- Le Bureau de la gestion et du budget (OMB) a autorisé l'OFCCP à revenir sur les modifications apportées à la réglementation relative aux fournitures et aux services (41 CFR 60, 41 CFR § 60-300 et 41 CFR § 60-741), à savoir la modification des règles relatives à l'« avis préalable de décision » (PDN) de 2020. Les règles désormais abrogées exigeaient, entre autres, que l'agence partage des informations avec les entrepreneurs dès le début du processus d'audit. Voir le blog de Circa sur les modifications apportées à la règle PDN Modification de la « règle PDN » de l'OFCCP : les garde-fous sont supprimés (circaworks.com).
- L'OMB a approuvé la demande de l'OFCCP visant à augmenter considérablement les informations à fournir lors de la soumission initiale de l'audit documentaire. Voir la lettre de planification et la liste détaillée. Essentiellement, tout ce que l'OFCCP a proposé a été intégré, à l'exception des détails supplémentaires sur la promotion, les détails sur la résiliation et les informations sur les travailleurs temporaires « fournis par les agences de recrutement ». Voir le blog de Circa sur les changements proposés.
- Le 1er septembre 2023, quelques jours seulement après l'approbation par l'OMB de la lettre de programmation et de la liste détaillée, l'OFCCP a publié une nouvelle liste d'annonces de programmation des entreprises (CSAL) mentionnant 1 000 audits à venir. Cette liste comprend 922 plans d'établissement, 36 plans d'action positive fonctionnels (FAAP), 30 évaluations de conformité de la gestion d'entreprise (CMCE) spécifiques aux sièges sociaux et 12 plans « universitaires » (enseignement supérieur).
La dernière liste CSAL des fournisseurs et prestataires de services publiée en juillet 2023 ne comprenait que les entrepreneurs fédéraux qui, selon l'OFCCP, n'avaient pas certifié leurs plans d'action positive (AAP) sur son portail dédié aux entrepreneurs. La nouvelle liste comprend les entrepreneurs qui ont correctement certifié leurs plans. L'OFCCP indique que la méthodologie de sélection pour la liste CSAL s'est concentrée sur les industries à bas salaires et les entrepreneurs non liés au secteur de la construction ayant des contrats dans le cadre du projet de loi sur les infrastructures.
Les nouveaux contrôles de conformité seront effectués conformément à la nouvelle lettre de planification et à la nouvelle liste détaillée. La directive 2022-02 a abrogé le délai de grâce de 45 jours avant que l'OFCCP n'émette des lettres de planification pour les audits mentionnés dans une nouvelle CSAL. La directive 2022-02 stipule également que les réponses aux audits sur dossier doivent être fournies dans les 30 jours suivant la réception d'une lettre de planification, sauf en cas de « circonstances exceptionnelles » (telles qu'un congé médical prolongé ou le décès d'un membre de la famille d'un membre clé du personnel).
Bien que l'Agence encourage les soumissions électroniques pour les audits documentaires, les entrepreneurs peuvent toujours les envoyer par courrier postal.
Que faites-vous maintenant ?
Que vous figuriez ou non sur la liste CSAL, avec le nouveau régime d'audit de l'OFCCP, être « prêt pour l'audit » a pris une toute nouvelle signification. Voici quelques domaines clés à prendre en compte :
- Fournir de la documentation sur les plans et les activités visant à remédier aux problèmes rencontrés dans le domaine de la sensibilisation et de la sélection des personnes handicapées et des anciens combattants, à la sous-utilisation des personnes handicapées et aux problèmes identifiés dans le cadre de l'examen du système de rémunération prévu à l'article 41 CFR 2.17(b).
- Fournir un deuxième « aperçu » des données relatives à la rémunération (pour l'année précédente). Fournir également des données et des documents sur tous les facteurs utilisés pour fixer la rémunération ; fournir des documents décrivant les pratiques en matière de rémunération ; et fournir des détails sur le respect de l'obligation prévue à l'article 2.17(b) relative à l'« examen du système de rémunération ».
