Por qué los procesos obsoletos podrían ponerle en riesgo de auditorías I-9
¿Sigue utilizando procesos I-9 obsoletos? Quizás sea hora de actualizarse. Cumplir con la normativa no es solo una casilla que marcar, es clave para superar las auditorías I-9 y proteger a su organización de riesgos graves. Afortunadamente, existe un software electrónico de cumplimiento de la normativa I-9 que le ayuda a simplificar el proceso, reducir el riesgo y darle la tranquilidad de saber que su equipo está siguiendo las instrucciones 1-9 sin las molestias del trabajo manual.
En esta entrada del blog, hablo de:
- ¿Qué desencadena las auditorías del formulario I-9?
- Errores comunes que se deben evitar en el cumplimiento del formulario I-9, y;
- Cómo el uso del software Form I-9 (como Tracker I-9 de Mitratech) puede ahorrarle tiempo, dinero y dolores de cabeza a su organización.
¡Vamos a ello!
Índice
¿Qué es el formulario I-9?
Incluso para los profesionales de RR. HH. con experiencia, vale la pena revisar los conceptos básicos, especialmente en lo que respecta al formulario I-9, un documento aparentemente sencillo pero con importantes implicaciones en materia de cumplimiento normativo.
Aunque completarlo es relativamente sencillo (puede parecer un formulario de incorporación más), mantener el cumplimiento a largo plazo es donde las cosas pueden complicarse. Piense en gestionar las reverificaciones de los permisos de trabajo sin incumplir los plazos, rebuscar en archivadores o unidades compartidas para encontrar un formulario durante una auditoría, o intentar coordinar las firmas y la verificación de identidad de un nuevo empleado remoto en otro estado. Estas son las realidades cotidianas que convierten un simple formulario en un riesgo de cumplimiento si no se gestiona con precisión.
¿Cuándo se rellena el formulario I-9?
El formulario I-9 es un formulario obligatorio en EE. UU. que se utiliza para verificar la identidad y la autorización de trabajo de un empleado. Los empleados deben completar la sección 1 antes del primer día. Los empleadores deben completar la sección 2 en un plazo de tres días hábiles.
¿Cómo se rellena el formulario I-9?
El formulario I-9 puede completarse en papel o electrónicamente, y puede rellenarse en persona o a distancia, siempre que se sigan los procedimientos de verificación adecuados. Los empleados deben presentar documentos válidos de identidad y autorización de empleo, como un pasaporte estadounidense, una tarjeta de residencia permanente (tarjeta verde) o un documento de autorización de empleo (EAD).
Algunos empleadores también utilizan E-Verify, un sistema en línea voluntario (a menos que lo exija la ley estatal o un contrato federal) que compara la información del formulario I-9 con las bases de datos federales para confirmar la elegibilidad para trabajar.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el formulario I-9?
Los empleadores deben conservar el formulario I-9 durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la terminación del empleo, lo que sea posterior.
¿Por qué se rechazaría un formulario I-9?
El formulario I-9 puede ser rechazado (o considerado no conforme) si los documentos proporcionados por el empleado no parecen ser auténticos o no parecen estar relacionados con la persona que los presenta. En tales casos, no debe aceptar los documentos para fines de verificación.
Sin embargo, debe darle al empleado una oportunidad justa para presentar documentos alternativos de las Listas oficiales de documentos aceptables. Siempre que los documentos sean válidos y cumplan con los requisitos, el Formulario I-9 se puede completar sin problemas.
Es importante que los equipos de RR. HH. apliquen esta norma de forma coherente y eviten cualquier tipo de discriminación documental. Céntrate siempre en si los documentos cumplen los requisitos, no en suposiciones sobre la persona.
Lista de documentos I-9: lo que pueden proporcionar los empleados
Para completar el formulario I-9, los empleados deben presentar:
- Un documento de la Lista A
O - Un documento de la Lista B Y uno de la Lista C
Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo
(Solo se necesita un documento de esta lista)
- Pasaporte estadounidense o tarjeta de pasaporte estadounidense
- Tarjeta de residente permanente (tarjeta verde)
- Documento de autorización de empleo (EAD) con fotografía (Formulario I-766)
- Pasaporte extranjero con un formulario I-94 que indique la condición de no inmigrante con autorización para trabajar.
- Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia o de la República de las Islas Marshall con el formulario I-94 (para determinados ciudadanos).
Lista B: Documentos que acreditan la identidad
(Debe presentarse junto con un documento de la Lista C)
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación con fotografía emitida por el estado.
- Tarjeta de identificación escolar con foto
- Tarjeta de elector
- Tarjeta militar estadounidense o registro de reclutamiento
- Documento tribal nativo americano
- Permiso de conducir expedido por una autoridad gubernamental canadiense
Nota: Para los menores de 18 años que no dispongan de documento de identidad, se aceptarán otros documentos, como un expediente académico o un boletín de notas.
Lista C: Documentos que acreditan la autorización para trabajar
(Debe presentarse junto con un documento de la Lista B)
- Tarjeta de la Seguridad Social (que no lleve la indicación «No válida para fines laborales»).
- Certificado de nacimiento expedido por un estado o territorio de los Estados Unidos.
- Certificado de nacimiento en el extranjero expedido por el Departamento de Estado de los Estados Unidos (formulario FS-545 o DS-1350)
- Documento tribal nativo americano
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197)
- Documento de autorización de empleo expedido por el DHS (distintos de los que figuran en la Lista A)
Recordatorios importantes para RR. HH.
- Los documentos deben ser originales y estar vigentes (con algunas excepciones).
- No se puede especificar qué documentos debe presentar el empleado, sino que él mismo los elige de entre las listas.
- Compruebe siempre la autenticidad de los documentos y su relación con la persona que los presenta.
- Almacene y conserve los formularios I-9 según las directrices federales.
Esta información se proporciona únicamente con fines educativos y no debe considerarse asesoramiento legal. Los empleadores deben mantenerse informados sobre los cambios en las leyes federales y estatales sobre elegibilidad para el empleo, ya que los requisitos del formulario I-9 y los documentos aceptables pueden ser actualizados periódicamente por el USCIS u otras agencias reguladoras. Consulte siempre las últimas directrices oficiales o un asesor legal para garantizar el cumplimiento.
Más información sobre Formulario I-9: documentos aceptados de USCIS.
¿Qué desencadena las auditorías del formulario I-9?
El Departamento de Seguridad Nacional (DHS), a través del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), tiene la autoridad para realizar auditorías del formulario I-9 con el fin de garantizar que los empleadores cumplan con estos requisitos.
Las auditorías del ICE suelen desencadenarse por uno o varios de los siguientes motivos:
Quejas de empleados o del público : denuncias sobre trabajadores no autorizados o prácticas de contratación inadecuadas.
Incoherencias en los datos : discrepancias en el número de la Seguridad Social (SSN) o anomalías detectadas a través de E-Verify o del análisis interno de datos.
Referencias de otras agencias gubernamentales : información compartida por el Departamento de Trabajo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) u otras entidades federales o estatales durante investigaciones no relacionadas.
Durante una auditoría, la responsabilidad de demostrar el pleno cumplimiento recae en el empleador. Por eso es fundamental realizar auditorías internas con regularidad y mantener un archivo I-9 limpio y organizado, y por eso es útil utilizar tecnología que garantice que los formularios estén completos, sean oportunos y no contengan errores.
Cómo los procesos obsoletos de cumplimiento del formulario I-9 aumentan el riesgo de auditorías del I-9
Confiar en procesos I-9 manuales y obsoletos supone un riesgo de incumplimiento normativo en potencia. Deja a su organización vulnerable a auditorías, sanciones costosas y estrés innecesario. Es más, puede afectar a la reputación de su empresa, algo que ningún equipo de RR. HH. quiere poner en peligro por algo tan evitable como los errores administrativos.
