- Das Office of Management and Budget (OMB) hat der OFCCP die Genehmigung erteilt, Änderungen an den Vorschriften für Lieferungen und Dienstleistungen (41 CFR 60, 41 CFR § 60-300 und 41 CFR § 60-741) zurückzunehmen, die 2020 im Rahmen der „Pre-Determination Notice” (PDN) eingeführt worden waren. Die nun aufgehobenen Vorschriften hatten unter anderem verlangt, dass die Behörde Informationen frühzeitig im Auditprozess an Auftragnehmer weitergibt. Siehe den Blog von Circa zu den Änderungen der PDN-Vorschriften „PDN Rule” Change: The Guardrails are Off (circaworks.com).
- Das OMB genehmigte den Antrag der OFCCP auf eine erhebliche Erhöhung der mit der ersten Einreichung für die Aktenprüfung fälligen Informationen. Siehe den Terminplanungsbrief und die detaillierte Auflistung. Im Wesentlichen wurde alles, was die OFCCP vorgeschlagen hatte, übernommen, mit Ausnahme zusätzlicher Angaben zu Beförderungen, Kündigungen und Informationen zu Zeitarbeitskräften, die „von Personalagenturen bereitgestellt werden“. Siehe den Blog von Circa zu den vorgeschlagenen Änderungen.
- Am 1. September 2023, nur wenige Tage nachdem das OMB den Terminplanungsbrief und die detaillierte Liste genehmigt hatte, veröffentlichte die OFCCP eine neue Liste mit Terminankündigungen für Unternehmen (CSAL), in der 1.000 bevorstehende Audits aufgeführt sind. Die Liste umfasst 922 Unternehmenspläne, 36 funktionale Affirmative-Action-Pläne (FAAPs), 30 headquarters-spezifische Corporate Management Compliance Evaluations (CMCEs) und 12 „Universitäts”-Pläne (Hochschulbildung).
Die letzte im Juli 2023 veröffentlichte CSAL-Liste umfasste nur Bundesauftragnehmer, die laut OFCCP ihre Affirmative Action Plans (AAPs) nicht auf dem Auftragnehmerportal zertifiziert hatten . Die neue Liste umfasst auch Auftragnehmer, die ordnungsgemäß zertifiziert wurden. Die OFCCP gibt an, dass sich die Auswahlmethodik für die CSAL-Liste auf Niedriglohnbranchen und Nicht-Bauunternehmen mit Verträgen im Rahmen des Infrastrukturgesetzes konzentrierte.
Die neuen Compliance-Prüfungen werden gemäß dem neuen Terminbrief und der detaillierten Auflistung durchgeführt. Die Richtlinie 2022-02 hob die 45-tägige Nachfrist auf, bevor die OFCCP Terminierungsschreiben für Audits versendet, die in einer neuen CSAL vermerkt sind. Die Richtlinie 2022-02 besagt außerdem, dass Antworten auf Schreibtischaudits innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt eines Terminierungsschreibens fällig sind, sofern keine „außergewöhnlichen Umstände” vorliegen (wie z. B. längere krankheitsbedingte Abwesenheit oder Tod in der Familie von Schlüsselpersonal).
Obwohl die Agentur die Einreichung elektronischer Unterlagen für die Prüfung am Schreibtisch fördert, können Auftragnehmer diese weiterhin per Post einreichen.
Was machst du jetzt?
Unabhängig davon, ob Sie auf der CSAL-Liste stehen oder nicht, hat die „Auditbereitschaft“ mit dem neuen Audit-System der OFCCP eine ganz neue Bedeutung erhalten. Zu den wichtigsten Bereichen, die es zu beachten gilt, gehören:
- Bereitstellung von Unterlagen zu Plänen und Maßnahmen, die sich mit Problembereichen bei der Ansprache und Auswahl von Menschen mit Behinderungen und Veteranen, der unzureichenden Nutzung von Menschen mit Behinderungen und Problembereichen befassen, die durch die Überprüfung des Vergütungssystems gemäß 41 CFR 2.17(b) identifiziert wurden.
- Bereitstellung einer zweiten „Momentaufnahme“ der Vergütungsdaten (für das vorangegangene Planjahr). Außerdem Bereitstellung von Daten und Unterlagen zu allen Faktoren, die zur Festlegung der Vergütung herangezogen wurden; Bereitstellung von Unterlagen, in denen die Vergütungspraktiken dargelegt werden; und Bereitstellung von Einzelheiten zur Erfüllung der Verpflichtung gemäß 2.17(b) zur „Überprüfung des Vergütungssystems“.
