Una auditoría del formulario I-9 puede convertir un simple error administrativo en una multa de 2.861 dólares por formulario, y las sanciones pueden acumularse rápidamente. La buena noticia es que la mayoría de las auditorías se deben a unas pocas señales de alerta predecibles. Si sabes cómo son esas señales y refuerzas algunos aspectos de tu proceso, podrás reducir las posibilidades de que te pillen desprevenido.
Para los equipos de RR. HH., la presión es real: la contratación está más dispersa, la verificación es más difícil de estandarizar y las expectativas en materia de cumplimiento no se han simplificado. Analicemos los cinco factores desencadenantes más habituales de una auditoría, qué ocurre una vez que el ICE inicia una inspección y los pasos prácticos que permiten que las auditorías resulten menos perturbadoras.
En esta publicación, trataremos los siguientes temas:
- ¿Qué es una auditoría I-9?
- Los 5 motivos más comunes que dan lugar a una inspección del formulario I-9
- ¿Qué ocurre durante una inspección del formulario I-9?
- Cómo prepararse para una inspección del formulario I-9
- Una breve autoevaluación para los equipos de RR. HH.
- Cómo sentar unas bases más sólidas para el cumplimiento normativo
- Preguntas frecuentes
¿Qué es una auditoría I-9?
En noviembre de 1986 se promulgó la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA), que obligaba a los empresarios a verificar la identidad y la elegibilidad laboral de sus empleados mediante el formulario I-9.
El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (ICE), dependiente del Departamento de Seguridad Nacional (DHS), lleva a cabo auditorías del formulario I-9 para comprobar que los empleadores cumplen estos requisitos y mantienen registros precisos. Si se detecta que una organización incumple la normativa, puede enfrentarse a multas de hasta 2.861 dólares por formulario, entre otras sanciones.
El importe de las sanciones depende del tipo de infracción. Los rangos actuales son los siguientes:
- Errores en la documentación: entre 288 y 2.861 dólares por formulario
- Fraude documental, primera infracción: de 590 a 4.730 dólares por formulario, hasta un máximo de 11.823 dólares en caso de reincidencia
- Contratar a sabiendas o seguir empleando a un trabajador sin permiso: de 716 a 28 619 dólares por persona
El DHS ajusta estas cantidades anualmente en función de la inflación, por lo que te recomendamos que consultes el Registro Federal para conocer las cifras más recientes.
Cuando el ICE determina en qué punto del rango de sanciones se encuentra una empresa, suele tener en cuenta cinco factores: el tamaño de la empresa, la gravedad de la infracción, los esfuerzos realizados de buena fe para cumplir la normativa, si hay trabajadores indocumentados implicados y los antecedentes. En entornos con un gran volumen de contratación, los importes totales pueden dispararse rápidamente.
Los 5 motivos más comunes que dan lugar a una inspección del formulario I-9
Hay muchas circunstancias que pueden dar lugar a una investigación, pero estos son los factores desencadenantes con los que los equipos de RR. HH. se encuentran con mayor frecuencia.
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Señales de alerta del DHS
Algunas auditorías parten de patrones que llaman la atención en los datos de la Administración. Piensa en ellos como «señales de riesgo» que pueden llamar la atención antes incluso de que alguien presente una queja.
El sector puede ser un factor importante, sobre todo en aquellos en los que históricamente se han aplicado niveles más estrictos de cumplimiento. La ubicación geográfica también puede influir; en determinadas regiones suele haber una mayor actividad de auditoría. Y, sobre todo, el historial es lo más importante. Si ya te han auditado anteriormente, el ICE tiene motivos para volver a investigarte, especialmente si en la última revisión se detectaron errores recurrentes.
Conclusión: si operas en un sector de mayor riesgo, en una región con mucha actividad o si ya te han realizado una auditoría anteriormente, la coherencia debe integrarse en el proceso desde el principio, sin dejarla en manos de los hábitos individuales.
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Fusiones, adquisiciones y cambios de propiedad
Los cambios de titularidad son uno de los factores desencadenantes que más se pasan por alto. En medio de las migraciones de sistemas, la incorporación de nuevos directivos y la consolidación de procesos, es fácil perder la coherencia en el cumplimiento del formulario I-9.
Esto es especialmente importante si la empresa adquirente decide considerar a los empleados del vendedor como «nuevas contrataciones», lo que implica que habrá que cumplimentar una nueva tanda de formularios I-9 de forma precisa y dentro del plazo establecido.
Conclusión: durante un proceso de fusiones y adquisiciones, decide desde el principio si vas a cumplimentar nuevos formularios I-9 y, a continuación, asigna los recursos necesarios al proceso como si se tratara de un proyecto real, con responsables y plazos bien definidos.
