rédiger une description d'emploi pour un poste qui inclut les "diplômés récents de l'enseignement supérieur" pourrait être considéré comme discriminatoire. Il existe également certains mots et expressions qui, inconsciemment, détournent les gens des descriptions de poste en raison de la perception qui leur est associée. Textioune application qui aide les entreprises à rédiger des contenus d'embauche plus inclusifs, donne des exemples :
- Les descriptions de poste de Hulu utilisent couramment le mot "humilité", ce qui signifie que davantage de femmes postuleront.
- D'autre part, Amazon utilise des expressions telles que "attaques" dans ses offres d'emploi, et les données montrent que davantage d'hommes sont susceptibles de postuler.
Meilleures pratiques en matière de conformité des ressources humaines
Être proactif en matière de conformité est l'un des meilleurs moyens de protéger votre entreprise. Voici quelques moyens d'y parvenir :
- Stockage des données jusqu'à six ans
- La description de vos politiques de conformité, y compris les définitions de ce qui est ou n'est pas de la discrimination.
- Mettre à jour vos politiques de conformité au moins une fois par an
- Commencer par un processus de recrutement et d'embauche entièrement conforme
Le rôle de la technologie dans la conformité des ressources humaines
Parce qu'il peut être très compliqué de respecter la conformité, de nombreuses entreprises s'appuient sur une solution de gestion des talents tout-en-un ou sur un logiciel qui automatise les flux de travail et intègre des contrôles de conformité pour s'assurer que les documents sont remplis correctement.
L'utilisation d'une solution de gestion des talents de pointe ou d'un logiciel spécialisé peut faire la différence entre des amendes coûteuses qui mettent votre entreprise en péril et le maintien de votre entreprise pour les années à venir !
