¿Cuál es la mejor forma de integrar a un nuevo empleado? Existe un gran debate, muchas discusiones e incluso cierta controversia en lo que respecta a la integración de una persona nueva. Las empresas inteligentes saben que la forma en que un empleado comienza en la empresa puede determinar su rendimiento, el tiempo que tarda en aportar valor e incluso cuánto tiempo permanecerá en el puesto.
Crear un programa de incorporación excelente es fundamental para quienes desean establecer relaciones duraderas con sus empleados. Además, puede ayudar a aliviar parte de ese «nerviosismo del primer día» que suelen sentir muchos nuevos empleados.
¿Estás listo para crear un programa de incorporación que te ayude a alcanzar el éxito? No olvides descargar nuestra lista de comprobación para la incorporación y empezar con una base sólida.
Dedica tiempo a la incorporación de los nuevos empleados
Los empleados son una parte importante de tu éxito como empresa, por lo que debes realizar esa inversión inicial en ellos. Piénsalo de esta manera: ya has invertido tiempo en ellos. Tenías una vacante, ya fuera por baja natural o por expansión, así que publicaste una oferta de empleo. Dedicaste tiempo y recursos a entrevistarlos y contratarlos. No dejes que tu inversión se quede ahí. En su lugar, utiliza la información que has recopilado de cada uno de ellos durante el proceso de selección para crear una mejor experiencia de incorporación adaptada a cada persona.
¿Tienes que crear un nuevo proceso de incorporación para cada empleado que se incorpora a tu empresa? ¡No! Lo mejor que puedes hacer es partir de una buena base y, a partir de ahí, personalizarla para adaptarla a las necesidades de la persona, el puesto, el departamento o la empresa. Puedes recurrir a esta fórmula cuando tengas recursos limitados o simplemente para tener un punto de partida.
Próximos pasos: Lista de comprobación para la incorporación de nuevos empleados
Si te preocupa la rotación de personal, no eres el único. En estos momentos, ser empresario es una de las cosas más difíciles, ya que la gente deja sus trabajos sin pensárselo dos veces. La incorporación de nuevos empleados es una forma estupenda de mantener baja la rotación de personal.
Durante los primeros días y semanas tras la incorporación de un nuevo empleado, es necesario establecer las expectativas y fomentar su compromiso con la empresa. Es importante que se preocupe por las mismas cosas que te preocupan a ti, que trabaje para alcanzar los mismos objetivos que tú y que vea que estás invirtiendo en él.
Empezar con buen pie te ayudará a conseguir todo eso y mucho más. Si pasas por alto la incorporación y simplemente dejas que un formador se encargue de tu nueva contratación, esta podría sentirse desorientada. Es posible que se marche enseguida (al fin y al cabo, ha estado en proceso de selección, por lo que podría recibir otra oferta en los próximos días o semanas) o que adquiera malos hábitos que puedan afectar a su rendimiento.
Entonces, ¿cuál es la mejor forma de incorporar a un nuevo empleado? Aquí tienes cinco pasos sencillos que puedes seguir:
Empieza por desarrollar una formación integral
En primer lugar, debes empezar por elaborar una formación generalizada y rica en contenido que ofrezca una visión general sencilla, pero exhaustiva, de tu empresa. Este es el tipo de formación que todos los empleados deben recibir. Algunos ejemplos de formación generalizada son:
- Formación en seguridad
- Formación sobre el Código Ético para empleados
- Formación en diversidad
- Formación en software
- Formación sobre productos
- Formación en Persona
- Formación en medición
- Formación sobre estructura organizativa
Aunque desarrollar esta formación te pueda llevar algo de tiempo ahora mismo, solo tendrás que hacerlo una vez y, después, actualizarla cada vez que haya novedades. Con un software como la plataforma Trakstar, ni siquiera tendrás que dar de alta a los nuevos empleados uno por uno: en cuanto sean contratados, quedarán dados de alta automáticamente.
Fíjate objetivos y elabora un plan para revisarlos
Cuando contratas a un nuevo empleado, tienes unos objetivos en mente para él. Existe una necesidad concreta de sus habilidades o conocimientos. Durante el proceso de incorporación, debes comunicar a tus nuevos empleados cuáles son esos objetivos y, a continuación, proporcionarles las herramientas necesarias para alcanzarlos. Al identificar los objetivos —algunos más fáciles de alcanzar y otros más difíciles—, estarás definiendo qué es el éxito para ellos y dándoles la energía que necesitan para marcar una diferencia real.
