¿Qué es la gestión del flujo de trabajo? ¿Por qué es importante comprender su definición?
La gestión del flujo de trabajo se centra en la estructura del trabajo dentro de las organizaciones y en cómo colaboran los distintos equipos para completar este trabajo. El proceso implica mapear, planificar y coordinar todas las diferentes partes de la estructura de una organización.
El «flujo de trabajo» puede definirse como una secuencia de tareas que forman parte de una tarea más amplia; el objetivo es lograr un resultado específico, y la gestión del flujo de trabajo tiene como finalidad obtener mejores resultados de acuerdo con un conjunto concreto de objetivos. La automatización del flujo de trabajo puede optimizar y automatizar las tareas empresariales repetitivas, lo que aporta numerosas ventajas a una organización. La gestión del flujo de trabajo incluye la identificación de tareas redundantes y cuellos de botella, así como la planificación del flujo de trabajo en un estado ideal, lo que reduce el margen de error y aumenta la productividad general.
Aunque la gestión del flujo de trabajo se centra principalmente en el trabajo realizado por las personas de una organización, las tareas pueden automatizarse mediante software informático. Esto significa que la gestión del flujo de trabajo puede incluir integraciones de sistemas informáticos para compartir información y datos entre flujos de trabajo y otros sistemas informáticos dentro de una misma organización.
En 2016, el mercado de la automatización de flujos de trabajo estaba valorado en 4260 millones de dólares; para 2023, se prevé que esta cifra aumente hasta los 18 450 millones de dólares. Esto supone un incremento de más del 400 %, a medida que más organizaciones se dan cuenta de las ventajas de la gestión y la automatización de los flujos de trabajo y se suman a esta tendencia. Entonces, ¿cómo puede beneficiar a su organización la gestión de los flujos de trabajo?
¿Qué es un sistema de gestión de flujos de trabajo?
Entonces, ¿qué es exactamente un sistema de gestión del flujo de trabajo?
Según la definición de Science Direct:
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WMS o WfMS) permiten la ejecución automatizada y fluida de los flujos de trabajo. Permiten a los usuarios definir y modelar flujos de trabajo, establecer sus plazos y limitaciones presupuestarias, así como los entornos en los que desean ejecutarlos. A continuación, el WFMS evalúa estos datos y los ejecuta dentro de las restricciones definidas.
Aunque los WfMS se utilizan a menudo de forma intercambiable con la gestión de procesos empresariales (BPM), son distintos. Los BPM se centran en el conjunto completo de procesos de la organización, así como en los procesos individuales, mientras que los sistemas de gestión de flujos de trabajo se centran en tareas claramente definidas que hacen posible la visión global.
El mejores sistemas de gestión de flujos de trabajo hoy en día son soluciones SaaS que automatizan fácilmente los flujos de trabajo, proporcionándole las ventajas enumeradas anteriormente.
Las ventajas de la gestión del flujo de trabajo
Mejora de la rendición de cuentas y la colaboración
Planificar tu flujo de trabajo de forma clara puede ser más beneficioso de lo que imaginas. La falta de comunicación y la microgestión pueden provocar insatisfacción entre los empleados y, como resultado, ineficiencia general.
Como mencionó Forbes en un artículo reciente:
Cuando los supervisores microgestionan a los empleados, disminuyen su rendimiento y no aprovechan al máximo su talento. Esto significa que la organización no obtiene los beneficios de contratar a personas excelentes con experiencia, habilidades y creatividad. Los empleados tienden a retraerse en sus funciones cuando sus jefes los microgestionan de esta manera.
Gran parte de este problema puede eliminarse mediante un flujo de trabajo claramente definido. Todos los empleados saben qué tareas deben completarse, quién es responsable de ellas y cuándo deben realizarse. Con este aumento de la responsabilidad, las posibilidades de microgestión se reducen significativamente, lo que se traduce en mejores relaciones entre los directivos y sus equipos, y una mayor satisfacción de los empleados.
En la misma línea, la gestión del flujo de trabajo permite una mayor colaboración entre las partes interesadas de toda la organización. La colaboración en tiempo real mejora el trabajo en equipo, ya que los empleados pueden contribuir simultáneamente a los proyectos, editar documentos y mucho más.
La solución adecuada puede proporcionar flexibilidad y agilizar los procesos, al tiempo que mantiene segura la información confidencial.
Mayor transparencia
Si bien la moral de los trabajadores puede aumentar la productividad, otra ventaja importante de la gestión del flujo de trabajo es una mayor transparencia en los procesos.
