Was ist Workflow-Management? Warum ist es wichtig, seine Definition zu verstehen?
Das Workflow-Management konzentriert sich auf die Struktur der Arbeit in Organisationen und darauf, wie verschiedene Teams zusammenarbeiten, um diese Arbeit zu erledigen. Der Prozess umfasst die Abbildung, Planung und Koordinierung aller verschiedenen Teile der Struktur einer Organisation.
Workflow" kann als eine Abfolge von Aufgaben definiert werden, die Teil einer größeren Aufgabe sind; das Ziel ist es, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, und Workflow-Management zielt darauf ab, bessere Ergebnisse entsprechend einer bestimmten Zielsetzung zu erzielen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können sich wiederholende Geschäftsaufgaben rationalisiert und automatisiert werden, was zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen mit sich bringt. Das Workflow-Management umfasst die Identifizierung redundanter Aufgaben und Engpässe sowie die Abbildung des Arbeitsablaufs in einem idealen Zustand, wodurch die Fehleranfälligkeit verringert und die Gesamtproduktivität erhöht wird.
Obwohl sich das Workflow-Management in erster Linie auf die Arbeit der Menschen in einer Organisation konzentriert, können Aufgaben durch Computersoftware automatisiert werden. Das bedeutet, dass das Workflow-Management auch die Integration von IT-Systemen umfassen kann, um Informationen und Daten zwischen Workflows und anderen IT-Systemen innerhalb einer Organisation auszutauschen.
Im Jahr 2016 wurde der Markt für Workflow-Automatisierung auf 4,26 Milliarden US-Dollar geschätzt - bis 2023 wird diese Zahl voraussichtlich auf 18,45 Milliarden US-Dollar steigen. Das ist ein Anstieg von über 400 % , da immer mehr Unternehmen die Vorteile von Workflow-Management und -Automatisierung erkennen und auf den Zug aufspringen! Wie kann Ihr Unternehmen also von Workflow-Management profitieren?
Was ist ein Workflow-Management-System?
Was genau ist also ein Workflow-Management-System?
Gemäß der Definition von Science Direct:
Workflow-Management-Systeme (WMS oder WfMS) ermöglichen die automatisierte und nahtlose Ausführung von Arbeitsabläufen. Es ermöglicht den Benutzern, Arbeitsabläufe zu definieren und zu modellieren, ihre Fristen und Budgetbeschränkungen sowie die Umgebungen, in denen sie ausgeführt werden sollen, festzulegen. Das WFMS wertet dann diese Eingaben aus und führt sie innerhalb der definierten Grenzen aus.
Obwohl WfMS oft synonym mit Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet werden, unterscheiden sie sich voneinander. BPM konzentriert sich auf die Gesamtheit der Prozesse eines Unternehmens sowie auf einzelne Prozesse, während sich Workflow-Management-Systeme auf klar definierte Aufgaben konzentrieren, die das Gesamtbild ermöglichen.
Die besten Workflow-Management-Systeme sind heute SaaS-Lösungen, die Arbeitsabläufe problemlos automatisieren und Ihnen die oben genannten Vorteile bieten.
Die Vorteile von Workflow Management
Verbesserte Rechenschaftspflicht und Zusammenarbeit
Eine klare Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe kann sich als vorteilhafter erweisen, als Sie erwarten würden. Fehlkommunikation und Mikromanagement können zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und infolgedessen zu Ineffizienz führen.
Wie Forbes in einem kürzlich erschienenen Artikel erwähnte:
Wenn Vorgesetzte ihre Mitarbeiter mikromanagen, schmälern sie deren Leistung und nutzen die vorhandenen Talente nicht voll aus. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht in den Genuss kommt, großartige Mitarbeiter mit Erfahrung, Fähigkeiten und Kreativität einzustellen. Mitarbeiter neigen dazu, in ihren Rollen zu schrumpfen, wenn ihre Vorgesetzten sie auf diese Weise mikromanövrieren.
Ein großer Teil dieses Problems kann durch einen klar festgelegten Arbeitsablauf beseitigt werden. Jeder Mitarbeiter weiß, welche Aufgabe erledigt werden muss, wer dafür verantwortlich ist und wann sie erledigt werden muss. Durch diese erhöhte Verantwortlichkeit wird die Gefahr des Mikromanagements deutlich verringert, was zu besseren Beziehungen zwischen Managern und ihren Teams und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.
In diesem Sinne ermöglicht das Workflow-Management eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten im Unternehmen. Die Zusammenarbeit in Echtzeit verbessert die Teamarbeit, da die Mitarbeiter gleichzeitig zu Projekten beitragen, Dokumente bearbeiten und vieles mehr können.
Die richtige Lösung kann Flexibilität bieten und die Prozesse beschleunigen, während gleichzeitig sensible Informationen geschützt werden.
Erhöhte Transparenz
Während die Arbeitsmoral die Produktivität steigern kann, ist ein weiterer großer Vorteil des Workflow-Managements die erhöhte Transparenz Ihrer Prozesse.
Was die Mitarbeiter betrifft, so kann die Weitergabe der Schritte und des Ablaufs Ihrer internen Prozesse dazu beitragen, dass jeder versteht, was zu einem bestimmten Zeitpunkt getan wird, wer für die Aufgabe zuständig ist und was als nächstes geschieht. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen zu schaffen, sowohl innerhalb der Mitarbeiter als auch zwischen ihnen und der Organisation als Ganzes, und es kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter befähigt fühlen und ermutigt werden, eine aktivere Rolle bei ihrer Arbeit zu übernehmen.