Uno de los riesgos más importantes asociados con los procesos obsoletos de cumplimiento del formulario I-9 es la falta de precisión y coherencia en la verificación de la elegibilidad de los empleados. Con los sistemas basados en papel, es más fácil cometer errores u pasar por alto detalles importantes, lo que da lugar a errores que pueden tener graves consecuencias.
Además, sin un software electrónico de gestión del cumplimiento del formulario I-9, llevar un control de los plazos y las fechas de vencimiento puede resultar una tarea abrumadora. No cumplir con los plazos de reverificación puede dar lugar a problemas de incumplimiento e incluso provocar una auditoría por parte de los organismos gubernamentales.
Otro riesgo radica en la vulnerabilidad del almacenamiento de copias físicas. Ya sabe cómo es: su escritorio se llena de papeles, su bandeja de entrada se desborda y llevar un control de todo se convierte en un reto. Es entonces cuando los formularios I-9 en papel empiezan a convertirse en un verdadero problema. Las copias físicas pueden extraviarse, dañarse o quedar sepultadas entre el resto de documentos, lo que dificulta encontrar lo que se necesita en un momento dado. Y cuando se trata de montones de papeleo, guardarlo todo de forma segura no solo es más difícil, sino también más arriesgado.
Cómo evitar errores comunes en el cumplimiento del formulario I-9: lo que todo responsable de RR. HH. debe saber
Incluso para los profesionales de RR. HH. con experiencia, el cumplimiento del formulario I-9 presenta retos únicos. Con más de 1200 normas que regulan su correcta cumplimentación, almacenamiento y verificación, el margen de error es pequeño y hay mucho en juego. Desde costosas sanciones hasta auditorías fallidas, un solo descuido puede poner en riesgo a su organización.
Mala gestión y extravío de los formularios I-9
Uno de los errores más comunes y costosos es no gestionar y conservar adecuadamente los formularios I-9. Como se ha mencionado anteriormente, los formularios deben completarse para cada nueva contratación y conservarse durante un período específico, ya sea tres años después de la fecha de contratación o un año después de la terminación, lo que sea posterior.
Con demasiada frecuencia, los formularios en papel se extravían, se almacenan de forma insegura o se rellenan incorrectamente. En una auditoría, estas deficiencias pueden dar lugar a multas importantes y dañar la reputación. Para evitarlo, muchos equipos de RR. HH. están pasando a sistemas I-9 electrónicos que agilizan el almacenamiento, controlan los plazos de conservación y garantizan que los documentos sean accesibles y seguros.
Navegando por más de 1200 normas de cumplimiento del formulario I-9
El proceso del formulario I-9 se rige por un complejo marco de más de 1200 normas, que abarcan desde la documentación aceptable hasta los plazos de reverificación y los requisitos de firma. El incumplimiento de una sola de estas normas, como una sección 2 incompleta o un plazo incumplido, puede dar lugar a multas que oscilan entre 230 y 2292 dólares por infracción.
Peor aún, los errores repetidos o la contratación consciente de trabajadores no autorizados pueden acarrear sanciones más severas y consecuencias legales.
Cómo evitar errores en la verificación del formulario I-9
Mantener el cumplimiento de la norma I-9 va mucho más allá de simplemente marcar casillas durante el proceso de incorporación. Requiere procesos claros, una supervisión constante y una estrategia proactiva para evitar errores costosos, especialmente en el complejo entorno normativo actual.
Desarrollar procedimientos sólidos de incorporación y salida de empleados.
Es esencial contar con un proceso bien definido para la contratación y la separación de personal. Durante la incorporación, asegúrese de que los empleados completen el formulario I-9 de manera precisa y puntual, y que su equipo verifique los documentos dentro del plazo requerido de tres días hábiles. En el momento de la separación, cuente con procedimientos para gestionar los plazos de retención y archivar o eliminar de forma segura los formularios I-9 de acuerdo con los requisitos federales.
