Qu'est-ce qui déclenche un audit i9 ?
Qu'est-ce qui déclenche un audit i9 ?

Qu'est-ce qui déclenche un audit I-9 ?

Anastasia Farsalas |

Le mot "audit" peut effrayer les professionnels des ressources humaines dans tout le pays. Avec l'augmentation des amendes, un audit I-9 peut transformer une petite erreur en un coût important.

Maintenir la conformité et éviter les audits coûteux est l'un des aspects les plus complexes du travail dans les ressources humaines. Mais ne vous inquiétez pas - nous sommes là pour vous aider à affronter vos craintes et à comprendre tout ce que vous devez savoir sur ce qui peut déclencher un audit I-9 et sur ce que vous pouvez faire pour l'éviter.

Qu'est-ce qu'un audit I-9 ?

En novembre 1986, la loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (Immigration Reform and Control Act) a été promulguée, obligeant les employeurs à vérifier l'identité et l'éligibilité à l'emploi de leurs salariés à l'aide du formulaire I-9.

Le ministère américain de la sécurité intérieure (DHS) et le service américain de l'immigration et des douanes (ICE) effectuent des contrôles I-9 pour s'assurer que les entreprises respectent la loi et tiennent des registres exacts. Si une entreprise fait l'objet d'un audit et qu'elle est jugée non conforme, elle s'expose à des amendes pouvant aller jusqu'à 2 789 dollars par formulaire, ainsi qu'à d'autres pénalités. À compter du 28 juin 2024, ces amendes ont augmenté. Vous pouvez consulter la liste complète des amendes majorées sur le Registre fédéral.

Déclencheurs potentiels d'un audit I-9

Voyons maintenant plus en détail ce qui peut déclencher un audit I-9 et comment réduire les risques.

Marqué par la base de données

Le ministère de la santé et des services sociaux gère une base de données sur l'immigration et la vérification de l'emploi. Cette base de données permet de suivre les tendances et de détecter les "signaux d'alerte" pour signaler les cas de non-conformité potentiels. Parmi ces tendances et signaux d'alerte, citons

  • Secteur d'activité : Si vous travaillez dans un secteur où le risque de non-conformité est plus élevé, vous pouvez être ciblé. Il s'agit notamment des secteurs de l'hôtellerie, de la vente au détail et de l'agriculture.
  • La situation géographique : Certains "points chauds" géographiques sont plus susceptibles de déclencher des audits.
  • Données d'audit antérieures : Les erreurs passées ou les antécédents de non-conformité augmentent la probabilité de faire l'objet d'un nouvel audit.

Fusions, acquisitions ou changements de propriété

Les changements de propriétaire d'une entreprise peuvent donner lieu à des audits I-9 afin de vérifier le maintien de la conformité.

Cela est particulièrement important si l'entreprise acquéreuse décide de considérer les employés du vendeur comme de "nouvelles recrues", car il peut y avoir beaucoup de nouveaux formulaires I-9 à remplir.

Plaintes ou conseils

Les plaintes sont souvent à l'origine des audits, car elles peuvent provenir de différentes sources :

  • Employés actuels : Si des employés actuels découvrent des preuves d'une gestion incorrecte de l'I-9 ou de l'embauche illégale de travailleurs sans papiers, ils peuvent déposer une plainte. Ces rapports sont généralement les plus crédibles.
  • Anciens employés : Les anciens employés peuvent déposer une plainte s'ils sont mécontents d'avoir été licenciés ou s'ils pensent avoir perdu leur emploi au profit d'un travailleur sans papiers.
  • Candidats à l'emploi : Les candidats qui n'ont pas été embauchés peuvent prétendre qu'ils ont perdu le poste au profit d'un travailleur sans papiers ou que leur statut d'immigrant n'a pas été correctement pris en compte au cours de la procédure de candidature. Ces plaintes manquent souvent de crédibilité, mais elles peuvent néanmoins déclencher un audit.
  • Les concurrents : Les rivaux commerciaux peuvent déposer des plaintes pour perturber les opérations, bien qu'il n'y ait généralement pas de preuves à l'appui.