Durch die Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe haben Sie jedoch auch die Möglichkeit zu erkennen, wo die Schwachstellen Ihrer organisatorischen Prozesse liegen könnten. Durch einen besseren Einblick können Sie feststellen, welche Teile Ihrer Prozesse Ergebnisse liefern und welche verbessert werden könnten, um effizienter und rentabler zu sein.
Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
Ein Workflow unterteilt Geschäftsprozesse in kleinere Schritte, die dann an verschiedene Mitarbeiter (oder in einigen Fällen auch an Personen außerhalb des Unternehmens) weitergegeben oder aufgeteilt werden können. Das kann eine Menge Papierkram und Hin- und Hergeschiebe bedeuten, bevor es in die nächste Phase geht.
Durch die Implementierung von Workflow-Automatisierung können Sie Software einsetzen , um den Prozess zu rationalisieren, Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen, Risiken durch die Verringerung menschlicher Fehler zu minimieren und Ihren ROI zu erhöhen. Die richtige Software kann bewährte Verfahren und die Einhaltung von Vorschriften in jeden Arbeitsablauf einbetten, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Schritte zur Einhaltung der einschlägigen Vorschriften unternehmen. Die Verfolgung und Überwachung Ihrer Arbeitsabläufe und Kontrollpunkte stellt sicher, dass keine Informationen falsch sind oder ausgelassen werden.
Kostensenkung
Alle oben genannten Vorteile wirken zusammen und senken die Kosten Ihres Unternehmens. Durch die Verbesserung der Mitarbeiterbeziehungen sind die Mitarbeiter zufriedener und liefern bessere Ergebnisse. Die Automatisierung verringert menschliche Fehler und stellt sicher, dass die Mitarbeiter keine überflüssige Zeit mit überflüssigen Aufgaben verbringen. Die Rationalisierung von Arbeitsprozessen erhöht die Effizienz und steigert Ihren ROI, so dass alle Beteiligten mehr Nutzen daraus ziehen.
Merkmale eines effektiven Workflow-Management-Systems
Erstellung von Arbeitsabläufen
Die besten Workflow-Management-Systeme sollten einfach zu bedienen sein, unabhängig davon, ob Sie einfache Workflows erstellen, wie z. B. die Erstellung eines NDA-Formulars, oder komplexere. Sie sollten die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und gleichzeitig die Effizienz und Standardisierung fördern, die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten in allen Workflow-Phasen ermöglichen und die Verfolgung und Berichterstattung über alle Workflows ermöglichen.
Flexibilität der Prozesse
Verschiedene Arbeitsabläufe optimieren unterschiedliche Projekte, je nach Komplexitätsgrad. Das bedeutet, dass ein effektives WMS Flexibilität bei der Erstellung von Workflow-Mustern bietet und es Ihnen ermöglicht, die Workflows so zu definieren, zu organisieren und zu ändern, dass sie für das jeweilige Projekt am besten geeignet sind.
Benachrichtigungen
Ein effektives Arbeitsverwaltungssystem sendet Ihnen bei Bedarf individuelle Benachrichtigungen, ohne dass Sie nachfassen oder zusätzlichen Aufwand betreiben müssen. Ob es sich um E-Mail-Benachrichtigungen oder Push-Benachrichtigungen handelt, das WMS sollte Sie an anstehende Aufgaben und Genehmigungen erinnern, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Integration in bestehende Systeme
Nach Angaben des Wall Street Journal ist die Zahl der Softwareanwendungen, die von Unternehmen weltweit eingesetzt werden, in den letzten Jahren drastisch gestiegen. Heute verwendet ein durchschnittliches Unternehmen mehr als 129 Anwendungen in der gesamten Organisation.
Workflows funktionieren nicht unabhängig von anderen Prozessen. Daher ist es wichtig, dass sich Ihr Workflow-System problemlos in Ihre bestehenden Tools und Anwendungen integrieren lässt. Auf diese Weise können Sie Workflows erstellen und implementieren und dabei erstklassige Tools verwenden, ohne dass Sie Ihr bestehendes technisches System ändern müssen.
Berichterstattung
Ohne klare, benutzerfreundliche Berichterstattungsfunktionen könnten die Vorteile eines Workflow-Management-Systems verpuffen. Ein gutes WMS sollte über intuitive Dashboards verfügen, die Prozesse vereinfachen und die gemeinsame Nutzung von Informationen erleichtern, und gleichzeitig anpassbar und flexibel sein. Mit den richtigen Kennzahlen ausgestattet, hilft Ihnen Ihr Workflow-Management-System, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, die auf Analysen und den daraus resultierenden Erkenntnissen beruhen.
Anpassbare Zugriffsberechtigungen
An den Arbeitsabläufen sind oft Personen beteiligt, die nicht zu den Mitarbeitern eines Unternehmens gehören, z. B. Lieferanten, Kunden und Partner. Ein gutes System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen ermöglicht es diesen externen Beteiligten, Anfragen zu stellen, ohne dass sie vollen Zugriff auf das System Ihres Unternehmens haben und Ihre Daten sicher sind.
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