- La Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) concedió a la OFCCP permiso para revertir los cambios en las regulaciones de Suministros y Servicios (41 CFR 60, 41 CFR § 60-300 y 41 CFR § 60-741), el cambio en las normas de «Notificación previa a la determinación» (PDN) de 2020. Las normas ahora derogadas exigían, entre otras cosas, que la Agencia compartiera información con los contratistas en las primeras fases del proceso de auditoría. Véase el blog de Circa sobre los cambios en las normas PDN Cambio en la «norma PDN» de la OFCCP: se eliminan las barreras de protección (circaworks.com).
- La OMB aprobó la solicitud de la OFCCP de aumentar significativamente la información que debe presentarse con la auditoría inicial. Véase la carta de programación y la lista detallada. Básicamente, se incorporó todo lo que propuso la OFCCP, excepto los detalles adicionales sobre promociones, los detalles sobre despidos y la información sobre los trabajadores temporales «proporcionada por las agencias de empleo». Véase el blog de Circa sobre los cambios propuestos.
- El 1 de septiembre de 2023, solo unos días después de que la OMB aprobara la carta de programación y la lista detallada, la OFCCP publicó una nueva lista de anuncios de programación corporativa (CSAL) en la que se enumeraban 1000 auditorías previstas. La lista incluye 922 planes de establecimiento, 36 planes de acción afirmativa funcional (FAAP), 30 evaluaciones de cumplimiento de la gestión corporativa (CMCE) específicas para sedes centrales y 12 planes «universitarios» (educación superior).
La última lista CSAL de suministros y servicios publicada en julio de 2023 solo incluía a los contratistas federales que, según la OFCCP, no habían certificado sus planes de acción afirmativa (AAP) en su portal de contratistas. La nueva lista incluye a los contratistas que sí lo han certificado correctamente. La OFCCP afirma que la metodología de selección para la CSAL se centró en las industrias con salarios bajos y en los contratistas no dedicados a la construcción con contratos en virtud de la Ley de Infraestructuras.
Las nuevas revisiones de cumplimiento se llevarán a cabo en virtud de la nueva carta de programación y la lista detallada. La Directiva 2022-02 derogó el período de gracia de 45 días antes de que la OFCCP emita cartas de programación para las auditorías indicadas en una nueva CSAL. La Directiva 2022-02 también establece que las respuestas a las auditorías documentales deben presentarse en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la carta de programación, salvo que se den «circunstancias extraordinarias» (como una baja médica prolongada o el fallecimiento de un familiar de personal clave).
Aunque la Agencia fomenta la presentación electrónica de auditorías documentales, los contratistas pueden seguir enviándolas por correo postal.
¿Qué haces ahora?
Independientemente de si figura o no en la lista CSAL, con el nuevo régimen de auditorías de la OFCCP, estar «preparado para una auditoría» ha adquirido un significado completamente nuevo. Algunas de las áreas clave que deben abordarse son:
- Proporcionar documentación sobre planes y actividades que aborden áreas problemáticas en la divulgación y selección de personas con discapacidades y veteranos, la infrautilización de personas con discapacidades y áreas problemáticas identificadas a través de la revisión del sistema de compensación 41 CFR 2.17(b).
- Proporcionar una segunda «instantánea» de los datos sobre remuneración (correspondientes al año anterior del plan). Además, proporcionar datos y documentación sobre todos los factores utilizados para fijar la remuneración; proporcionar documentación que describa las prácticas salariales; y proporcionar detalles sobre el cumplimiento de la obligación de «revisar el sistema de remuneración» establecida en el apartado 2.17(b).
- Documentación sobre datos de contratación y promoción, tecnología —incluida la inteligencia artificial— y procedimientos que justifican las selecciones.
Asegúrese de haber comunicado a sus superiores el alcance de estos cambios y los descritos en el blog anterior de Circa. Si su programa necesita muchos refuerzos, consiga un acuerdo sobre dónde centrarse. Mantener demasiados proyectos a la vez es perjudicial para todos ellos.
He aquí un tema de reflexión, especialmente para los contratistas medianos y grandes que mantienen muchos AAP. No todos los indicadores específicos de cada plan evidencian una tendencia que justifique una respuesta proactiva. No obstante, la nueva lista detallada exige información sobre «cualquier» indicador en las áreas descritas anteriormente. ¿Deberían los contratistas plantearse pasar a los planes de acción afirmativa funcional (FAAP)? La estructura de información basada en la organización de los FAAP puede permitir una mejor alineación entre los datos y la planificación proactiva. Consulte el próximo blog de Circa sobre los FAAP.
¿La OFCCP mira por el retrovisor?
La OFCCP está poniendo a prueba su teoría, aún sin comprobar, de que puede acelerar las auditorías recibiendo toda la documentación que pueda estar relacionada con una auditoría junto con la presentación inicial del contratista. Circa ya ha escrito sobre este tema anteriormente, mostrando su desacuerdo.
Durante el período de revisión de la OMB, la OFCCP mantuvo su estimación de que los contratistas tardarán menos de 40 horas en responder a una solicitud de auditoría documental. Curiosamente, la Declaración de carga pública que concluye la carta de programación y la lista detallada dice lo siguiente: «Si tiene comentarios sobre la carga estimada de presentación de informes o sugerencias para reducirla, envíelos a la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP), División de Desarrollo de Políticas y Programas, 200 Constitution Avenue, N.W., Room C-3325, Washington, D.C. 20210, y haga referencia al número de control de la OMB 1250-0003».
La OFCCP ya ha recibido comentarios sobre lo difícil que será responder. Esto ocurrió durante el período de aviso público y comentarios sobre la «solicitud de recopilación de información» (ICR) de la OFCCP para utilizar su carta de programación propuesta y su lista detallada. La declaración de apoyo de la agencia de abril de 2022 reconoce que «las asociaciones de empleadores y los bufetes de abogados» presentaron comentarios en desacuerdo con las estimaciones de la OFCCP sobre la carga que esto supondría: «Afirmaron que la agencia subestimó la carga adicional que supone para los contratistas responder a la carta de programación propuesta y afirmaron que los sistemas de información de recursos humanos de los contratistas no recogen toda la información que solicita la OFCCP. Uno de los comentaristas afirmó que la OFCCP subestimó el número de empleados que participan en el desarrollo y mantenimiento de los AAP y el coste real por hora de trabajo de los empleados».
La declaración justificativa no responde específicamente a estas u otras preocupaciones relacionadas con la carga planteadas por los representantes de los contratistas.
Es positivo que la OFCCP solicite información sobre la carga real que supone para los contratistas cumplir los nuevos requisitos del régimen de auditoría de la Agencia. No dude en señalar si su experiencia confirma que las estimaciones de la Agencia sobre la carga son bajas. Si tiene auditorías, considere la posibilidad de informar a la Agencia si su iniciativa de obtener información detallada sobre cada auditoría desde la presentación inicial y la eliminación de las barreras de la «regla PDN» para la transparencia de la OFCCP está acelerando las cosas o paralizando el proceso de auditoría. Si responde a la consulta de la OFCCP sobre la carga, de forma anónima o no, crucemos los dedos para que la OFCCP le preste atención.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