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Quejas y sugerencias
Muchas auditorías comienzan a la antigua usanza: alguien informa a la Administración de que hay un problema. La fuente puede variar, pero el impacto operativo es el mismo.
Los empleados actuales suelen ser los más creíbles cuando pueden señalar prácticas concretas, como una gestión inconsistente de la documentación. Los antiguos empleados a veces presentan quejas tras su cese, sobre todo si la salida se produjo en un ambiente tenso. Los candidatos pueden plantear sus inquietudes tras ser rechazados, incluso cuando la denuncia carece de fundamento. Los competidores intentan en ocasiones perturbar las operaciones, aunque esas denuncias suelen carecer de pruebas.
Conclusión: tu mejor defensa es un proceso que puedas explicar y documentar, ya que no puedes controlar quién decide presentar una reclamación.
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Atención mediática
La cobertura mediática negativa relacionada con la inmigración, los conflictos laborales o las prácticas de gestión de personal puede hacer que un empresario entre en el punto de mira del ICE. No hace falta una larga serie de reportajes de investigación. A veces basta con una sola noticia que suscite preguntas de seguimiento.
Conclusión: si tu organización se enfrenta a un problema laboral de carácter público, es un buen momento para revisar minuciosamente tu expediente I-9 y tu flujo de trabajo, incluso si crees que cumples con la normativa.
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Investigaciones llevadas a cabo por otros organismos públicos
Las agencias comparten información. Una investigación que se inicie en otro lugar puede poner de manifiesto deficiencias en el formulario I-9 y dar lugar a un escrutinio más amplio del cumplimiento de la normativa de inmigración.
Esto suele ocurrir cuando ya se están investigando cuestiones relacionadas con la plantilla o las nóminas. También puede suceder cuando los investigadores reciben información de informantes confidenciales o de otras partes implicadas que intentan minimizar su propia implicación.
Conclusión: si otra agencia te hace preguntas sobre tus prácticas laborales, da por hecho que es posible que se revisen los documentos del formulario I-9 y prepárate en consecuencia.
¿Qué ocurre durante una inspección del formulario I-9?
Si su empresa es seleccionada para una auditoría, el proceso comienza con una Notificación de inspección (NOI), que le concede un plazo mínimo de tres días hábiles para presentar los formularios I-9 solicitados y la documentación justificativa. Lo que deberá aportar dependerá de cómo haya gestionado hasta ahora los formularios I-9.
Lo que debas presentar depende del método que elijas:
Los programas en papel suelen requerir copias o escaneos de los formularios I-9 y de los documentos relacionados. Los empleadores que utilicen E-Verify deben conservar copias de la documentación presentada para la Lista A del formulario I-9. Si utilizas procedimientos alternativos de comprobación de documentos, necesitarás copias nítidas y legibles de todos los documentos presentados para acreditar la identidad y la autorización de trabajo.
La Oficina de Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI) también puede solicitar registros de nóminas, listas de empleados, escrituras de constitución y licencias comerciales.
Posibles resultados tras la revisión
Una vez finalizada la revisión, el ICE emite una de varias conclusiones.
El mejor resultado es una «Notificación de los resultados de la inspección», también denominada «Carta de conformidad», en la que se confirme que cumples plenamente con la normativa.
Las consecuencias negativas pueden ser desde leves hasta graves.
- Una «Notificación de discrepancias» o una «Notificación de incumplimientos técnicos o de procedimiento» suele concederte un plazo de 10 días hábiles para corregir los errores.
- Una notificación de advertencia señala infracciones graves, pero ofrece la oportunidad de subsanarlas.
- Una notificación sobre documentos sospechosos indica la posible presencia de trabajadores no autorizados y da lugar a una investigación más exhaustiva.
- Una notificación de intención de imponer una multa (NOIF) propone sanciones económicas concretas, contra las que puede presentar un recurso en un plazo de 30 días; si no presenta recurso o si lo pierde, una resolución definitiva impone las multas.
Conclusión práctica: considera los hallazgos «menores» como un indicador adelantado. Una pequeña tendencia hoy puede convertirse en una sanción mayor más adelante si se repite.
«Listo para la auditoría» no es lo mismo que «el formulario está rellenado»
Un error muy extendido es pensar que rellenar el formulario I-9 equivale a cumplir con la normativa. En la práctica, los auditores comprueban si el proceso de verificación es coherente y justificable.
Podrán examinar quién rellenó la sección 2, si esa persona estaba autorizada para hacerlo, cómo se verificó su identidad (incluidos los documentos que se aceptaron y cómo se revisaron), si el proceso es coherente en todas las contrataciones, ubicaciones y representantes autorizados, y si tus decisiones pueden justificarse, especialmente en lo que respecta a la aceptación de documentos y la verificación a distancia.
En otras palabras, la finalización es el punto de partida. La coherencia es lo que resiste al escrutinio.
Una breve autoevaluación para los equipos de RR. HH.