L'attention des médias

Une couverture médiatique négative, en particulier sur les questions d'immigration, peut attirer l'attention de l'ICE et déclencher un audit.

Autres enquêtes ou audits d'agences gouvernementales

Les agences gouvernementales collaborent pour atteindre leurs objectifs, de sorte qu'une enquête menée par l'une d'entre elles peut conduire à un contrôle de la conformité de l'I-9.

  • IRS ou autres agences de contrôle : D'autres audits liés au travail ou à la main-d'œuvre peuvent révéler des problèmes de conformité à l'I-9.
  • Informateurs confidentiels : Les informateurs confidentiels fournissent des informations au gouvernement fédéral en échange d'une protection dans leur propre affaire fédérale.
  • Co-conspirateurs : Les personnes impliquées dans des activités criminelles telles que le transport ou l'hébergement de travailleurs sans papiers peuvent fournir des informations sur les entreprises qui embauchent des travailleurs sans papiers afin de réduire leur peine.
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Que se passe-t-il en cas d'audit ?

Si votre entreprise est repérée pour un audit, la procédure commence par un avis d'inspection (NOI). Les employeurs disposent d'au moins trois jours ouvrables pour produire le(s) formulaire(s) I-9 demandé(s).

  • Processus papier : Si vous utilisez une procédure papier, vous devez fournir des copies et des scans des formulaires I-9 et des autres documents pertinents que les employés fournissent pour leurs formulaires I-9.
  • E-Verify : les employeurs qui utilisent E-Verify doivent faire et conserver des copies des documents présentés par les employés pour la liste A du formulaire I-9.
  • Autres procédures : Les employeurs qui utilisent une procédure alternative avec un employé doivent conserver une copie claire et lisible de tous les documents présentés par l'employé en vue d'établir son identité et son éligibilité à l'emploi pour le formulaire I-9.

Homeland Security Investigations (HSI) peut également demander des documents supplémentaires, tels que des informations sur les salaires, une liste des employés actifs et licenciés, les statuts de la société et les licences d'exploitation.

Les inspecteurs de l'ICE vérifieront qu'il est complet et exact. Les écarts peuvent donner lieu à des avertissements ou à des amendes, qui sont déterminés en fonction de facteurs tels que la taille de l'entreprise, le nombre d'infractions antérieures et la gravité des infractions. En cas d'amende, votre entreprise a droit à une audience si vous en faites la demande dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d'intention d'amende (NIF). Pour mieux comprendre la procédure, l'ICE propose un organigramme utile sur son site web.

Ce que vous pouvez faire pour éviter un audit

Le meilleur moyen d'éviter un audit est de maintenir à jour les procédures de gestion de l'I-9. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre :

Réaliser des audits internes réguliers :

  • Veillez à ce que les formulaires I-9 soient remplis correctement et à temps dans le cadre de votre processus d'intégration actuel.
  • Vérifier que les formulaires I-9 des employés actuels et anciens ne comportent pas d'erreurs.

Comprendre les erreurs I-9 les plus courantes.

  • Assurer la formation du personnel des ressources humaines
  • Le personnel des ressources humaines doit avoir une connaissance actualisée des pratiques de conformité I-9 et des procédures de votre entreprise.

Rester informé

  • Suivre les mises à jour du site web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS).

Utiliser une solution électronique I-9

Les systèmes électroniques peuvent rationaliser le processus et réduire le risque d'erreurs. Par exemple, Mitratech Tracker I-9 a maintenu un record parfait de plus de 20 ans sans aucune amende de la part des clients.

L'issue d'un audit CIE dépend de ses conclusions. Voici les scénarios possibles :

Résultat positif :

  • Avis des résultats de l'inspection (lettre de conformité) : Cela signifie que votre entreprise est en conformité avec les réglementations I-9.