En lo que respecta a los empleados, compartir los pasos y el flujo de los procesos internos puede ayudar a todos a comprender qué se está haciendo en un momento dado, quién está a cargo de la tarea y qué sucederá a continuación. Esto puede ayudar a generar confianza tanto entre los empleados como entre ellos y la organización en su conjunto, puede ayudar a que los empleados se sientan empoderados y puede animarlos a asumir un papel más activo en su trabajo.
Sin embargo, al trazar su flujo de trabajo, también tiene la oportunidad de comprender dónde pueden estar los puntos débiles de sus procesos organizativos. Una mayor comprensión le permite identificar qué partes de sus procesos están dando resultados y cuáles podrían mejorarse para ser más eficientes y rentables.
Mejora del cumplimiento
Un flujo de trabajo divide los procesos empresariales en pasos más pequeños, que luego pueden transferirse o dividirse entre varios empleados (o, en algunos casos, entre personas ajenas a la organización). Esto puede implicar mucho papeleo y idas y venidas antes de pasar a la siguiente fase.
Al implementar la automatización del flujo de trabajo, puede utilizar software para optimizar el proceso, acelerar su flujo de trabajo, mitigar el riesgo al reducir los errores humanos y aumentar su ROI. El software adecuado puede incorporar las mejores prácticas y el cumplimiento normativo en cada flujo de trabajo para garantizar que se toman todas las medidas necesarias para cumplir con las regulaciones pertinentes. El seguimiento y la supervisión de sus flujos de trabajo y puntos de control garantizan que la información no sea incorrecta ni se omita.
Reducción de costes
Todas las ventajas mencionadas anteriormente contribuyen a reducir los costes de su organización. Al mejorar las relaciones entre los empleados, estos se sienten más satisfechos con su trabajo y obtienen mejores resultados. La automatización reduce los errores humanos y garantiza que los empleados no dediquen un tiempo excesivo a tareas redundantes, mientras que la optimización de los procesos de trabajo aumenta la eficiencia y refuerza el retorno de la inversión, lo que aporta más valor a todas las partes interesadas.
Características de un sistema eficaz de gestión del flujo de trabajo
Creación de flujos de trabajo
Los mejores sistemas de gestión de flujos de trabajo deben ser fáciles de usar, tanto si se crean flujos de trabajo sencillos, como el lanzamiento de un formulario de acuerdo de confidencialidad, como otros más complejos. Deben garantizar el cumplimiento normativo al tiempo que impulsan la eficiencia y la estandarización, permiten la colaboración de las partes interesadas en todas las etapas del flujo de trabajo y realizan un seguimiento y generan informes de todos los flujos de trabajo.
Flexibilidad del proceso
Los diferentes flujos de trabajo optimizarán diferentes proyectos, dependiendo del nivel de complejidad. Esto significa que un WMS eficaz ofrecerá flexibilidad en la creación de patrones de flujo de trabajo, permitiéndole definir, organizar y cambiar los flujos de trabajo para que se adapten mejor a ese proyecto.
Notificaciones
Un sistema de gestión del trabajo eficaz le enviará notificaciones personalizadas según sea necesario, sin que tenga que realizar un seguimiento ni realizar esfuerzos adicionales. Ya sean notificaciones por correo electrónico o notificaciones push, el WMS debe recordarle las próximas tareas y aprobaciones para garantizar un desarrollo fluido.
Integración con los sistemas existentes
Según el Wall Street Journal, el número de aplicaciones de software implementadas por empresas de todo el mundo ha aumentado drásticamente en los últimos años. Hoy en día, una empresa media utiliza más de 129 aplicaciones en toda la organización.
Los flujos de trabajo no funcionan de forma independiente de otros procesos, por lo que es fundamental que tu sistema de gestión del flujo de trabajo se integre fácilmente con tus herramientas y aplicaciones existentes. Esto te permite crear e implementar flujos de trabajo utilizando las mejores herramientas de su clase y sin tener que cambiar tu infraestructura tecnológica actual.
Informes
Sin funciones de generación de informes claras y fáciles de usar, las ventajas de un sistema de gestión del flujo de trabajo podrían desperdiciarse. Un buen WMS debe contar con paneles intuitivos que simplifiquen los procesos y faciliten el intercambio de información, además de ser personalizable y flexible. Si se configura con las métricas clave adecuadas, su sistema de gestión del flujo de trabajo le ayudará a tomar mejores decisiones empresariales basadas en análisis y en los conocimientos obtenidos.
Permisos de acceso personalizables
Los flujos de trabajo suelen involucrar a personas ajenas a los empleados de una organización, como proveedores, clientes y socios. Un buen sistema de gestión de flujos de trabajo permitirá a estas partes interesadas externas realizar solicitudes sin permitir el acceso completo al sistema de su organización y manteniendo la seguridad de sus datos.
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