Conozca los riesgos durante las fusiones y adquisiciones
Las fusiones y adquisiciones introducen riesgos adicionales en materia de cumplimiento del formulario I-9. Tanto si decide conservar los formularios existentes como si decide rellenar otros nuevos, el incumplimiento de las obligaciones del formulario I-9 durante una transacción corporativa puede exponer a la organización adquirente a auditorías y sanciones. Incluya la diligencia debida del formulario I-9 en su lista de verificación de integración.
Evite los errores comunes de verificación
Incluso los equipos de RR. HH. con experiencia pueden caer en errores comunes relacionados con el formulario I-9, tales como:
- Aceptación de documentos no válidos o caducados
- No volver a verificar la autorización de trabajo de los empleados con estatus temporal.
- No completar o actualizar la sección 3 en caso de recontrataciones o cambios de nombre.
Cada uno de estos errores puede ser señalado durante una auditoría del ICE y dar lugar a multas significativas, incluso si no fueron intencionados.
Optimice el cumplimiento normativo con el software electrónico I-9
Para reducir el riesgo de errores humanos y simplificar el cumplimiento normativo, muchos equipos de RR. HH. están recurriendo a soluciones digitales. Los sistemas electrónicos de gestión de formularios I-9 diseñados específicamente ofrecen:
- Recordatorios automáticos para las revisiones y los plazos de retención
- Flujos de trabajo remotos para completar el formulario I-9 que admiten equipos híbridos y distribuidos.
- Controles de cumplimiento configurables para garantizar que los formularios se completen correctamente en todo momento.
- Almacenamiento seguro que protege los datos confidenciales de los empleados y simplifica las auditorías.
Al automatizar y estandarizar su proceso I-9, puede garantizar una mayor precisión, mejorar la preparación para auditorías y proteger a su organización de costosos incumplimientos normativos.
Puntos clave sobre las auditorías I-9 para RR. HH.
- La preparación para la auditoría comienza con procesos I-9 precisos, oportunos y seguros.
- Cumplir con más de 1200 normas requiere una formación continua y herramientas fiables.
- Las auditorías internas periódicas y las prácticas de conservación adecuadas son esenciales para evitar sanciones.
- Las soluciones electrónicas de gestión del formulario I-9, como Tracker I-9, reducen el riesgo y aumentan la eficiencia.
¿Por qué asociarse con Mitratech y Tracker I-9?
Mitratech cuenta con la confianza de miles de organizaciones, desde empresas de la lista Fortune 500 hasta medianas empresas en crecimiento, gracias a nuestra capacidad demostrada para simplificar los complejos procesos de cumplimiento normativo. Con una amplia experiencia en tecnología jurídica, de recursos humanos y normativa, ofrecemos soluciones como Tracker I-9, diseñadas específicamente para garantizar la precisión, la seguridad y la preparación para auditorías.
Con el respaldo de un servicio de asistencia líder en el sector y una innovación continua de productos desde 1987, Mitratech ayuda a los equipos de RR. HH. a mantenerse a la vanguardia de la evolución de la normativa, al tiempo que ahorran tiempo, reducen riesgos y garantizan una experiencia fluida para los empleados.
Por qué los equipos de RR. HH. confían en Tracker I-9
No tienes tiempo para procesos anticuados y poco eficaces, especialmente cuando está en juego el cumplimiento normativo.
Para los responsables de RR. HH. que desean modernizar y reducir los riesgos de sus procesos I-9, Tracker I-9 de Mitratech ofrece una solución diseñada específicamente para ello. Esta plataforma electrónica integral de cumplimiento de I-9 ayuda a las organizaciones a:
- Automatice la cumplimentación y la reverificación del formulario I-9.
- Almacene y realice un seguimiento de la conservación de formularios de forma segura.
- Señala los errores y las secciones incompletas en tiempo real.
- Mantener un sistema de registro totalmente auditable.
Al abandonar los flujos de trabajo manuales y con gran cantidad de papeleo y adoptar un sistema electrónico seguro como Tracker I-9, no solo se reduce el riesgo de cometer errores costosos y recibir sanciones, sino que también se libera tiempo para centrarse en otros objetivos SMART para los profesionales de RR.HH..
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