Résultats négatifs :

  • Avis de documents suspects : L'ICE pense que vous avez des employés qui ne sont pas autorisés à travailler. Une enquête plus approfondie est nécessaire.
  • Avis de divergence : L'ICE ne peut pas vérifier l'éligibilité à l'emploi de certains employés. Vous devrez fournir des documents supplémentaires.
  • Avis de défaillance technique ou de procédure : Les formulaires I-9 comportent des erreurs. Vous disposez de 10 jours ouvrables pour les corriger, faute de quoi vous vous exposez à des conséquences plus graves.
  • Avertissement : De graves infractions à la législation I-9 ont été constatées, mais vous avez la possibilité de les corriger et d'éviter les amendes.
  • Avis d'intention d'infliger une amende (NOIF) : Des violations significatives de l'I-9 ont été constatées. Vous recevrez une proposition d'amende et aurez la possibilité de faire appel.
  • Ordonnance définitive : Si vous ne faites pas appel de l'avis de non-responsabilité ou si vous perdez l'appel, vous devrez payer les amendes imposées.

N'oubliez pas : Même si vous recevez un avertissement ou une notification de divergences, il est essentiel de prendre les résultats au sérieux et de mettre en œuvre des mesures correctives pour éviter de nouveaux problèmes.

Un audit interne I-9 est comme un bilan de santé pour votre entreprise. Il vous aide à

  • Identifier et corriger les erreurs avant que l'ICE ne le fasse
  • Prévenir les amendes coûteuses
  • Démontrer la conformité aux employés et aux régulateurs
  • Réduire le risque de litige

Des audits réguliers peuvent vous aider à anticiper les problèmes potentiels et à maintenir une position de conformité solide.

La découverte de formulaires I-9 manquants ou incorrects peut être alarmante. Voici ce que vous devez faire :

  1. Ne paniquez pas. Les erreurs se produisent.
  2. Localisez le formulaire manquant. Consultez les dossiers des employés, les archives hors site ou contactez directement l'employé.
  3. Corrigez les erreurs. Si possible, corrigez le formulaire. Pour les erreurs importantes, créez un nouveau formulaire et joignez-le à l'ancien avec une explication.
  4. Complétez les sections manquantes. Si la section 2 est manquante, demandez à l'employé de la compléter.

N'oubliez pas qu'il est essentiel de corriger les erreurs rapidement et avec précision.

Tout employé embauché après le 6 novembre 1986 doit remplir un formulaire I-9. Il s'agit des personnes suivantes

  • Employés à temps plein
  • Salariés à temps partiel
  • Travailleurs contractuels
  • Travailleurs temporaires

En principe, toute personne travaillant pour votre entreprise a besoin d'un I-9.

Les agents de l'ICE se concentrent sur plusieurs domaines clés lors d'un audit I-9 :

  1. Complétude : Toutes les sections sont-elles correctement remplies ?
  2. Respect des délais : Les formulaires ont-ils été remplis dans les délais requis ?
  3. Examen des documents : Les documents présentés permettent-ils de vérifier l'identité et l'autorisation de travail de l'employé ?
  4. Conservation : Les formulaires I-9 sont-ils conservés correctement et pour la durée requise ?
  5. Preuves de discrimination : Existe-t-il des schémas suggérant des pratiques discriminatoires ?

En comprenant ces aspects, vous pouvez mieux vous préparer à un audit et réduire le risque de pénalités.

Les audits ne doivent pas être effrayants - voir comment

Même avec les meilleurs efforts, les audits peuvent toujours se produire - mais ils ne doivent pas être effrayants ! L'essentiel est d'être proactif et préparé. En cas d'audit I-9, le fait de disposer des bonnes informations et des bons outils contribuera à ce que l'audit se déroule le mieux possible.

Pour plus d'informations sur la façon dont Mitratech peut vous aider à rester en conformité, planifiez une démonstration avec l'un des membres de notre équipe pour voir notre solution de gestion I-9 en action.

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