- Dokumentation zu Einstellungs- und Beförderungsdaten, Technologie – einschließlich künstlicher Intelligenz – und Verfahren zur Begründung von Auswahlentscheidungen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrer Führungsriege den Umfang dieser Änderungen und der in Circas vorherigem Blogbeitrag beschriebenen Änderungen mitgeteilt haben. Wenn Ihr Programm viel Unterstützung benötigt, einigen Sie sich darauf, worauf Sie sich konzentrieren möchten. Zu viele Projekte gleichzeitig zu verfolgen, ist für jedes einzelne Projekt nachteilig.
Hier ist ein Denkanstoß, insbesondere für mittelständische und große Auftragnehmer, die viele AAPs unterhalten. Nicht jeder planspezifische Indikator weist auf einen Trend hin, der eine proaktive Reaktion rechtfertigt. Dennoch erfordert die neue detaillierte Auflistung Angaben zu „jedem“ Indikator in den oben genannten Bereichen. Sollten Auftragnehmer einen Wechsel zu funktionalen Affirmative Action Plans (FAAPs) in Betracht ziehen? Die organisationsbasierte Berichtsstruktur von FAAPs ermöglicht möglicherweise eine bessere Abstimmung zwischen Daten und proaktiver Planung. Lesen Sie dazu den kommenden Blogbeitrag von Circa zu FAAPs.
OFCCP schaut in den Rückspiegel?
Die OFCCP testet derzeit ihre noch nicht erprobte Theorie, dass sie Audits beschleunigen kann, indem sie alle Unterlagen, die möglicherweise mit einem Audit in Zusammenhang stehen, bereits bei der ersten Einreichung durch den Auftragnehmer erhält. Circa hat sich bereits zuvor zu diesem Thema geäußert und ist anderer Meinung.
Während des OMB-Prüfungszeitraums hielt die OFCCP an ihrer Schätzung fest, dass Auftragnehmer weniger als 40 Stunden benötigen werden, um auf eine Anfrage zur Aktenprüfung zu reagieren. Interessanterweise lautet die Erklärung zur öffentlichen Belastung, die den Terminbrief und die detaillierte Auflistung abschließt, wie folgt: „Wenn Sie Anmerkungen zur geschätzten Meldebelastung oder Vorschläge zur Verringerung dieser Belastung haben, senden Sie diese bitte an das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), Division of Policy and Program Development, 200 Constitution Avenue, N.W., Room C-3325, Washington, D.C. 20210, unter Angabe der OMB-Kontrollnummer 1250-0003.“
Die OFCCP hat bereits Rückmeldungen dazu erhalten, wie schwierig es sein wird, darauf zu reagieren. Dies geschah während der öffentlichen Bekanntmachung und Kommentierungsfrist für die „Informationsbeschaffungsanfrage“ (ICR) der OFCCP zur Verwendung ihres vorgeschlagenen Terminierungsschreibens und ihrer detaillierten Auflistung. In der Begründung der Behörde vom April 2022 wird anerkannt, dass „Arbeitgeberverbände und Anwaltskanzleien“ Kommentare eingereicht haben, in denen sie den Schätzungen der OFCCP zum Aufwand widersprechen: „Sie behaupteten, dass die Behörde den zusätzlichen Aufwand für Auftragnehmer zur Beantwortung des vorgeschlagenen Terminierungsschreibens unterschätzt habe, und erklärten, dass die Personalinformationssysteme der Auftragnehmer nicht alle von der OFCCP angeforderten Informationen erfassen. Ein Kommentator erklärte, dass die OFCCP die Anzahl der an der Entwicklung und Pflege von AAPs beteiligten Mitarbeiter sowie die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiterstunde unterschätzt habe.”
Die Begründung geht nicht speziell auf diese oder andere von den Vertretern der Auftragnehmer vorgebrachte Bedenken hinsichtlich der Belastung ein.
Es ist gut, dass die OFCCP Informationen über die tatsächliche Belastung der Auftragnehmer durch die neuen Anforderungen des Audit-Systems der Behörde einholt. Bitte zögern Sie nicht, darauf hinzuweisen, wenn Ihre Erfahrungen bestätigen, dass die Belastungsschätzungen der Behörde zu niedrig sind. Wenn Sie Audits durchführen, sollten Sie der Behörde mitteilen, ob ihre Bemühungen, vollständige Details zu jedem Audit von der ersten Einreichung bis zur Aufhebung der „PDN-Regel” für mehr Transparenz bei der OFCCP zu erhalten, den Prozess beschleunigen oder eher zum Erliegen bringen. Unabhängig davon, ob Sie anonym auf die Anfrage der OFCCP zur Belastung antworten oder nicht, hoffen wir, dass die OFCCP Ihre Meinung berücksichtigt.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