Asegúrate de que los materiales de incorporación respalden los objetivos que hayas fijado para tu nuevo empleado. Preséntale a las personas que pueden ayudarle a alcanzar esos objetivos, establece un plan para lograrlos y, a continuación, programa una evaluación de rendimiento para garantizar que se cumpla el objetivo. Debes programar las evaluaciones de rendimiento desde el principio del proceso de incorporación, para asegurarte de que tus nuevos empleados sepan cuándo tendrán lugar, puedan plantear cualquier duda al respecto y empiecen a pensar en cómo alcanzar el éxito.
Organiza reuniones individuales con todas las personas clave
Otra cosa que conviene hacer es organizar reuniones individuales con las personas que son importantes para ese empleado en concreto, para ese puesto o dentro de la empresa. El mero hecho de concertar una reunión de 10 minutos con el nuevo empleado puede ayudarle a sentirse involucrado y conectado.
Si de verdad quieres ir más allá, puedes organizar reuniones durante los primeros meses de la incorporación de un nuevo empleado a tu empresa para mantener su compromiso. Esto ayuda a los empleados a establecer relaciones y a querer trabajar juntos en proyectos.
Si tienes empleados que trabajan a distancia, hay otras formas de ayudarles a conocer a otras personas. Organiza videoconferencias o llamadas en grupo de forma habitual. Incluso hay diferentes herramientas que puedes utilizar para formar grupos aleatorios que se reúnan.
El objetivo es mantener el compromiso de tus empleados. Esto empieza desde el momento en que les das la bienvenida a la empresa y continúa con contactos periódicos, reuniones y actividades divertidas. No te olvides de tus empleados que trabajan a distancia. Ellos también necesitan conocer a todos y cada uno de los nuevos miembros del equipo.
Dales acceso antes de que empiecen
No hay nada peor que una empresa que no esté preparada para el primer día de un empleado. Tienes que organizarte antes de que empiece a trabajar. Lo ideal es que ya tengas preparados algunos materiales para cuando esté listo para firmar el contrato. Una parte del proceso de incorporación de los empleados casi siempre requiere que tengan acceso a ciertos elementos.
Empieza por proporcionarles todo el material que necesiten. Esto podría incluir material de oficina, suministros, datos de acceso, espacio, direcciones de correo electrónico y mucho más. Debes asegurarte de que no tengan que pedirte demasiadas cosas, ya que, de lo contrario, se sentirán como si se les hubiera tenido en cuenta a última hora. El objetivo es demostrarles que has dedicado tiempo y atención a su primer día o su primera semana.
Por supuesto, hay que tener cuidado con la seguridad: no les des acceso a información confidencial hasta que hayan recibido formación en materia de seguridad. Para que la incorporación sea un éxito, es necesario tenerlo todo previsto con antelación, y el acceso es un aspecto importante.
Ten en cuenta otros materiales de formación
A menudo, los responsables de RR. HH. diseñan cursos y materiales sobre las responsabilidades del puesto, las políticas de la organización y cómo utilizar las herramientas. Sin embargo, no se plantean crear cursos de formación originales que se salgan de lo habitual. Por ejemplo, quizá quieras crear un curso de formación sobre los diferentes restaurantes a los que se puede ir andando desde la oficina. Quizá los empleados, tanto los nuevos como los veteranos, te hagan las mismas preguntas una y otra vez. Quizá haya normas tácitas o bromas internas que los nuevos empleados deban conocer. Plantéate incluir estos temas en los cursos de formación de tu programa de incorporación.
¿Por qué? No solo ayuda al nuevo empleado a sentirse como en casa durante sus primeros días en la empresa, sino que también le permite tomarse un respiro ante el aluvión de información. Incorpora a los nuevos empleados utilizando materiales de diversos tipos para adaptarte a los distintos estilos de aprendizaje de los trabajadores.
¿Cuál es la mejor forma de incorporar a un nuevo empleado?
Si estás buscando la mejor forma de incorporar a un nuevo empleado, hay dos cosas por las que debes empezar:
- Un proceso de incorporación eficaz y repetible que se puede seguir independientemente del puesto que se ocupe
- Materiales de formación en los que puedes confiar (¡y cuantificar!)
A partir de ahí, puedes personalizar la formación y adaptarla específicamente al puesto, al grupo de contratación o a la época del año.
Si necesitas más ayuda con la contratación, la incorporación, la formación y la evaluación de tus empleados, la plataforma Trakstar es la mejor solución del mercado para muchas de tus necesidades de recursos humanos. En concreto, muchos utilizan Trakstar Learn como software de incorporación de empleados para crear mejores cursos de formación que permiten la incorporación virtual, la contratación a distancia y la formación de los empleados actuales.
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Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la plantilla. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech de apoyar todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RR. HH. en toda nuestra creciente cartera de recursos humanos.