- Documentation sur les données relatives à l'embauche et à la promotion, la technologie (y compris l'intelligence artificielle) et les procédures justifiant les sélections.
Assurez-vous d'avoir communiqué l'étendue de ces changements et ceux décrits dans le précédent blog de Circa à vos dirigeants. Si votre programme nécessite beaucoup de renforts, obtenez un accord sur les points à privilégier. Gérer trop de projets à la fois nuit à chacun d'entre eux.
Voici matière à réflexion, en particulier pour les entrepreneurs de taille moyenne et grande qui gèrent de nombreux AAP. Tous les indicateurs spécifiques à un plan ne témoignent pas d'une tendance qui justifie une réponse proactive. Néanmoins, la nouvelle liste détaillée exige des informations détaillées sur « tout » indicateur dans les domaines décrits ci-dessus. Les entrepreneurs devraient-ils envisager de passer à des plans d'action positive fonctionnels (FAAP) ? La structure de reporting basée sur l'organisation des FAAP peut permettre un meilleur alignement entre les données et la planification proactive. Consultez le prochain blog de Circa sur les FAAP.
L'OFCCP regarde dans le rétroviseur ?
L'OFCCP met à l'épreuve sa théorie non vérifiée selon laquelle il peut accélérer les audits en recevant tous les documents susceptibles d'être liés à un audit dès la soumission initiale du contractant. Circa a déjà écrit à ce sujet, en exprimant son désaccord.
Tout au long de la période d'examen par l'OMB, l'OFCCP a maintenu son estimation selon laquelle il faudrait moins de 40 heures aux entrepreneurs pour répondre à une demande d'audit administratif. Il est intéressant de noter que la déclaration relative à la charge administrative qui conclut la lettre de planification et la liste détaillée stipule : « Si vous avez des commentaires concernant la charge estimée liée à la déclaration ou des suggestions pour réduire cette charge, veuillez les envoyer à l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), Division of Policy and Program Development, 200 Constitution Avenue, N.W., Room C-3325, Washington, D.C. 20210, en mentionnant le numéro de contrôle OMB 1250-0003. »
L'OFCCP a déjà reçu des commentaires sur la difficulté de répondre à cette demande. Cela s'est produit pendant la période de notification publique et de commentaires concernant la « demande de collecte d'informations » (ICR) de l'OFCCP visant à utiliser sa lettre de planification et sa liste détaillée proposées. La déclaration justificative de l'agence d'avril 2022 reconnaît que « des associations d'employeurs et des cabinets d'avocats » ont déposé des commentaires contestant les estimations de la charge de travail de l'OFCCP : « Ils ont affirmé que l'agence sous-estimait la charge supplémentaire imposée aux entrepreneurs pour répondre à la lettre de planification proposée et ont déclaré que les systèmes d'information sur les ressources humaines des entrepreneurs ne recueillent pas toutes les informations demandées par l'OFCCP. Un commentateur a déclaré que l'OFCCP sous-estimait le nombre d'employés impliqués dans l'élaboration et la mise à jour des AAP, ainsi que le coût réel par heure-employé. »
La déclaration justificative ne répond pas spécifiquement à ces préoccupations ni à d'autres préoccupations liées à la charge de travail soulevées par les représentants des entrepreneurs.
Il est positif que l'OFCCP demande des informations sur la charge réelle que représente pour les entrepreneurs le respect des nouvelles exigences du régime d'audit de l'Agence. N'hésitez pas à indiquer si votre expérience confirme que les estimations de l'Agence en matière de charge sont faibles. Si vous faites l'objet d'audits, pensez à faire savoir à l'Agence si sa volonté d'obtenir des informations détaillées sur chaque audit dès la soumission initiale et la suppression des garde-fous de la « règle PDN » pour la transparence de l'OFCCP accélère les choses ou ralentit le processus d'audit. Si vous répondez à la question de l'OFCCP concernant la charge, de manière anonyme ou non, croisons les doigts pour que l'OFCCP vous prête attention.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