Utiliza estas preguntas para poner a prueba tu proceso:
- ¿Podrías explicar mañana a un auditor tu proceso relativo a la Sección 2?
- ¿Se verifica siempre de la misma forma a los empleados contratados a distancia, independientemente de quién se encargue de la verificación?
- ¿En qué medida depende el cumplimiento normativo de personas concretas? Si el miembro más experimentado de tu equipo de RR. HH. se marchara mañana, ¿seguiría funcionando correctamente el proceso del formulario I-9?
- ¿Cuándo se rediseñó por última vez de forma deliberada el proceso del formulario I-9?
Si alguno de estos aspectos te suscita dudas, es probable que tu riesgo tenga más que ver con el diseño de los procesos que con el esfuerzo que supone. Para conocer con más detalle cómo los equipos de RR. HH. más destacados están reestructurando sus flujos de trabajo de cumplimiento normativo, no te pierdas nuestro seminario web bajo demanda: «Cómo se preparan los equipos de RR. HH. para las auditorías del formulario I-9».
Crear una base más sólida para el cumplimiento normativo
Las soluciones más importantes suelen ser estructurales, no heroicas.
Empieza por las revisiones internas. Las autoauditorías periódicas te ayudan a detectar patrones a tiempo y a corregirlos de forma controlada. Si encuentras formularios que faltan o que están incorrectos, abórdalos de forma metódica: localiza el formulario, corrige los errores menores directamente, crea un nuevo formulario con una explicación por escrito para los errores importantes y pide a los empleados que rellenen las secciones que falten lo antes posible.
Combina esto con una formación que se mantenga al día, ya que las normas y los procedimientos evolucionan y la memoria institucional se va desvaneciendo. Mantente al tanto de las actualizaciones del USCIS y del Registro Federal para que los nuevos requisitos nunca te pillen desprevenido.
Por último, plantéate si tus herramientas favorecen la coherencia. Muchos equipos adoptan flujos de trabajo electrónicos para el formulario I-9 con el fin de reducir los errores habituales, estandarizar su cumplimentación en todas las sedes y mantener un registro de auditoría más claro. ¿Te gustaría saber cuánto te podrían estar costando tus formularios I-9 en papel? Tómate 60 segundos para calcular tu posible riesgo de auditoría con nuestra calculadora de riesgo del formulario I-9 en papel.
Preguntas frecuentes sobre las auditorías del formulario I-9
¿Cómo han cambiado las auditorías del formulario I-9 en los últimos años?
Ahora que la contratación a distancia y híbrida se ha convertido en la norma, la verificación prevista en la Sección 2 se distribuye cada vez más entre distintas sedes y representantes autorizados. Los auditores suelen centrarse menos en si existe un formulario y más en si el proceso de verificación es coherente y defendible.
¿Qué debo hacer si recibo una notificación de inspección?
Dispones de al menos tres días hábiles para presentar los formularios I-9 solicitados y la documentación justificativa. Actúa con rapidez y serenidad. Informa a tu asesor jurídico, recopila los documentos solicitados y realiza una revisión minuciosa para asegurarte de que comprendes lo que vas a presentar.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los formularios I-9?
Los formularios I-9 deben conservarse durante tres años a partir de la fecha de contratación o durante un año a partir de la fecha de finalización del empleo, lo que sea posterior.
¿Pueden las herramientas electrónicas para el formulario I-9 eliminar el riesgo de auditoría?
Nada elimina el riesgo por completo, pero los flujos de trabajo electrónicos pueden reducir los errores habituales y facilitar la documentación y la justificación de tu proceso, especialmente con la verificación distribuida.
¿Quieres más respuestas como estas? Durante una reciente sesión de «Pregúntame lo que quieras», los expertos en I-9 de Mitratech abordaron las situaciones prácticas de cumplimiento normativo a las que se enfrentan a diario los equipos de RR. HH., desde las normas de conservación de documentos y la verificación a distancia hasta las recontrataciones, la cumplimentación tardía de la Sección 2 y la documentación del formulario I-797. Consigue aquí la infografía completa de referencia rápida: Las 10 preguntas más frecuentes sobre el cumplimiento de la normativa I-9.
Las auditorías del formulario I-9 no tienen por qué suponer una crisis
Aunque se haga todo lo posible, las auditorías pueden seguir produciéndose, pero no tienen por qué ser devastadoras. Cuando tu proceso es coherente, está documentado y es repetible, una auditoría se convierte en un proceso estructurado de cumplimiento normativo, en lugar de en un caos.
Para obtener más información sobre cómo las soluciones de cumplimiento de la norma I-9 pueden ayudar a tu equipo a estandarizar la verificación de la sección 2, reducir los errores y estar siempre preparado para una auditoría, visita nuestra página de soluciones de cumplimiento de la norma I-9.
